Информационное обеспечение системы управления персоналом. Информационные системы: применение в менеджменте

Введение

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию.

Информационное обеспечение управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, -- выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления -- как информационную систему.

Основа технического обеспечения системы управления персоналом - это комплекс технических средств, т. е. представленные централизованно и (или) автономные технические средства сбора, хранения, обработки, анализа, передачи и вывода информации, а также оргтехника. Эффективность применения технических средств должна определяться улучшением

экономических показателей работы службы управления персоналом, а не снижением постоянных затрат.

1. Информационное обеспечение системы управления персоналом

1.1 Сущность, значение и особенности информационного обеспечения

Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information - разъяснение, осведомление, изложение.

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих событий. Информация-- сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, сообщений, материалов, данных, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением.

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

Комплексноcть - отражать все стороны деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную);

Оперативность - получение информации должно протекать одновременно с процессом, происходящим в системе, соответствовать возникающим потребностям в точных сведениях;

Систематичность - требуемая информация должна поступать постоянно;

Достоверность - информация должна соответствовать фактически происходящим процессам и основываться на проведенных замерах или расчетах, анализе.

Информационное обеспечение системы управления персоналом - это совокупность реализованных решений, касающихся объема, размещения и форм организации информации, обращающейся в службе управления персоналом при ее функционировании. Оно включает в себя: оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации унифицированные и специальные.

Информационное обеспечение службы управления персоналом укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация информационного обеспечения может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (непосредственно, например, персональные компьютеры или используемые вычислительные ресурсы организации).

1. Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами:

От органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т. п.);

По линии обратной связи - от объекта к органу управления - следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления).

Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

2. Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя.

В последнее время широкое распространение получило использование ПК в структурных подразделениях организации, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т. д. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ПК.

Недостатки традиционного подхода организации массивов информации в памяти ПК, при котором разработка информационной базы ориентировались на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной.

Все это обусловило новую организацию данных в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления.

В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

Успешность работы линейных и функциональных руководителей и специалистов зависит от различных видов обеспечения их деятель-ности : правового, информационного, нормативного, технического, кадрового и т. п.

К числу ключевых элементов этой системы, без со-мнения, относится информационное обеспечение системы управления предприятием, под которым следует понимать совокупность инфор-мационных ресурсов (информационную базу) и способов их органи-зации, необходимых и пригодных для реализации аналитических и управленческих процедур, обеспечивающих финансово-хозяйствен-ную деятельность данного предприятия.

Что касается организационной стороны информационного обеспече-ния, то она может быть построена по-разному в зависимости от финан-совых, технических и других запросов и возможностей хозяйствующего субъекта. Здесь возможны различные варианты, например создание и постоянная актуализация собственной информационной базы, исполь-зование одной из специализированных баз типа «Гарант», «Кодекс» или «Консультант-плюс», сочетание информационных возможностей сторонних организаций и собственных источников данных и др.

Ключевой элемент информационного обеспечения — это информа-ционная база ; один из возможных вариантов ее структурирования представлен на рис. 1.

Рис. 1. Структура информационной базы системы управления предприятием

К исходным данным, входящим в информационную базу, т. е. потенциально несущим информацию, предъяв-ляются различные требования , в том числе: достоверность, своевре-менность, необходимая достаточность с позиции аналитичности, дос-таточная точность, существенность и т. п.

Приведем краткую характеристику основных элементов информационной базы, исполь-зуемой для проведения различных аналитических расчетов.

Все информационные ресурсы можно сгруппировать в пять круп-ных блоков : сведения регулятивно-правового характера, сведения нормативно-справочного характера, данные системы бухгалтерского учета, статистические данные и несистемные данные . Информация из первых двух блоков влияет на аналитические процедуры; в трех других блоках накапливаются данные, непосредственно подвергаемые аналитической обработке.

Первый блок включает в себя законы, постановления, указы, т. е. документы, определяющие прежде всего правовую основу деятельно-сти предприятия. На первый взгляд подобные сведения не имеют непосредственного отношения к анализу. Однако значимость этого блока с позиции аналитика определяется несколькими обстоятельст-вами.

Во-первых, документы регулятивно-правового характера неред-ко определяют состав других информационных источников: напри-мер, требования к методологии бухгалтерского учета, требования к составу обязательной отчетности и отдельных показателей, рекомен-дации по публикации отчетных данных и т. и.

Во-вторых, некоторые из регулятивов содержат данные нормативно-рекомендательного ха-рактера, существенные для проведения аналитических расчетов: на-пример, ограничения на выплату дивидендов, критерии признания предприятия банкротом и др.

Все документы блока можно условно разбить на три группы : регулятивы общеправового характера, бухгалтерское законодательство, прочие регулятивы (например, требова-ния налогового законодательства, законодательство в отношении фи-нансовых институтов, рынка ценных бумаг и др.). Информацию это-го блока необходимо принимать в расчет прежде всего потому, что представленные в нем документы носят обязательный для исполне-ния характер . Кроме того, никакие хозяйственные операции, равно как и никакая система учета или анализа, не могут надлежащим образом реализовываться без адекватного понимания условий и требо-ваний действующего правового пространства.

Во второй блок входят нормативные документы государствен-ных органов (Министерства финансов, Банка России и др.), международных организа-ций и различных институтов, в том числе финансовых, содержащие требования, рекомендации и количественные нормативы в области финансов к участникам рынка.

В качестве примера можно привести Положение о выплате дивидендов по акциям и процентов но обли-гациям, сообщения Минфина РФ о различных процентных ставках, о составе отчетности и принципах ее представления, регулятивы, содержащие пороговые значения показателей для признания струк-туры баланса неудовлетворительной, и т. п. Что касается регулятивов в международном контексте, то, например, можно упомянуть о системе международных стандартов бухгалтерского учета.

Однако фактически требованиям международных стандартов бухгалтерского учета вынуждены следовать все компании, ведущие свои операции на международных рынках капитала, товаров и услуг. Не все доку-менты этого блока являются обязательными для исполнения. В ча-стности, нормативы в отношении признания структуры баланса удовлетворительной носят скорее информационно-справочный ха-рактер, однако в аналитическом смысле эти нормативы играют дос-таточно важную роль при оценке финансового состояния возмож-ного контрагента.

В третьем блоке обособлены данные системы бухгалтерского учета как единственного систематизированного информационного ресурса. Значимость отдельных элементов этого блока для анализа различна.

Например, первичные учетные документы (приходный кассовый ордер, товарно-транспортная накладная и др.), а также регистры бухгалтерского учета (различные таблицы, журналы, ве-домости, предусмотренные системой бухгалтерского учета для пе-реноса в них сведений из первичных документов с целью их по-следующего обобщения) не входят в число общедоступных доку-ментов. Более того, согласно ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете» содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Поэтому перечисленные документы могут использоваться лишь во внутреннем финансовом анализе. На бухгалтерскую от-четность понятие коммерческой тайны не распространяется, а ком-мерческие организации некоторых форм собственности и видов бизнеса даже обязаны публиковать свою отчетность. Именно этим обстоятельством определяется значимость бухгалтерской отчетно-сти для анализа.

Четвертый блок включает статистические данные, которые услов-но можно подразделить на два массива: централизованно формируе-мые статистические данные (на рис. 1 они представлены в виде общеэкономической и финансовой статистики) и внутреннюю стати-стику . В первый массив входит регулярно публикуемая официальная статистика, имеющая общеэкономическую направленность (индексы цен, динамика общеэкономических показателей в различных разрезах и др.) и финансовая статистика (динамика процентных ставок, дан-ные о рыночных индексах, курсах валют и т. п.). Во втором массиве накапливаются статистические данные по предприятию по основным показателям (выручка от реализации, себестоимость, прибыль, фи-нансовые вложения и т. п.).

В пятом блоке представлены информационные ресурсы , условно названные несистемными . Смысл названия состоит в том, что эти данные, во-первых, жестко не систематизированы по составу, струк-туре, обновляемости и т. п. и, во-вторых, не являются обязательны-ми, т. е. формирование этого ресурса и его использование является исключительной компетенцией самого предприятия.

Основные эле-менты этого блока — внутренние оперативные данные и прочие све-дения из внешних источников.

Внутренние оперативные данные представляют собой сведения, циркулирующие между линейными и (или) функциональными подразделениями.

К прочим сведениям из внешних источников относятся публикации в различных средст-вах массовой информации, неофициальные данные, информация, по-черпнутая в ходе личных контактов, и т. п. Данные этого блока не обязательно имеют финансовую природу. Ярким примером несистем-ных данных является финансовая пресса.

Представление информационной базы на рис. 1, естественно, не является единственно возможным или полностью исчерпывающим. Тем не менее даже такое представление позволяет судить о том, что информационные ресурсы на любом предприятии достаточно обшир-ны.

От тщательности их организации в значительной степени зависит успешность работы предприятия, а также и возможности аналитиче-ского обоснования управленческих решений. Каждый из приведенных блоков по-своему важен.

Основные функции процесса управления персоналом, выполняемые на различных иерархических уровнях системы управления организацией, сводятся к выработке и обоснованию управленческих решений, контролю за их выполнением.
Поэтому управление персоналом представляет собой информационный процесс, включающий получение, анализ и обработку, хранение, использование, наращивание информации.
Информационное обеспечение службы управления персоналом - это совокупность реализованных решений, касающихся объема, размещения и форм организации информации, обращающейся в службе управления персоналом при ее функционировании. Оно включает в себя: оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации унифицированные и специальные.

При проектировании и разработке информационного обеспечения системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой для достижения целей подразделения и выработки управленческих решений.
Для этого информация должна быть:

комплексной - отражать все стороны деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную);
оперативной - получение информации должно протекать одновременно с процессом, происходящем в системе, соответствовать возникающим потребностям в точных сведениях;
систематичной - требуемая информация должна поступать постоянно;
достоверной - информация должна соответствовать фактически происходящим процессам и основываться на проведенных замерах или расчетах, анализе.

В настоящее время особую актуальность для компаний приобретает эффективное управление знаниями как глобальными систематизированными массивами информации.
Вот несколько примеров, подтверждающих необходимость внедрения процессов управления знаниями в компании. Проанализировав, почему уровень добычи нефти на одинаково технически оснащенных глубоководных скважинах значительно различается, в компании British Petroleum обнаружили, что дело в различном уровне знаний работников этих скважин, знания не были задокументированы, находились главным образом в головах сотрудников. Руководство данной компании приняло решение распространить ценные знания среди сотрудников отстающих скважин, в результате поднялся уровень производительности труда и прибыльности компании. Поэтому в дальнейшем British Petroleum была разработана программа управления знаниями. В компании ChevronTexaco программы управления знаниями помогают сотрудникам совершенствовать систему управления нефтяными запасами при помощи обеспечения доступа специалистов разных областей к базе информационных источников, необходимых для принятия правильного решения, что обеспечивает наиболее ускоренный и всеобъемлющий анализ всей информации. Компания Microsoft, несмотря на то что не была самой первой компанией, которая внедрила системы управления знаниями, сейчас занимает лидирующие позиции по использованию накопленных знаний в области управления информацией. Программы управления знаниями данной компании подразделяются на три секции: стратегия управления знаниями, процедура и технологии. В программах подробно описываются такие темы, как оценка зна
ний, каталогизация фондов знаний, даются ссылки на знания в сфере организации, приводится структура цикличности знаний.
Знания (Knowledge) - это необходимая людям информация, используемая ими по определенным правилам и в соответствии с определенными процедурами и с учетом отношения (понимания, одобрения, игнорирования, согласия, отрицания и проч.) людей к этой информации. Корпоративные знания можно ориентировочно разделить на несколько категорий:

знание бизнес-процессов компании. В эту категорию можно отнести не только производственно-технологическую информацию, но и соответствующую сопроводительную, справочную, финансовую, юридическую документацию, навыки и опыт персонала;
знание корпоративной культуры. Здесь подразумеваются корпоративные стандарты взаимодействия персонала с клиентами компании в различных ситуациях (правила, процедуры), а также на принципах межличностных коммуникаций между сотрудниками. Кроме того, всегда существуют неписаные правила, незнание которых может сильно мешать успешному старту новичков компании;
знания о внешней среде компании. В эту категорию можно включить сведения о состоянии дел в сегментах рынка, на которых присутствует компания в данный момент, ситуации в перспективных рыночных нишах, а также в сегментах рынка, которые могут косвенно повлиять на бизнес компании, о конкурентах и их действиях, особенностях клиентов, законодательной среде, политических изменениях в различных регионах мира, которые постоянно влияют на специфику ведения бизнеса;
навыки применения информационных технологий. Необходимо, чтобы новый сотрудник, пришедший в компанию, как можно быстрее освоил новые для него информационные технологии. «Аборигенам» компании также следует постоянно учиться, так как постоянная модернизация средств коммуникаций и обработки информации стала неотъемлемой частью бизнеса;
личные знания сотрудников. Такие знания содержат не только ряд компетенций, на основании которых сотрудник занимает соответствующую должность и использует непосредственно в своей работе, но и информацию, которую сотрудник не обязан применять лично, но которая может прямо или косвенно помочь коллегам в выполнении их непосредственных задач. Например, это знание малоизвестных источников ценной информации, выводы о возможности оптимизации некоторых бизнес-процессов, которые даже не касаются данного сотрудника лично. Кроме того, по мере эволюции рыночной среды может выясниться, что ранее невостребованные знания персонала вдруг начали становиться актуальными для бизнеса компании.

Конечно, корпоративные знания - это большой и сложный комплекс информации, факторов его проявления существует немало, и они тесно переплетаются между собой. Тем не менее возможности управления знанием существуют. В общем, управление знаниями, или knowledge management, можно определить как создание и управление ценными знаниями (интеллектуальными активами) компании.
Управление знаниями (Knowledge Management) - это процесс создания условий для выявления, сохранения и эффективного использования знаний и информации в сообществе. Управление знаниями предоставляет много возможностей для реального повышения эффективности бизнеса, и с этой точки зрения действительно необъятно. Временем зарождения управления знаниями как нового направления в управленческой деятельности можно считать 1993 год, когда состоялась первая конференция в Бостоне, специально посвященная проблематике управления знаниями в организациях. В настоящий момент оно является одним из самых перспективных и бурно развивающихся направлений менеджмента как науки и практики.
Историческими причинами возникновения научного направления управления знаниями, на наш взгляд, являются:

глобализация и обострение конкуренции, побуждающие корпорации искать конкурентные преимущества;
быстрое развитие и внедрение информационных технологий;
повышение общего технологического уровня производства. Неслучайно пионерами практического использования knowledge management стали такие высокотехнологичные компании, как Xerox Corporation, Hewlett-Packard Company, IBM, некоторые фармацевтические фирмы.

Среди теоретических предпосылок возникновения данной области менеджмента можно выделить следующие:

в сфере экономики исследования нобелевского лауреата 1962 года Кеннета Эрроу, одним из выводов которого было умозаключение об обучаемости работников в процессе трудовой деятельности. Данным исследователем был в ходе Второй мировой войны отмечен факт сборки второго самолета с меньшими затратами времени, чем первого, и наличия у второго самолета меньшего количества дефектов, чем у первого;
в социологии. На макроуровне - разработка идеи постиндустриального, информационного или основанного на знании общества, существенный вклад в разработку которой внесли социолог Даниел Белл и экономист-социолог Фриц Мэшлир. На микроуровне - исследование поведения человека в группах и сообществах, социальный аспект поведения человека;

в философии и психологии. Исследования между скрытыми и явными знаниями, между «знать как» и «знать что». Первые выводы в данном направлении были сделаны еще Аристотелем. В психологии - рассмотрение вопросов передачи знаний от доноров к реципиентам не механистически, а комплексно, в увязке с вопросами создания мотивации и условий передачи знаний. С одной стороны, развитие информационных технологий стало одной из исторических причин для зарождения управления знаниями. С другой стороны, информационные технологии в менеджменте знаний стоят на втором плане.

На наш взгляд, точным будет определение знаний как качественной информации, за исключением предполагаемой информации, потому что последняя несет в себе вероятность оказаться недостоверной. Поскольку знания - это информация высокого качества, то ценность знаний определяется так же, как и ценность информации.
В целом ценность знаний можно разделить на два вида: непосредственную и потенциальную. После использования знаний для принятия конкретного решения их непосредственная ценность исчезает, поскольку исчезает необходимость в принятии решения, но остается потенциальная ценность, т.е. возможность использовать знания для решения аналогичных или других проблем в будущем.
Процесс управление корпоративными знаниями должен включать следующие этапы:

Аудит имеющегося уровня управления знаниями.
Разработка схем и форм обмена знаниями между сотрудниками в процессе межличностных коммуникаций.
Постоянное применение разнообразных форм обучения персонала для приобретения новых знаний.
Внедрение специальных информационных технологий для управления знаниями.
Разработка системы мотиваций приобретения знаний и обмена ими.
Организационные изменения в компании.

Важнейшей задачей руководства компаний в настоящее время является построение баз знаний. Поскольку знания компании распределены среди ее сотрудников, то база знаний компании должна представлять собой сумму баз знаний каждого сотрудника, объединенных в единую сеть.
Согласно итогам проведенных за рубежом опросов руководители многих компаний разочарованы результатами управления знаниями. Оно оказалось не столь эффективным, потому что применяемые в этих компаниях технологические решения были слишком сложны. Их внедрение не сопровождалось обучением сотрудников,
которые не понимали смысла использования этих решений. Люди не доверяли друг другу при обмене знаниями, не видели пользы для своей работы от обмена знаниями. В итоге использование технологических продуктов для управления знаниями не вошло в каждодневную практику этих компаний.
Результатом внедрения системы управления корпоративными знаниями должно стать повышение скорости и качества бизнес-решений, увеличение объема ценных знаний, которые сохраняются в компании, несмотря на различные миграции персонала. И все это самым благоприятным образом скажется на эффективности бизнеса компании в целом. А отправным пунктом для решения о внедрении системы управления знаниями является осознание руководством компании того факта, что отсутствие подобной системы приводит к существенным финансовым потерям, к реальности проблемы «недополученной прибыли», а также желание решить эту проблему. В России особое значение придается общению вербальному. Как показали результаты опроса «Управление знаниями в России», более 64 процентов его участников предпочитают обмениваться знаниями устно на собраниях, встречах, в сообществах. Только 3 процента респондентов считают информационные технологии основным фактором успеха управления знаниями. 26 процентов участников опроса в качестве такого фактора отметили организационные инструменты, а 21 процент - культурные традиции в компании. «Гуманитарная» направленность управления знаниями в России подтверждается и тем, что многие функции лидера проекта по управлению знаниями действительно связаны с деятельностью менеджера по персоналу, например мотивация сотрудников для участия в обмене знаниями, выявление экспертов, организация сообществ, проведение обучающих программ, создание культуры доверия. Поэтому, когда говорят, что в России нет успешных проектов по управлению знаниями, а само управление знаниями признается неперспективным, это означает, что неэффективными являются те информационно-технические системы для управления знаниями, которые не сопровождаются соответствующими организационными решениями.
В современном обществе невозможно эффективное использование знаний без соответствующего информационно-технического обеспечения. Информационные технологии необходимы для накопления знаний компании, которые можно структурировать, формализовать, каталогизировать, тиражировать. Традиционные хранилища данных, корпоративные информационные системы, как правило, накапливают ключевую бизнес-информацию: цифры, документы, производственные справочники. А дополнительная и словесно-описательная информация, касающаяся важных нюансов бизнеса, как
правило, более персонализирована, ею «владеют» наиболее опытные сотрудники-«эксперты».
Информационное обеспечение службы управления персоналом структурно подразделяется на следующие группы:

Внемашинное.
Внутримашинное (циркулирующая информация в персональном компьютере).

Внемашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность сообщений, сигналов, документов, воспринимаемых человеком непосредственно. Оно включает: систему классификации и кодирования информации; систему управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.
В этой сфере обмен информацией реализуется в виде движения документов от субъекта к объекту управления (приказы, распоряжения, устав, прочее) и от объекта к субъекту (отчеты, справки по кадровым вопросам, записки, информация о текущем или прошлом состоянии объекта).
Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления (при помощи стандартов, положений, регламентов, приказов), формализовать информацию, представить ее в виде документов установленной формы.
Внутримашинное информационное обеспечение включает: массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях; систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.
Особенности внутримашинного информационного обеспечения заключаются в следующем:
а) разрабатываются требования к организации данных в памяти персонального компьютера;
б) информация по труду, кадрам, заработной плате постоянно накапливается и обновляется на персональном компьютере;
в) появляется возможность использования ЭВМ несколькими пользователями (отдел кадров, отдел труда и заработной платы).
Информационное обеспечение компании должно соответствовать следующим организационно-методическим требованиям:

минимальное дублирование информации в информационной базе;
сокращение числа форм документов;
возможность обработки на компьютерах информации, содержащейся в документах (внемашинная сфера) и во внутрима- шинной сфере;
определенная избыточность информационного обеспечения, что дает возможность различным пользователям получать информацию с разной степенью конкретизации.

Основа технического обеспечения службы управления персоналом - это комплекс технических средств, то есть совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.
Комплекс технических средств позволяет обеспечивать решение задач управления с наименьшими стоимостными и трудовыми затратами, достаточно высокой степенью точности и достоверности, возможностью применения экономико-математических методов решения задач управления.
В связи с этим эффективность применения комплекса технических средств должна определяться улучшением экономических показателей работы службы управления персоналом, а не снижением управленческих и эксплуатационных расходов.
Нами обобщены основные требования к комплексу технических средств службы управления персоналом:

Программная, информационная, техническая совместимость входящих в него средств.
Адаптируемость к условиям функционирования службы управления персоналом.
Возможности расширения с целью подключения новых технических средств и пользователей.

Факторы, которые необходимо учитывать при выборе технических средств:

Носители входящей и выходящей информации (документы, типовые бланки, машинные носители информации).
Объем входящей и выходящей информации по указанным носителям.
Объемы вычислительных работ и технических средств.
Сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом.
Формы и способы предоставления пользователям результатов решения задач.

При выборе оборудования необходимо учитывать:

Назначение и состав комплектов оборудования.
Производительность оборудования.
Надежность и безотказность работы.
Совместимость работы оборудования различных типов, в т.ч. персональных компьютеров.
Стоимость оборудования.
Состав и численность обслуживающего персонала.
Площадь, требуемая для размещения оборудования.

Проекты решений по внедрению комплекса технических
средств должны обеспечивать:

Рациональную структуру, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы управления персоналом.
Улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы.
Соответствие производительности и надежности технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках всей системы управления организацией.
Комплексное использование технических средств при функционировании службы.

Экономичность эксплуатации технических средств.
Выбор типа, модели, марки технических средств, которые могут быть использованы в службе управления персоналом организации, осуществляется, как правило, по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных справочников и каталогов.
Расчет необходимого количества технических средств может производиться по формуле:
Н. = A ,

Пі х Фп х Ки

где Ні - количество единиц i-го технического средства; A - необходимый объем работ, выполняемых службой управления персоналом с помощью i-го технического средства; Пі - плановая производительность i-го технического средства; Фп - плановый фонд рабочего времени; Ки - коэффициент использования планового фонда рабочего времени.
В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбор и регистрация, передача, хранение, обработка и выдача информации. Особый подход необходим к определению потребности службы управления персоналом в персональных компьютерах (ПК), если их использование предполагается. При расчете потребного количества ПК необходимо учитывать объем информации, поступающей на обработку, сложность решаемых задач исходя из количества машинных операций на один показатель. Необходимое количество ПК можно рассчитать по формуле:

Ка X qi x Qi x Km
N = - ,
N Vd6 X Kвп X Кн
где N - количество персональных компьютеров; Ka - коэффициент автоматизации программирования; qi - количество машинных операций на один показатель, необходимый для решения i-й группы задач; Qi - максимальный объем входной информации по i-й группе задач (в показателях); Km - дополнительный коэффициент, учитывающий увеличение времени при использовании программного контроля в ПК; Ve6 - среднее быстродействие процессора; Квп - коэффициент понижения быстродействия от обращения к внешним накопителям и устройствам ввода-вывода; Т - планируемое полезное месячное время работы ПК; Кн - коэффициент использования машинного времени выбранного ПК, учитывающий затраты времени на устранение неисправностей и на регламентирующие работы.
Планируемое месячное время работы ПК можно определить по формуле:
Тр = С х Дк х f,
где С - нормативная суточная загрузка ПК; Дк - количество календарных дней в планируемом периоде; f - перевод часов в секунды с учетом того, что быстродействие ПК выражается в операциях в секунду (f = 300).
Коэффициент Кт для персональных компьютеров равен 0,8.
Достигнутый уровень автоматизации Ка = 1,2.
Полученные на основе статистических данных коэффициенты Кн и Квп соответственно равны 0,8 и 2,4.
Успешному комплектованию технической базы службы управления персоналом организации служат унификация и стандартизация в области ЭВМ. Кроме национальных стандартов, при формировании технической базы с использованием ПК в качестве справочного материала могут быть использованы стандарты де-факто, устанавливаемые ведущими фирмами - производителями ПК, определяющими нормативы работы ПК, для определения степени их совместимости с отечественными моделями соответствующих классов.
Техническое обеспечение службы управления персоналом может потребовать значительных капительных вложений. Следует помнить о том, что техническое обеспечение является наименее гибкой частью системы управления, для изменения технических возможностей службы управления персоналом организации требуются
значительные материальные затраты. Поэтому ошибки в выборе технических средств и комплектовании технической базы могут привести к серьезным, трудно поправимым последствиям.
В комплекс технических средств службы управления персоналом включают и средства оргтехники. Также при определении потребности в технических средствах руководству организации следует помнить, что, по экспертным оценкам, использование различных средств оргтехники приносит с собой сокращение трудоемкости отдельных видов работ с документами в 3 - 4 раза.
Основными группами средств оргтехники являются:

Носители информации (носители информации на бумажной основе, микроносители визуальной информации, звуконосители, видеоносители, магнитные носители для записи кодированной информации).
Средства составления и изготовления документов (ручные пишущие средства, печатающие устройства персонального компьютера, графопостроители, специализированные программные продукты для персонального компьютера).
Средства оперативной полиграфии (принтеры, ксероксы, ризографы, аппаратура для офсетной печати).
Средства обработки документов (фальцевальные, перфорирующие, резательные машины, листоподборочные и сортировальные устройства, машины для уничтожения документов (шредеры), ламинаторы).
Средства хранения, поиска, транспортировки документов (картотеки, стеллажи, тележки, пневмопочта).
Средства электронной связи (стационарная и мобильная электронная связь, телеграф, факсимильная аппаратура, электронная почта).

Другие технические средства (сканеры, компьютерные аксессуары).
В последнее время параллельно с развитием компьютерной техники развиваются средства коммуникаций. Кроме телефонной связи, обеспечивающей достаточно совершенную форму диалога с помощью телефонных аппаратов, широкое распространение получает мобильная связь, система факсимильной связи, электронная почта.
Эксплуатация средств оргтехники, как и других технических средств, связана со множеством различных факторов, которые следует учитывать при внедрении этого процесса. Сложность эксплуатации заключается в создании условий, обеспечивающих высокоэффективный производственный процесс и безопасность в работе, предупреждение травматизма и возникновения профессиональных заболеваний.

Система автоматизированной обработки информации представляет собой человеко-машинную систему, обеспечивающую сбор и обработку информации с использованием средств вычислительной техники, применения экономико-математических методов в процессе решения основных задач управления персоналом.
Система автоматизированной обработки информации должна отвечать ряду принципов построения, применения и совершенствования, например:

принципу системного подхода к проектированию, который предполагает, что проектирование системы автоматизированной обработки информации должно основываться на системном анализе как объекта, так и системы управления;
принципу новых задач - решение новых задач на базе использования средств вычислительной техники;
принципу непрерывного развития системы - структура, конкретные решения системы автоматизированной обработки информации должны строиться так, чтобы обеспечить возможность расширения и модернизации используемой технической базы, информационного и математического обеспечения системы, настроить на решение новых задач;
принципу единства информационной базы, который состоит в обеспечении решения всех задач службы управления персоналом, предоставлении другим подсистемам возможного доступа и пользования информацией;
принципу комплексности, что предполагает охват системой автоматизированной обработки информации всех задач и факторов службы управления персоналом;
принципу надежности, который предполагает решение всех задач службы управления персоналом с установленными при разработке в заданных пределах показателями в течение всего срока эксплуатации;
принципу согласованности пропускных способностей системы, который заключается в том, что в различных контурах системы должна обеспечиваться одинаково эффективная скорость обработки данных. То есть одинаковая скорость должна обеспечиваться при вводе, обработке данных, обмене данными между различными компьютерами.

В функционирующих системах обработки информации не всегда достигается автоматизация всех процедур преобразования данных. В практической деятельности служб управления персоналом выделяются системы с автоматизацией всех технологических процедур обработки данных и системы с частичной автоматизацией технологических процедур обработки данных.

Реализация в автоматизированном режиме задач службы управления персоналом в рамках функционирования систем автоматизированной обработки информации обеспечивает:

сокращение форм первичных документов для регистрации первичной информации и документооборота в целом;
совмещение работы пользователя и оператора, высвобождение технических пользователей;
сочетание знаний, опыта пользователя и возможностей ЭВМ, повышение на этой основе качества вырабатываемых управленческих решений;
повышение достоверности и надежности вырабатываемых управленческих процедур;
снижение трудоемкости выполняемых расчетов;
снижение затрат времени на всех этапах документооборота и принятия управленческих решений;
обеспечение одновременного доступа к данным специалистов различных подсистем и обеспечение совместного принятия решений руководителями структурных подразделений организации, территориально удаленными друг от друга.

В идеале автоматизированная программа управления персоналом должна решать следующие задачи:

аттестация персонала, включая методики тестирования с полной психодиагностикой;
хранение профессиональной истории каждого сотрудника, многовариантный подбор кандидатов на вакантные места;
ранжированное формирование кадрового резерва, оценка управленческого потенциала сотрудников;
систематическое кадровое планирование с возможностью перераспределения ресурсов, что позволяет избежать дополнительного набора сотрудников;
выявление с помощью информационных систем негативных тенденций в компании;
оценка затрат на обучение, развитие персонала;
диагностика мотивации, разработка мотивационных механизмов повышения заинтересованности сотрудников;
создание современных систем подбора и отбора персонала;
оптимизация расстановки кадров;
проектирование новой штатной структуры компании;
анализ количественных и качественных параметров персонала компании.

Функциональные преимущества автоматизированных информационных систем управления кадрами можно подразделить на три категории:

регламентационная направленность информационной системы. Это прежде всего кадровый учет сотрудников: в информационную систему заносятся все данные о каждом служащем (номер паспорта, сведения о месте регистрации, ИНН и так далее). Сюда же относится и управление информацией о зарплате персонала, когда в централизованной базе данных хранятся все расчеты по выплатам служащим компании, а также в автоматическом режиме производятся нужные налоговые и прочие отчисления;
способность фактически управлять людскими ресурсами. Такие системы позволяют анализировать все данные о сотруднике и помогают постоянно контролировать соответствие квалификации занимаемой должности. Например, если работник в совершенстве владеет иностранным языком, то система, анализируя этот факт, порекомендует переместить этого человека на новую должность в расширяющийся отдел зарубежных связей, а на его место поставить обладающего более высокой квалификацией;
принятие решения по мотивации персонала. Очень часто руководство, да и сами сотрудники не имеют четкого представления о том, какую конкретную отдачу дает работа персонала. Совершенные информационные системы позволяют буквально автоматически рассчитать конкретную сумму прибыли, которую принес тот или иной работник. Информационные системы позволяют применять данный метод для расчета трудового вклада работников многих структурных подразделений компаний, например коммерческих и сбытовых служб. Если заложить и обработать данные, скажем, о новом клиенте, которого нашел отдел, и новом контракте с ним, то система в конечном итоге может рассчитать вклад в общий результат каждого конкретного сотрудника этого отдела. Аналогичное программное обеспечение можно создать и в отношении контроля за рабочим временем.

Следует отметить, что российский рынок систем автоматизации управления кадрами в последнее время находится на подъеме, все больше организаций автоматизируют процесс управления персоналом. Эволюцию отечественных кадровых технологий красочнее всего отражает трансформация столь привычного еще 5-10 лет назад отдела кадров в службу по управлению персоналом. На повестке дня менеджера по персоналу стоят сложные и многогранные вопросы мотивации, планирования карьерного роста сотрудников, формирования кадрового резерва, обучения и развития персонала, то есть доминируют управленческие, а не учетные процессы. Соответствующим образом меняются и функции информационных систем. Первые прообразы современных автоматизированных систем управления трудовыми ресурсами появились еще в 80-х годах прошлого сто
летия. Уже тогда на крупных предприятиях использовались «само- писные программы», позволяющие автоматизировать рутинные процессы кадрового учета, на которые кадровики тратили до 60 процентов рабочего времени. С тех пор значительно изменились не только технологии автоматизации, но и технологии кадрового менеджмента. Сегодня на российском рынке представлены порядка 20 активно продвигаемых самостоятельных систем управления кадрами различного класса, не говоря уж о модулях «Управление персоналом» комплексных информационных систем, выбор которых также достаточно разнообразен.
В силу длительной истории автоматизации такие процессы, как учет кадров, расчет заработной платы, ведение штатного расписания и прочие, сегодня реализованы одинаково хорошо практически во всех предлагаемых на рынке информационных системах управления кадрами. Еще один важный критерий оценки данных систем - быстродействие и масштабируемость. То есть необходимо быть уверенным, что при увеличении численности штата система, не теряя оперативности, будет способна безошибочно производить расчеты, например, заработной платы. Есть и слабые места у автоматизированных информационных систем управления кадрами, например расчет сдельной заработной платы. Фактически ни одна из существующих ныне информационных систем не позволяет учесть все нюансы и многофакторность процесса расчета сдельной заработной платы конкретного предприятия. Также система не может быть использована для оценки эффективности мотиваций, так как не способна принимать решения и не обладает глубокой многофакторной аналитикой.
В начале 90-х годов ХХ века внедрение автоматизированных систем на многих предприятиях сводилось к замене старых операционных систем, в функции которых входило: составление штатного расписания, кадровый и табельный учет, расчет заработной платы. С формированием новых условий хозяйствования для обеспечения роста прибыли предприятия и компании стали перестраивать технологические процессы, в целях экономии внедрять отдельные блоки автоматизированных систем, а также преуспевающие компании стали использовать платформы от ведущих мировых производителей программного обеспечения, позволяющие проводить: подбор- отбор и обучение персонала, расчет заработной платы, ведение штатного расписания, планирование карьеры сотрудников (например, комплексная информационная система, построенная на платформе Microsoft Axapta). Анализ показал, что в настоящее время на российском рынке систем управления кадрами наблюдается весьма жесткая конкурентная борьба между зарубежными и российскими
решениями. Однако в большинстве случаев зарубежные системы не учитывают специфику российских условий, в связи с чем очень часто приходится дорабатывать эти модули под конкретные запросы каждого предприятия. С другой стороны, в последнее время системы российских разработчиков, например, «Босс-кадровик», «1С», «Парус» составляют довольно серьезную конкуренцию западной продукции. Основное конкурентное преимущество таких решений в их максимально полной адаптированности к российской действительности. Например, отечественные информационные системы точно могут высчитывать все отчисления в налоговые органы или Пенсионный фонд с зарплаты служащих компании, правильно оформлять выплаты работникам по болезни, отпускам и оперативно формировать прочие документы.
Сегодня крупным предприятиям требуются информационные системы, способные администрировать сложные программы развития персонала и отслеживать их исполнение. Современные информационные системы предусматривают набор инструментов для планирования карьеры сотрудников, управления кадровым резервом. Как правило, речь идет о планировании различных мероприятий в этой области и отслеживании их исполнения и результатов, с чем справляется простой, понятный и используемый на практике модуль. В последнее время информационные системы не только контролируют весь процесс обучения в компании, но и фактически становятся частью его инфраструктуры. Например, крупные российские компании активно внедряют так называемые системы удаленного обучения персонала, позволяющие проводить виртуальные семинары и лекции, тренинги и деловые игры. Кроме того, с помощью подобных систем можно проводить регулярные тестирования своих сотрудников.
Таким образом, в настоящее время большинство программных продуктов, представленных на национальном рынке, можно разделить на следующие группы:

пакет компании «Инфин», включающий в себя бухгалтерский блок, блок зарплаты, кадровый блок, блоки «склад», «торговля» и прочие. Данный пакет позволяет автоматизировать прием сотрудников, их перемещение, отпуска, увольнение, ведение личных карточек, подбор кадров;
пакет компании «ИнфоСофт», умеющий создавать штатное расписание, вести историю назначений сотрудников, повышения квалификации, аттестаций, поощрений, формировать списки сотрудников;
кадровая система корпорации «Галактика», в которой реализованы такие возможности, как анализ кадрового состава компании, управление штатным расписанием;
модуль «Управление персоналом» фирмы «Интертраст», выполненный на основе технологии Lotus Notes, позволяющий строить многообразные кадровые отчеты;
модуль «Зарплата и кадры» компании «1С» для создания различных кадровых отчетов;
система учета персонала, труда и заработной платы компании «Парус», предусматривающая возможность делать произвольные выборки с учетом различных параметров сотрудником, хранить большой объем информации о кадровом составе организации;
система компании «SAP R/3», в котором детально проработан механизм индивидуального планирования карьеры, разработан модуль «управление вознаграждениями», присутствуют возможности эффективного построения разнообразных отчетов;
система Oracle HR, снабженная модулем «компенсационный пакет», который, кроме зарплат, премий и различных выплат, позволяет использовать такие инструменты стимулирования, как индивидуальные стажировки, ссуды, участие в прибылях;
система «Управление персоналом» компании «АиТ СОФТ», включающая в себя модуль «Учет выполненных работ», в котором реализованы возможности расчета выполнения комплексных работ, распределения коллективного заработка между сотрудниками с помощью гибкой системы формул, учитывающих индивидуальные коэффициенты трудового участия, объем выполненной работы и затраченного времени;
АСУ «Персонал» компании «Борлас Ай-Би-Си», в состав которой входят три подсистемы «Кадры», «Зарплата», «Табель», обеспечивающие учет кадров, аттестацию рабочих мест, табельный учет, расчет выплат заработной платы, учет затрат на персонал, автоматизированную подготовку отчетной документации;
система управления персоналом «Босс-Кадровик».

А также наличие на рынке ряда специализированных программ, например компьютерной программы аттестации персонала PAS-2001, компьютерной программы управления по целям и премирования MB0/2001 и многие прочие программы. Все большей популярностью у служб управления персоналом организаций пользуется система «Company Media - Управление персоналом». Система обеспечивает современных руководителей компаний необходимой информацией в области управления персоналом, ориентирована на средние и крупные компании. Она автоматизирует многие операции, которые ранее возлагались на персонал компании. «Company Media - Управление персоналом» позволяет отслеживать движение работников по иерархической структуре организации, что значительно упрощает работу кадрового персонала, так как данная систе
ма поддерживает процессы организации конкурсов на вакантные штатные единицы и сбора личной информации о кандидате, посылает персоналу компании уведомления о приходе нового сотрудника, автоматически планирует обучение персонала, оценивает его работу. Руководителям всех уровней данная система помогает контролировать использование рабочего времени персонала: отмечает присутствие на рабочем месте, отсутствие по различным причинам на рабочем месте. Новая версия «Company Media - Управление персоналом» дает возможность с помощью баз данных «Структура» и «Личные данные» создавать все формы кадровой отчетности согласно унифицированным формам отчетности. В системе реализован механизм обмена данными (экспорт/импорт) через файл Excel.
Примером эффективного внедрения информационных кадровых решений может служить введение системы учета и контроля рабочего времени на предприятии ОАО «Саратовский подшипниковый завод». Специфика этого завода заключается в том, что у многих групп сотрудников здесь свой индивидуальный график работы, разные смены, иногда всего по несколько часов в день. Руководство внедрило новую информационную систему, основанную на получении и обработке информации с системой контроля доступа (каждый сотрудник при входе на работу фиксирует в пропускном аппарате свой электронный пропуск). Информация о том, кто и когда пришел и ушел, попадает в особую электронную систему, она их анализирует и автоматически рассчитывает зарплату каждого работника. Автоматическая система управления коллективом включает в себя также учет всей информации о сотрудниках, расчет зарплат и дополнительных выплат, четкую схему штатного расписания.
Технические средства компаний могут использоваться для создания корпоративных сайтов в целях повышения эффективности внут- риорганизационных коммуникаций. При этом данные средства распространения информации присутствуют уже практически у всех зарубежных компаний. В России данный ресурс также начинает становиться популярным, поскольку является прекрасной основой для корпоративной системы информирования, позволяющей решать много дополнительных задач. Внутренний корпоративный сайт является ресурсом, к которому имеют доступ только сотрудники компании. Посредством сайта можно, во-первых, решить проблему информирования (новости компании, ее достижения, планы развития, важные события и нововведения могут централизованно излагаться на сайте и быть доступными всем сотрудникам); во-вторых, может осуществляться внутренний PR; в-третьих, внутренний сайт является прекрасной площадкой для осуществления нематериальной мотивации; в-четвертых, внутренний сайт является средством внутреннего
найма, на котором может размещаться информация об имеющихся вакансиях; в-пятых, внутренний сайт компании может являться местом общения сотрудников. При этом внутренний сайт компании могут использовать как современное средство коммуникаций и большие, и средние компании. Еще одной причиной создания внутреннего сайта компании является территориальная разобщенность сотрудников или их частые передвижения (ротации, командировки).
Итак, во-первых, от кадровых систем все более требуются аналитические и экспертные качества; во-вторых, в сфере управления персоналом все козыри остаются у отечественных разработчиков, так как адаптация западных пакетов к российской действительности - дело непростое и недешевое; в-третьих, на рынке присутствует программное обеспечение для различных хозяйствующих субъектов, так как малыми, средними и крупными предприятиями, как правило, используются различные программные решения.

17. Информационное обеспечение системы управления персоналом

Информационное обеспечение службы управления персоналом – это совокупность реализованных решений, касающихся объема, размещения и форм организации информации, обращающейся в службе управления персоналом при ее функционировании. Оно включает в себя: оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации унифицированные и специальные.

Информация должна быть:

комплексной – отражать все стороны деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную);

оперативной – получение информации должно протекать одновременно с процессом, происходящим в системе, соответствовать возникающим потребностям в точных сведениях;

систематичной – требуемая информация должна поступать постоянно;

достоверной – информация должна соответствовать фактически происходящим процессам и основываться на проведенных замерах или расчетах, анализе.

Информационное обеспечение службы управления персоналом структурно подразделяется на следующие группы.

1. Внемашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность сообщений, сигналов, документов, воспринимаемых человеком непосредственно. Оно включает: систему классификации и кодирования информации; систему управленческой документации; систему организации, хранения и внесения изменений в документацию. В этой сфере обмен информацией реализуется в виде движения документов от субъекта к объекту управления (приказы, распоряжения, устав и т. д.), от объекта к субъекту (отчеты, справки по кадровым вопросам, записки, информацию о текущем или прошлом состоянии объекта). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления (при помощи стандартов, положений, регламентов, приказов), формализовать информацию, представить ее в виде документов установленной формы.

2. Внутримашинное информационное обеспечение включает: массивы данных, формирующие ин телях; систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Информационное обеспечение компании должно соответствовать следующим организационно-методическим требованиям: минимальное дублирование информации в информационной базе; сокращение числа форм документов; возможность обработки на компьютерах информации, содержащейся в документах (внемашинная сфера) и во внутримашинной сфере; определенная избыточность информационного обеспечения, что дает возможность различным пользователям получать информацию с разной степенью конкретизации.

Из книги Управление персоналом: учебное пособие автора Спивак Владимир Александрович

3.4. Обеспечение реализации функций управления персоналом Реализация каждой из перечисленных функций управления персоналом предполагает наличие всех видов обеспечения, однако каждая функция требует специфического содержания обеспечивающих элементов. Так, в частности,

Из книги Управление персоналом автора Доскова Людмила

3.5. Правовое и документационное обеспечение управления персоналом Отношения, в которые вступают люди и общности в процессе труда, т. е. трудовые отношения, регламентируются. То, что в трудовых отношениях существенно для общества в целом, закреплено в законодательных

Из книги Управление персоналом современной организации автора Шекшня Станислав Владимирович

3.7. Финансовое обеспечение управления персоналом: бюджетирование деятельности службы управления персоналом Бюджетирование – это способ управления финансами организации, заключающийся в построении и исполнении бюджета организации на основе бюджетов отдельных

Из книги Управление маркетингом. Деловое общение маркетолога автора Мельников Илья

11. Организационная структура системы управления персоналом Организационная структура системы управления персоналом представляет собой совокупность взаимосвязанных подразделений системы управления персоналом и должностных лиц. Структура определяет внутреннее

Из книги Система дистрибуции. Инструменты создания конкурентного преимущества автора Сорокина Татьяна

12. Цели системы управления персоналом, этапы организационного проектирования системы управления персоналом Субъектами управления персоналом выступают лица и подразделения аппарата управления организации, осуществляющие функции управления работниками. Ими являются

Из книги Как продавать продукты трудного выбора автора Репьев Александр Павлович

14. Кадровое обеспечение системы управления персоналом Кадровое обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой необходимый количественный и качественный состав работников кадровой службы. Количественный состав кадровой службы – это

Из книги автора

16. Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями

Из книги автора

18. Техническое обеспечение системы управления персоналом Основа технического обеспечения системы управления персоналом – это комплекс технических средств, т. е. представленные централизованно и (или) автономные технические средства сбора, хранения, обработки,

Из книги автора

19. Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом – это документы организационно-методического, организационно-распорядительного, организационного, технико-экономического,

Из книги автора

21. Автоматизированные информационные системы управления персоналом Система автоматизированной обработки информации – это человеко-машинная система, обеспечивающая сбор и обработку информации с использованием средств вычислительной техники, применения

Из книги автора

24. Правовое обеспечение системы управления персоналом Правовое обеспечение службы управления персоналом заключается в использовании форм и средств юридического воздействия на объекты управления персоналом для обеспечения продуктивной деятельности организации.

Из книги автора

11.1. Связь системы управления персоналом с целями организации Эффективность функционирования любой системы управления организацией определяется ее вкладом в достижение организационных целей. Это тем более справедливо в отношении управления человеческими ресурсами,

Из книги автора

11.3. Целостность системы управления персоналом Задачей управления человеческими ресурсами является формирование производственного поведения сотрудников, обеспечивающего достижение организационных целей. Как мы видели, желаемое производственное поведение

Из книги автора

Информационное обеспечение управления маркетингом

Из книги автора

5. Информационное обеспечение конкурса Вся «кухня», или методика оповещения и сбора данных по проводимому конкурсу, тоже должна быть определена заранее. Технологически продвинутые компании активно используют собственные порталы в Интернете, выделяя формы для

Из книги автора

Информационное обеспечение Даже самый талантливый и подготовленный продавец не покажет максимальных результатов без отличного информационного тыла, созданного маркетологами и копирайтерами (см. раздел «Инструменты продаж» на с. 97).Мне запомнился такой эпизод.

ОТЧЕТ о прохождении преддипломной практики

в государственном образовательном учреждении дополнительного образования детей Специализированной детско-юношеской спортивной школы олимпийского резерва по биатлону Забайкальского края

Информационное обеспечение системы управления организации

Введение

1. История развития и краткая характеристика ГОУ ДОД «СДЮСШОР по биатлону» Забайкальского края. История развития.

2.Анализ персонала ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края

2.1 Качественная характеристика трудовых ресурсов

2.2 Анализ движения трудовых ресурсов ГОУ ДОд СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края

3 .Информационное обеспечение системы управления организации

Заключение

Список литературы

Введение

Данный отчет составлен на основании данных полученных в результате прохождения преддипломной практики в ГОУ ДОД «СДЮСШОР по биатлону» Забайкальского края.

Цель преддипломной практики - систематизация и закрепление знаний в области управления, приобретение умения и навыков практического применения методов системного анализа при организации и осуществлении процесса и изучения процесс применения информационного и технического обеспечения управления в организации.

Основными задачами практики являются:

1. Закрепить теоретические знания.

2. Приобрести необходимые навыки самостоятельной работы по анализу деятельности организации физкультурно-спортивной направленности и выработки необходимых решений.

3. Изучить и проанализировать деятельность ГОУ ДОД «СДЮСШОР по биатлону» Забайкальского края.

4. Изучить кадровый потенциал ГОУ ДОД «СДЮСШОР по биатлону» Забайкальского края.

5. Развить творческую инициативу с целью решения задач по дальнейшему совершенствованию системы информационного и технического обеспечения ГОУ ДОД «СДЮСШОР по биатлону» Забайкальского края.

6. Обеспечить сбор и обработку необходимого статистического материала для выполнения дипломной работы.

Объектом преддипломной практики является Государственное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва по биатлону» Забайкальского края, созданная в соответствии с Постановлением Администрации Читинской области от 15.04.2003 года №97 А/П 1 марта 2004 г. Основной деятельностью ГОУ ДОД «СДЮСШОР по биатлону Забайкальского» края в соответствии с учредительными документами являются образовательные услуги.

Материалами для анализа деятельности ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края служат: статистическая отчетность, нормативные документы, штанное расписание и другие источники. Особое внимание уделялось ознакомлению с документами о личном составе организации, требованиям к аттестации работников, а также изучалась система оплаты труда работников дополнительного образования детей.

Изучение деятельности предприятия проводилось по разделам в логической последовательности.

В процессе прохождения практики были уяснены основы управления персоналом предприятия, организацией работы в учреждениидополнительногообразованиядетейфизкультурно-спортивной направленности, а также тщательно изучен процесс формирования и эффективного использования трудовых ресурсов предприятия.

В заключении данного отчета приводятся выводы о результатах работы (в краткой форме).

Государственное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Специализированная детско - юношеская спортивная школа олимпийского резерва по биатлону» Забайкальского края создана в соответствии с Постановлением Администрации Читинской области от 15. 04. 2003 года № 97 А/П.

1 марта 2004 года распоряжением Комитета общего, профессионального образования, науки и молодёжной политики Читинской области установлен статус «специализированная детско-юношеская, спортивная школа олимпийского резерва»

Школа находится в лесном массиве Центрального района, лыжная база «Орбита».

СДЮСШОР по биатлону имеет 11 отделений по Забайкальскому краю: п.Приаргунск, п.Кокуй, п.Первомайский, п.Хилок, п.Линево Озеро,г.Петровск-Забайкальский,п.КрасныйЧикой,п.Новопавловка, п.Беклимишево, п.Шелопугино, п.Сретенск.

На основании решения областного совета по опытно-экспериментальной работе с целью развития инновационной опытно-экспериментальной деятельности образовательных учреждений ГОУ ДОд СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края присвоен" статус «Областная экспериментальная площадка, по теме « Формирование физической и психологической стрессоустойчивости у биатлонистов в мезоцикле тренировочного процесса», (пр. № 692 от 05.03.07 КОНиМП Читинской области) 25 октября 2007 г. КОНиМП школа аккредитована на высшую категорию.

Главным инициатором создания школы является её нынешней директор, чемпион мира по биатлону Ковалёв Г.И. Именно он увидел вбесхозном здании станции «Орбита» идеальные условия для создания спортивной школы по биатлону.

Деятельность ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края определяется по следующим показателям в таблице 1.

Показатели200620072008Динамика абс%Количество занимающихся (чел)637602545-90-1,4Количество подготовленныхспортсменов: МС КМС МСМК I спортивного разряда1 5 591 18 435 16 1 344 9 1 -25400 180 100 -43,4Численность работников (чел)878380-7

За время работы Специализированной детско-юношеской спортивной школы олимпийского резерва по биатлону за 2008 учебный год произошел рост спортивного мастерства воспитанников. Подготовлено 4 мастера спорта, 9 Кандидатов в мастера спорта, на международных соревнованиях в Щучинске защитил звание мастер спорта международного класса Коробов А.

Это говорит о стабильности работы в учебно-тренировочных группах и группах спортивного совершенствования. За период существования школы утвердился состав сборной, которая представляет Забайкальский край на Всероссийских и Международных соревнованиях, стабильными стали результаты группы спортивного совершенства.

Спортсменам ГОУ ДОД СДЮСОР по биатлону Забайкальского края за 2008 год завоевано 302 медали, из них: золото - 102 медали, серебро - 96, бронза - 104. Повысились достижения на международных и всероссийских соревнованиях.

Как видно из таблицы 1, количество учащихся в СДЮСШОР по биатлону по сравнению с 2006 годом уменьшилось на 1,4 %, что связано с присвоением ДЮСШ по биатлону нового статуса - специализированной детско-юношеской спортивной школы, который предполагает уменьшение спортивно-оздоровительных групп, в которых наполняемость более 15 человек, и увеличение групп начальной подготовки и учебно-тренировочных, в которых наполняемость составляет 12 человек. Уменьшение количества занимающихся в спортивно-оздоровительных группах (переход этих спортсменов в группы более высокого уровня) говорит о повышении качества образования, что, несомненно, является положительным фактором для школы олимпийского резерва.

По отношению к 2006 году произошло уменьшение персонала в абсолютной динамике на 7 человек в результате уменьшение численности произошло за счет сокращения ставок обслуживающего персонала, а не тренерско-преподавательского состава, что позитивно сказывается на работе школы в достижении своих уставных целей.

Текущее руководство деятельностью организации осуществляет директор, который назначается и освобождается от должности Министерством Образования Науки и Молодежной политики Забайкальского края.

ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края организует тренировочный процесс с занимающимися в течение учебного года, в школе установлен круглогодичный режим работы, подразделяющийся на мезо и макро циклы.

Администрация ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края, в принятии решения о учебном процессе, учитывает специфику вида спорта, календарь всероссийских и областных спортивно-массовых мероприятий, периодизацию спортивной подготовки в биатлоне.

Режим учебно-тренировочных занятий в группах утверждается администрацией школы и старшими тренерами в соответствии с нормативными документами.

Организационно правовая форма ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону: государственное учреждение. Учреждение, согласно устав, является юридическим лицом, обладает обособленным на праве оперативного управления имуществом, самостоятельно осуществляет финансово-хозяйственную деятельность, имеет самостоятельный баланс, лицевые счета, гербовую печать, штампы, бланки со своим наименованием и прочие необходимые реквизиты.

Основной целью образовательного процесса СДЮСШОР по биатлону является реализация дополнительных образовательных программ и услуг в интересах личности, общества, государства.

Согласно Устав основными задачами СДЮСШОР по биатлону являются:

Спортивная подготовка подростков и молодёжи, формирование резерва для сборных команд Российской Федерации, участников первенств, чемпионатов Европы, мира, Олимпийских игр;

Укрепление здоровья учащихся, занимающихся средствами физической культуры и спорта, гармоничное развитие личности;

Обеспечение необходимых условий для личностного развития, укрепления здоровья, профессионального самоопределения;

Адаптация детей к жизни в обществе;

Формирование общей культуры;

Организация содержательного досуга.

Для достижения целей и задач Учреждение осуществляет следующие виды деятельности:

Организует спортивно-массовую и воспитательную работу по спортивной направленности, предусмотренной настоящим уставом; Реализует мероприятия, направленные на совершенствование образовательнбого процесса и программ, повышение профессионального мастерства;

Осуществлять опытно - экспериментальную деятельность;

Проводить занятия с учащимися в спортивно-оздоровительных группах, на этапе начальной подготовки, в учебно-тренировочных группах, в группах спортивного совершенствования и высшего спортивного мастерства.

Проводит занятия с учащимися- членами сборных команд Забайкальского края;

Организует и проводит спортивные соревнования, матчевые встречи, учебно-тренировочные сборы, обеспечивает необходимые условия для различных категорий работников и учащихся образовательных учреждений.

За СДЮСШОР по биатлону в целях обеспечения её деятельности закрепляются объекты собственности (земля, здания, сооружения, имущество, оборудование, а также другое необходимое имущество потребительского, социального, культурного и иного назначений). Извлечение из Устава, пункт 6.1

Инфраструктура школы представляет собой: административно -управленческий комплекс, гостиница, медицинский центр, столовая, душевые, сауна, спортивный зал, стадион, стрельбище, лыжные трассы.

Отдаленность школы требует доставлять учащихся из разных районов города, таких как мкр. Северный, Ингодинский р - он.

Структура управления

Во главе ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края стоит директор.

Управление учреждением осуществляется в соответствии с законодательством РФ и уставом и строится на принципах единоначалия и самоуправления. Единоличный исполнитель орган - директор, назначаемый на эту должность Министерством образования, науки и молодежи Забайкальского края по согласованию с департаментом государственного имущества и земельных отношений Забайкальского края.

Директор осуществляет свои полномочия на основании трудового договора, Устава, законодательства РФ и забайкальского края, а также других обязательных для исполнения и Учреждения нормативно правовых актов.

В его подчинении находится все сотрудники организации. Смотри приложение 1. «Модель организационной структуры управляющей системы СДЮСШОР».

Основные показателей деятельности:

Источники финансирования

На рисунке 1 представлены источники финансирования ГОУ ДОд СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края.

Средства областного бюджета;

Доходы, полученные от разрешенной настоящим Уставом и действующим законодательством Российской Федерации собственной деятельности;

Доходы, полученные от разрешенных настоящим Уставом и действующим законодательством Российской Федерации дополнительных платных образовательных услуг;

Добровольные пожертвования и целевые взносы физических и юридических лиц, в том числе и зарубежных;

Иные источники, разрешенные действующим законодательством Российской Федерации.

Расходы.

На проведение спортивно - массовых мероприятий;

На участие в зональных и финальных соревнованиях;

На премирование работников;

На хозяйственные нужды;

На приобретение ГСМ;

На призы победителям соревнований;

На проведение учебно-тренировочных сборов.

Система взаимоотношений с другими предприятиями

На рисунке 2 представлена система взаимоотношений ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края

СДЮСШОР по биатлону имеет право устанавливать прямые связи с учреждениями, предприятиями, организациями, в том числе и иностранными. (Устав, п 2.5)

2. Анализ кадрового состава ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края

Персонал организации - это персонал, работающий по найму, обладающий качественными характеристиками и имеющий трудовые отношения с работодателем. Исходя из штатного расписания, которое утверждается директором организации ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края Ковалевым Геннадием Ивановичем, численность персонала в рассматриваемой организации в 2008 году составляет 80 человек.

2.1 Качественная характеристика трудовых ресурсов

Качественные характеристики определяют структуру персонала организации по категориям - руководители, специалисты, рабочие.

Качественная составляющая определяется уровнем трудоспособности. К показателям трудоспособности относится пол, возраст, уровень образования, квалификация, и т.д.

Анализ трудовых ресурсов по возрасту

Возрастная структура определяется формированием групп работников определенного возраста. В СДЮСШОР по биатлону выделяется

Таблица 2.1. Возрастные группы педагогических работников ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края

Возрастные группы200620072008 Количеств о чел. (Абсолютн ое)Относител ьное, %Количеств о чел. (Абсолютн ое)Относител ьное, % "Количеств о чел. (Абсолютн ое)Относител ьное, %доЗО521520623от 30 до 40833936623от 40 до 50417416623от 50 до 60521520415Свыше 602828415Итого:241002510026 П100

По возрастному составу наибольшую долю педагогических работников составляют люди, находящиеся в возрасте до 30 лет (23 %) от 30 до 40 лет (23 %), от 40 до 50 лет (23 %) (см. рис. 3.). На втором месте работники в возрасте от 50 до 60 лет и свыше 60 лет (15 %) Наименьшую долю составляют работники в возрасте от 30 до 50 лет. Количество лиц пенсионного возраста составляет 8 человек. В целом средний возраст по ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону составляет 36,6 лет (см. Рис. 3). Данные показатели с положительной стороны характеризуют коллектив организации, т.к. самый работоспособный и творческий возраст тренера-преподавателя -от 25 до 45 лет, когда человек от стадии профессионального становления личности проходит до стадии профессиональной зрелости."

Разделение управленческого труда является важным фактором результативности менеджмента.

Совокупность отдельных групп работников образует структуру персонала, или социальную структуру организации, которая может быть статистической и аналитической. Статистическая структура отражает распределение персонала и движение его в разрезе категорий и групп должностей. В ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края выделяют 6 категорий работников.

200620072008КоличеКоличеКоличКатегории работниковство чел.Относи тельноство чел.Относ ительнество чел.Относ ительн(Абсоле,%(Абсолое, %(Абсолое, %ютное)ютное)ютное)Руководители333333Пед. работники343937453747Служащие505743524050Итого:871008310080100

По данным таблицы можно сделать вывод, что общая численность за исследуемый период уменьшилась на 7 человек. Уменьшение численности персонала произошло в основном в категории служащие на 10 чел. Тогда как число педагогических работников возросло на 3 человека.

В настоящее время в ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края штатная численность составляет 80 человек: директор, заместитель директора по учебно-воспитательной работе, заместитель директора по административно-хозяйственной части, заместитель директора по научно-методической работе, 3 методиста, 19 тренеров-преподавателей,15 человек спортсмены-инструкторы, 4 сотрудника бухгалтерии, 36 человек - служащие.

Организационная структура - линейно-функциональная. Директору непосредственно подчиняются заместители директора по учебно-воспитательной работе, заместитель директора административно-хозяйственной части и заместитель по научно-методической работе.

Руководители - это лица, действующие на основе единоначалия и отвечающие за определенную сферу деятельности, т.е. это люди, наделенные необходимыми полномочиями для принятия решений и несущие всю полноту ответственности за результаты работы. Категория руководители в ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону относятся к административно управленческому подразделению организации.

Тренеры-преподаватели специалисты непосредственно занятые учебно-тренировочной работой.

Спортсмены- инструкторы, действующие спортсмены. Входят в состав сборной Забайкальского края по биатлону, защищают и являются представителями края на соревнованиях различного уровня.

Специалисты по УВП - лица, занимающиеся научно-методической работой, разработкой развивающих программ. К этой категории отнесены методисты, психолог. Главная особенность труда специалистов по учебно-воспитательной работе ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края является организация учебного процесса, написание учебно-тренировочных программ, разработка программ психолого-педагогическогб: развития, научно-исследовательская работа.

Служащие - это технические исполнители, т.е. работники, с>бслуживающие деятельность руководителей и специалистов. Они выполняют информационно-технические операции, финансово- экономическую работу, медицинское обеспечение.

Классификация персонала по уровню образования

Говоря о качественных характеристиках персонала, особое внимание хотелось бы уделить уровню образования сотрудников данной организации. По уровню образования: работники ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края в большинстве - это люди с высшим образованием: педагогическое физкультурно-спортивное - 22 человек, не спортивное высшее образование - 11 человек, 47 человек (58,75) имеют среднее и среднее профессиональное образование. Наибольший удельный вес занимают люди с средним и среднепрофессиональным образованием (58,75ь персонала по уровню образования представлена на рис 2.3.

За анализируемый период часть работников, имеющих высшее физкультурно-спортивное образование, увеличилась с 2006 года на 3 человека (16 %) Численность работников, имеющих среднее и среднепрофессиональное образование, уменьшилась на 7 человека. Рост численности работников с высшим образованием свидетельствуют о повышении качественного уровня образовательных услуг, т.е. о повышении эффективности работы.

Анализ состава кадров по педагогическому стажу работы

Классификация персонала по педагогическому стажу работы в ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского представлена в таблице 2.4.

Таблица 2.4

Стаж педагогической работы200620072008До 5 лет662От 5 до 10 лет33 8От 10 до 20 лет448Свыше 20 лет998ИТОГО222226

Качественным показателем педагогического персонала можно считать наличие высоких квалификационных категорий - высшей и первой, у тренеров-преподавателей, что говорит о высоком качестве образовательных услуг. Из 19 тренеров-преподавателей школы 8 имеют высшую квалификационную категорию, 8 тренеров имеют первую категорию, 2 вторую категорию. В связи с этим качественный состав педагогических работников за последние годы изменился следующим образом (см. данные в

Таблица. Квалификационный состав педагогических работников (тренера - преподаватели)

Квалификация работников200620072008Высшая категория568Первая категория-48Вторая категория94215 разряд22111 разряд121всего171819

2.2 Анализ движения трудовых ресурсов ГОУ ДОД «СДЮСШОР по биатлону» Забайкальского края. 2006-2008 г.

Количественная характеристика трудовых ресурсов

Количественная характеристика включает анализ списочного, явоч ного и среднесписочного состава кадров.

Списочный состав работников предприятия - показатель численности персонала предприятия, состоящего в его списках. В этот состав включаются все работники, принятые на постоянную, сезонную, а также временную работу на срок один день и более, с учетом принятых и выбывших в этот день работников.

Явочный состав работников - число работников, явившихся на работу на определенный период времени.

Среднесписочная численность работников определяется путем сум мирования численности работников списочного состава за каждый день месяца с учетом выходных и праздничных дней и делением полученной суммы на количество календарных дней месяца.

Таблица 2.2.1 Количественная характеристика трудовых ресурсов ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края

Наименование показателей2006г2007г2008гЧисло работников списочного состава на конец отчетного года878380Принято302620Уволено141512

В настоящий момент количественный состав работников соответствует штанному расписанию, штат является укомплектованным.

Для того чтобы более полно проанализировать движение кадров, рассчитаем следующие коэффициенты:

„_ число поступивших на работу приема

среднесписочная численность

_ число уволенных текучести

среднесписочная численность

Кзамещения = коэффициент приема

коэффициент текучести?} "

2006 год2007 год 2008 год

^приема 0,Эт-^-приема \),э1. ^-приема 1/,/Э

^текучести - 0,10-^текучести - 1Л-1о^текучести - "> 13

-^постоянства кадров- 2.,\.2.Э ^постоянства кадров- 1,// ^-постоянствакадров-1,00

Анализ данных коэффициентов за последние три года показывает, что коэффициент текучести кадров невысок, что свидетельствует о хорошем, сильном и постоянном коллективе и говорит о том, что тренеры-преподаватели удовлетворены своей работой. Коэффициент приема кадров является относительно низким, что может в дальнейшем негативно сказаться на деятельности школы, т.к. в настоящее время школа находится на стадии развития. В целом анализ коэффициента замещения К3 >1, можно сделать вывод, что происходит не только возмещение убыли рабочей силы в связи с увольнением, но и появляются новые рабочие места.

Принятых работников на различные должности в отчетный период на 10 человек меньше, так же снизилось количество уволенных.

3. Информационное обеспечение управления организации. Цели, задачи и сущность информации и информационного обеспечения

Информация - одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых областей современной науки. Это, видно хотя бы из нечеткости самих определений понятия информации: совокупность сведений, данных, знаний. Или из философии - нарушение монотонности. В кибернетике количество информации тесно связывается с энтропией, с одним из основных понятий классической физики, т. е. со способностью энергии к превращениям. Н. Винер пишет: "Количество информации в системе есть мера организованности системы, точно так же энтропия системы есть мера дезорганизованности системы, одно равно другому, взятому с обратным знаком". С точки зрения методологии управления прогрессирующая энтропия, т. е. постоянно увеличивающаяся хаотическая беспорядочность связей между элементами, характерна для закрытых, изолированных от окружающей среды систем, и информация есть отрицание энтропии.

В теории управления целесообразно применять определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.

Главное, что информация есть предмет, средство и продукт управленческого труда. Важно подчеркнуть ряд требований, предъявляемых к управленческой информации: надежность (и достоверность), своевременность, адресность и возможность многократного использования. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуации.

Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления.

Управленческая информация имеет ряд особенностей:

большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;

исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;

исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время. Оптимальный способ хранения производственной информации - создание

баз и банков данных, т. е. функционально организованных массивов компьютерной информации, осуществляющих централизованное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач. При этом способе создания и использования массивов информации, когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие специалисты ее используют в различных производственных аспектах, обеспечивается интерактивный, т. е. активный с обеих сторон режим работы. Информационные базы данных обычно формируются путем объединения первичных статистических показателей деятельности предприятия в укрупненные файлы с необходимыми реквизитами. Базы данных постоянно обновляются в соответствии с ходом технологического процесса и с учетом требований потребителей информации, решающих большой комплекс информационно связанных управленческих задач.

Выход в свет в конце 40-х годов XX столетия работ К. Шеннона и Н. Винера послужил началом развития математической теории информации, которая определяет понятие "информация" через меру уменьшения неопределенности знания при совершении какого-либо события. Математическая теория информации стала важнейшим стимулом развития кибернетики - науки об общих законах получения, хранения, передачи и переработки информации в целях ее использования в процессах управления различными системами, в том числе и социальными. Кибернетика разрабатывает общие принципы создания систем управления. Использование категориального аппарата кибернетики применительно к обществу заключается в том, что последнее рассматривается как самоорганизующаяся динамическая система, в которой происходят материально-энергетические информационно-управленческие процессы. В контексте ее использования в управленческой деятельности информация истолковывается как совокупность сведений, необходимых для активного воздействия на управляемую систему с целью ее оптимизации. Полезность и эффективность информации в таком случае оценивается по степени ее влияния на изменение представляющего звена о состоянии управляемого социального объекта.

Управление социальными системами, их подсистемами и организациями предполагает производство, воспроизводство и применение различных видов информации. Оно включает:

1. Производство информации в виде научных исследований, изобретений, открытий; обобщения практического опыта в области производства, культуры, образования, социально-политической жизни и т.д.;

2. сбор, отбор, оценка информации, необходимой для управления;

3. аналитико-синтетическая переработка информации (библиографическое описание, классификация, предметизация, аннотирование, реферирование, перевод, кодирование);

4. хранение и поиск информации;

5. размножение и распространение информации, передача ее потребителю;

6. использование информации;

7.контроль за эффективностью использования информации.

Роль информации в управленческой деятельности

Эффективное управление различными социальными организациями и системами немыслимо без использования информации. Такая ситуация предопределяется тем, что управление в своей сущности есть подготовка, принятие и осуществление цепи последовательных решений управляющейсистемой на основе информации, отражающей состояние управляемого объекта и окружающей среды, а также степень исполнения (или невыполнения) принятых управленческих решений. Под информацией обычно понимают процесс передачи сообщений между передающей и принимающей системами, что ведет к изменению разнообразия состояния последней.

Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется прежде всего теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата. Она зависит также от масштаба и важности принимаемых решений (чем масштабнее и важнее решение, тем большая по объему и разнообразная по содержанию информация необходима для его подготовки и принятия), от количества и характера управляемых, регулируемых параметров, от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта, от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы.

По мере совершенствования управления обществом возрастает необходимость знания об объектах управления, будь это социальные группы, слои населения, социальные организации, территориальные общности или подсистемы общества - экономическая, социальная, политическая, социокультурная. В этих условиях и субъект, и объект управления нуждаются в достоверной и полной информации о функционировании общества, его основных подсистем, организаций и групп. Социологические исследования показывают, что руководители и менеджеры редко и не в полной мере используют доступную информацию, несмотря на приписываемую ей первостепенную роль в процессах управления. Разработчики социальных программ чаще всего жалуются на то, что результаты их труда не используются или редко используются в управленческой деятельности. В результате социологических исследований установлено, что менеджеры более 50 % [данные приведены В. Поповым] своего времени тратят на распределение документов среди подчиненных, на обсуждение их с подчиненными и на участие в совместном - с подчиненными или вышестоящими руководителями - решении возникающих проблем. Менее 50 % опрошенных работников сферы управления использовали компьютерные отчеты в качестве основы для оценки и поощрения работников, запросов большего количества ресурсов или их перераспределения, пересмотра методов и процедур организаторской деятельности и функционирования системы управления, повышения достоверности информации.

Поэтому в практике управления важное значение приобретает выявление и изучение основных факторов, определяющих интенсивность использования информации менеджерами.

Первым из таких факторов является организационная культура. Будут ли содержащиеся в информационных потоках данные правильно восприняты, поняты и воплощаются ли в практические действия менеджера, в существенной мере зависит от его организационной культуры. В системах оценки работников управленческой сферы, как и в прежние времена, чаще всего используются такие критерии, как пунктуальность, ответственность и умение сотрудничать, а не способность быстро и квалифицированно отыскать и использовать новую информацию, необходимую для успешного решения задач, стоящих перед данной организацией.

Второй фактор, влияющий на использование менеджером полученных данных, касается содержания информационные потоки, поступающие в сферу управления, должны помогать направлять и концентрировать внимание управленцев на насущных проблемах управленческого труда, тем самым мотивируя их более активную и эффективную деятельность. Наконец, следует иметь в виду, что использование информации управленческими кадрами требует поддержки и содействия должностных лиц, функционирующих на верхних этажах управленческой пирамиды. В этом - решающий залог соответствия получаемой информации сфере деятельности, компетентности и полномочиям субъекта управления, который ее использует.

Одним из важнейших требований к информации, используемой в управлении, является ее оптимальность и полнота. Оптимум информации означает, что она должна содержать все необходимые сведения по всем управляемым параметрам, причем, только необходимые сведения об управляемом объекте.

Вторым требованием к информации является ее объективность, соответствие реальному положению дел и состоянию управляемого объекта, наличия в ней надежных, не содержащих искажений сведений. Третье непременное требование управляющей системы к поступающей в ее распоряжение информации - точность, характеризующая степень детализации информации, ее приближение к реальному состоянию управляемого объекта, которое она выражает.

Следует, однако, подчеркнуть, что когда речь идет об оптимальности, полноте, объективности и точности информации, необходимой для управленческой деятельности, то эта задача должна решаться каждый раз по-новому, в зависимости от содержания вполне определенной проблемы, которую нужно решить данному органу управления. А ее эффективное решение возможно только в том случае, когда поступающая в управленческую сферу информация своевременна и оперативна. Только такая информация, которая поступает, обрабатывается, интерпретируется и используется вовремя, тогда, когда возникает необходимость в принятии того или иного решения, служит оптимизации, повышению эффективности управленческой деятельности.

Соблюдению этого очень важного, четвертого по порядку, но не по значению, требования, в решающей степени способствует применение в управленческой деятельности современных информационных технологий. На начальных этапах компьютеризации производственной, банковской и иных сфер деятельности, внедрение информационных технологий означало лишь приобретение компьютера для автоматизации работы с документами, содержащими большие объемы информации. Затем появлялись друг за другом все более сложные и эффективные информационные технологии, которые находили все более широкое применение в сфере управленческой деятельности. В соответствии с этим развивался процесс перехода от простой информационной поддержки рутинных производственных или финансово-бухгалтерских операций до современных возможностей различных управленческих информационных систем, облегчающих принятие эффективных управленческих решений.

Технологии информационной деятельности

Управление современным сложным высокомеханизированным производством может быть достаточно эффективным только при условии оснащении его разнообразной организационной и вычислительной техникой. Интенсивность современного производства и скоротечность многих технологических процессов, повышение требований к качеству продукции определяют объективную необходимость органического включения средств управления в процессе производства. Множественность связей между различными элементами и участками производства определяет необходимость оперативных контактов между ними, выбора наиболее рациональных направлений и форм связи и оснащения их эффективной техникой. Сложность принимаемых в процессе управления решений требует их многовариантной разработки и выбора наиболее эффективного варианта. Это существенно повышает объем и трудоемкость управленческих работ и становиться практически реальным только при использовании высокопроизводительной техники управления.

Огромные массивы регистрируемой, передаваемой и обрабатываемой информации потребовали бы неоправданных затрат труда, если бы в помощь человеку для этой цели не была бы подключена соответствующая техника. Хранение и обработка информации также нуждается в механизации.

Скорость получения и обработки информации превращает ее запасы из ненужного архива данных в активное средство воздействия на управляемый объект.

В зависимости от решаемых управленческих задач могут быть задействованы следующие информационно-управленческие технологии:

сберегающие (экономят трудозатраты, материалы и финансовые ресурсы, но не оказывают существенное влияние на изменение состояния и уровня функционирования предприятия), в основном передающие информацию от источника к адресату без ответственности за суть передаваемой информации и ее использование адресатом;

рационализирующие (охватывают не только функции передачи, но и в определенной мере ответственны за использование информации);

творческие (выработка новых знаний, их передача, переработка, использование для усовершенствования объекта управления).

Таким образом, техническое оснащение системы управления является одним из существенных условий повышения качества управления и снижения затрат, связанных с ним.

Техническое оснащение процессов управления требует значительных капитальных вложений и вносит существенное изменения в содержание управленческого труда, предъявляя дополнительные требования к подготовке руководителей разных рангов и специалистов. Эффективность этих затрат в значительной мере зависит от организации всей работы по внедрению и эксплуатации техники управления. Технические средства управления включают разнообразные виды машин, механизмов, приборов и приспособлений.

Наличие даже значительного количества техники не может в полной мере характеризовать реальный уровень технической оснащенности управления, так как применение отдельных видов даже очень прогрессивной техники может происходить при небольшой ее загрузке. Техника может использоваться не по прямому назначению, может увеличиться трудоемкость ее обслуживания, в результате чего вырастают затраты по управлению без должных результатов. Кроме того, новая техника управления должна сопровождаться изменениями информационной системы, организации управленческого труда и квалификации кадров, организационной структуры аппарата управления. Совершенствование техники в отрыве от других элементов системы управления снижает ее эффективность и не создает реального технического обеспечения системы управления.

Под техническим обеспечением системы управления понимается оснащение процессов управления современными техническими средствами, соответствующими применяемым методам управления, материально-технической базе производства и методам его организации и сочетающимися со всеми остальными элементами системы управления.

Основными требованиями, предъявляемыми к техническому обеспечению управления, являются:

комплексность механизации и автоматизации процессов управления и отдельных видов работ;

пропорциональность производительности разных видов техники, связанной между собой процессом управления;

непрерывность использования технических средств и движения информационных потоков;

ритмичная работа техники и всех звеньев аппарата управления;

экономичность эксплуатации техники управления.

Эти черты технической базы управления характеризуют ее как систему определенным образом организованных технических средств.

Таким образом, можно сказать, что уровень технической оснащенности в значительной мере определяет всю систему организации управления.

Анализ технического обеспечения представляет собой один из центральных разделов общего анализа организации управления. Целью анализа организации технического обеспечения являются: оценка уровня механизации и автоматизации процессов управления и отдельных видов работ; определение степени комплексности оснащения процессов управления техникой; выявление соответствия технических средств характеру механизируемых процессов управления, т.е. рациональность ее использования; оценка использования наличной техники, выявление излишней техники и обоснование дополнительной потребности в ней.

Анализ технического обеспечения опирается на данные статистической отчетности и оперативного учета, которые особенно подробно характеризуют состав и использование вычислительной техники. При анализе технического оснащения широко применяется система показателей, характеризующих состояние, качественный состав и использование техники управления.

Информационные системы в менеджменте

Важнейшая особенность процесса управления заключается в его информационной природе. В управляющей системе на основе тщательного изучения и анализа информации о задачах, которые ставит перед собой организация, о состоянии управляемого объекта, тенденциях его развития, о смежных производствах, научно-технических разработках о составе коллектива, формах организации его труда и т. д. создается информационная модель будущего состояния объекта и обосновываются условия и этапы ее реализации, т. е. принимаются решения по преобразованию объекта. Организация реализации принятых решений проводится через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация). Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем полнее она отражает действительное состояние и взаимосвязи в объекте управления, тем обоснованнее поставленные цели и реальные меры, направленные на их достижение.

Так как руководитель в своей работе опирается на информацию о состоянии объекта и создает в результате своей деятельности новую командную информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом и продуктом управленческого труда.

Информация как элемент управления и предмет управленческого труда должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния.

Информационное обеспечение - это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства. При характеристике информации в системе управления выделяются две ее части:

1. Первичные элементы информации (данные), которые могут быть присущи всем объектам определенного класса и различаются лишь количественным выражением;

2. Схемы классификационных связей, которые отражают логику изменений в производственном процессе и обосновывают направления преобразования информации (информационной модели).

Они в большей мере связаны со спецификой объекта. Это позволяет выделить два уровня характеристик информационного обеспечения:

элементный, т. е. совокупность данных, характеристик, признаков;

системный, т.е. воспроизводящий взаимосвязи и зависимости между классификационными группами информации, реализуемый в виде информационных моделей.

При элементной характеристике информации изучаются состав информации, форма и виды носителей, их номенклатура. При характеристике информационной системы исследуются движение информационных потоков, их интенсивность и устойчивость, алгоритмы преобразования информации и соответствующая этим объективным условиям схема документооборота. Совокупность информации, регистрируемой, передающейся и перерабатывающейся в системе управления, должна отражать все разнообразие фактических и возможных состояний, наблюдаемых и регулируемых системой управления.

Характеризуя информацию как предмет труда в процессе управления, необходимо учесть ряд ее особенностей. Прежде всего, информация-это предмет труда длительного пользования. При использовании она не теряет своих потребительских свойств, хотя и входит в состав готового продукта (управленческого решения), составляя его субстанцию. Такая особенность информации предлагает определенную специфику ее формирования. Наибольший объем работ и затрат связан с первоначальным созданием информационных массивов - банков данных. В последующем данные этих банков периодически обновляются, корректируются, но продолжают использоваться.

Информация относится к предметам труда особого рода также потому, что она способна к саморазвитию. Количественное накопление информации дает возможность более четко установить тенденцию развития управляемого объекта и выявить новые связи между отдельными классификационными группами информации. Это позволило в качестве одного из важнейших принципов построения информационной системы сформулировать получение максимума производной при минимуме исходной информации.

Старение информации в ряде случаев связано с потерей ее ценности для конкретных условий и целей, но она может быть омоложена и вновь приобретает ценность с изменением условий. Определенную полезность сохраняет даже ретроспективная информация как база для анализа динамики.

Информация должна быть подготовлена к использованию. В зависимости от степени ее подготовленности может быть выделена: первичная информация как набор данных, показателей, описывающих отдельные стороны процесса и его элементов;

вторичная информация, прошедшая определенное упорядочение и классификацию для получения целесообразной производственной информации;

информационные модели отдельных элементов и локальных процессов, описывающие статическое состояние объекта;

информационные модели динамики, характеризующие изменение отдельных элементов и процессов;

интегрированные информационные модели, описывающие определенные решения и имеющие активную направленность.

Первые две степени являются прерогативой информационной службы; третья и четвертая связаны с деятельностью определенных функциональных подразделений; последняя группа моделей пользуется руководителем.

Решения являются идеальным описанием желаемого состояния объекта и методов достижения этого состояния. Они представляют собой продукт ограниченного применения, так как направлены на конкретный объект в четко описываемых условиях. Качество решения как готового продукта проявляется опосредованно, в деятельности объекта, на который данное решение направлено.

Для анализа информационного обеспечения наибольшее значение имеет выделение следующих разновидностей информации:

в зависимости от описываемых процессов - производственно-гномическую, технико-технологическую, организационную, социальную, информацию о внешних хозяйственных связях;

по отношению к управляемому объекту - внешнюю и внутрипроизводственную;

по роли в процессе управления - директивную, нормативную, плановую, аналитическую;

о степени обновляемости и порядку поступления - постоянную и переменную, длительного хранения, оперативную, циклическую, периодическую;

по степени агрегирования - простую, интегрированную, усредненную и т. п.;

по степени преобразования - первичную, производную, обобщенную;

по степени обработки - бухгалтерскую, статистическую, оперативно-производственную и т. п.

При организации информационного обеспечения принципиальное значение имеет распределение информации на прямую, т. е. командную, исходящую от управляющей системы, и обратную, отражающую реакцию управляемого объекта на происходящие изменения и реализуемые решения.

Необходимо отметить, что основным видом информации, циркулирующей на предприятиях (объединениях), является информация, организующая производственные и технологические процессы и реализующая методы управления этими процессами. Разработка конструкторской и технологической документации, создание и поддержание в актуальном состоянии нормативной базы, планирование, учет и оперативное управление производственными процессами создают на предприятиях (объединениях) мощный поток производственно-экономической информации. Она может быть директивной или распорядительной, производственно-экономической или общественно-воспитательной и т. п.

Под экономической информацией понимают информацию, которая возникает при подготовке и в процессе производственно-хозяйственной деятельности предприятия (объединения) и управления этой деятельностью.

Экономическая информация обладает рядом особенностей:

1.В основной массе она имеет дискретную форму преставления; выражается в цифровом или алфавитно-цифровом виде;

.Отражается на материальных носителях (документах, перфолентах, перфокартах, магнитных лентах, дисках и т.д.);

2. Ее большие объемы обрабатываются в установленных временных пределах, зависящих от ее конкретных функций, чаще всего - это циклическая регулярная обработка;

3. Исходная информация, возникающая в одном месте, находит свое отражение в различных функциях управления и в связи с этим подвергается различной обработке несколько раз, что требует многократной перегруппировки данных;

4. Объемы исходной информации достигают больших размеров при относительно малом числе операций ее обработки;

5. Исходные данные и результаты расчета, а иногда и промежуточные результаты подлежат длительному хранению.

6. Исключительно важными требованиями к экономической информации в системах управления производством являются требования своевременности, полноты и достоверности, которые следует неукоснительно выполнять при организации обработки экономической информации.

При создании информационного обеспечения ориентируются на усредненную, выровненную потребность в информации руководителей и специалистов. Особое место здесь занимает информация об управлении, в которой отражаются прогрессивные приемы и методы организации управления.

В процессе организации информации принципиальное значение имеет расчленение ее на условно-постоянную, играющую роль нормативно-справочной, и переменную. Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связей организуются во взаимосвязанные блоки (модели), которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими процесс в статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.

Процесс формирования информационного обеспечения включает несколько этапов:

1) Описание состояния объекта, т. е. физическая фотография. Это предполагает набор технико-экономических показателей и параметров, характеризующих управляющую и управляемую системы, с соответствующей классификацией этих показателей;

2) Моделирование классификационных связей в информационных массивах с выделением причинно-следственных зависимостей, т. е. формирование частных статических моделей;

3) Отражение в информационных моделях динамики отдельных элементов и процессов, т. е. обоснование тенденций количественного и качественного изменения в производстве. При этом количественное изменение предполагает корректировку информации, а качественное изменение - ее частичную или полную перестройку;

4) Интегрированная информационная модель процесса производства, отражающая взаимосвязь и динамику локальных процессов и всего производства.

Порядок формирования определяет подход к анализу состава информации. Организация информации в значительной степени предопределяет порядок ее хранения, регистрации, обновления, передачи и использования. Четкая организация банков данных позволяет более полно обосновать направления движения, интенсивность потоков, закономерности ее преобразования, методику запросов и получения.

Таким образом, система информационного обеспечения - это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений. Эта система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю.

Необходимо отметить, что важнейшим направлением является исследование движения информации, то есть анализ информационного потока, обеспечивающего связи, необходимые в производственной системе (между структурными подразделениями аппарата управления), и ее контакты с внешней средой (учреждениями и организациями). Обеспечение рациональных связей между источниками и приемниками информации и путей ее циркулирования является одним из непременных условий эффективного функционирования системы управления. Относительное постоянство взаимозависимостей структурных подразделений позволяет выбирать рациональную структуру путей движения информации и наиболее эффективные технические средства для каждого канала связи.

Таким образом, поток информации - движение информации от источника к получателю, направление которого задается адресами источника и получателя информации.

Потоки характеризуются количеством информации, находящейся в системе и обрабатываемой в единицу времени. Данные могут обрабатываться и перемещаться: поточно, по мере возникновения; с регулярной периодичностью, когда информация накапливается, после чего обрабатывается и перемещается через заранее установленные интервалы времени; нерегулярно по мере возникновения отдельных информационных совокупностей.

Вид движения информации и сроки ее поступления в управляющую систему должны быть согласованы во времени с циклом производства и обеспечивать возможность своевременного вмешательства в ход производства.

Руководители, которым для успешного осуществления управленческой деятельности необходима как информация из внешней среды, поставляемая системой НТИ, так и разнообразная внутрифирменная информация, должны соблюдать принципы систематизации информационных потоков, а именно:

обеспечение полноты и достоверности учета всех сторон хозяйственной деятельности, достижение неразрывных связей между оперативным, статистическим и бухгалтерским учетом; ель функционирования информационной управленческой системы устанавливается пользователем, следовательно, человек является важнейшим компонентом такой системы. Информация, ее ввод и извлечение - другой важный компонент. Обработка информации в соответствии с подробными инструкциями пользователя - основной процесс в такого рода системах. Таким образом, информационная управленческая система - это многокомпонентная система, объединяющая людей, процедуры обработки и оборудование - обычно на базе компьютеров - для сбора, обработки, поиска и предоставления информации.

Информационная управленческая система, функционирующая по существу как автоматизированная система управления (АСУ), существенно отличается от системы обработки данных. Системы обработки данных традиционно поддерживали операционные решения, которые в большей мере поддаются программированию и принимаются обычно на низких организационных уровнях управления. В отличие от них автоматизированные системы управления (АСУ) представляют из себя определенную сеть, использующую компьютеры, чтобы поставлять руководству информацию, необходимую для принятия непрограммируемых решений, касающихся проблем, далеких от ясности. Примерами непрограммируемых решений могут быть решения, связанные с текучестью кадров в учреждении или с недоплатой налогов в государственную казну. По мере продвижения вверх по ступеням организационно-управленческой иерархии процесс принятия решений становится все более непрограммируемым, а потому нуждается в использовании АСУ. Нельзя при этом забывать, что люди, являющиеся специалистами - неотъемлемая часть АСУ, поскольку они привносят в нее существенный объем знаний, интеллекта и опыта, необходимые для принятия непрограммируемых управленческих решений.

В реестре современных информационных технологий существенное значение имеют системы управления базами данных (СУБД). Каждая из них представляет собой пакет программ, предназначенных для того, чтобы обеспечить системный, интегрированный и гибкий подход к организации данных и доступ к ним, в том числе и в масштабах целого ведомства.

Например, Министерство труда и социального обеспечения может обзавестись единой базой данных, которая будет содержать сведения и файлы на всю клиентуру, хотя клиенты подразделяются на более чем два десятка различных категорий по характеру обеспечения, а сотрудники этого ведомства специализируются на работе с определенными группами клиентов. Среди новейших информационных технологий, используемых в целях совершенствования управленческой деятельности и повышения ее эффективности, значительная роль принадлежит автоматизации офисных операций. Она представляет собой результат применения современных достижений в области технологии производства и использования микросхем, а также разработки продуктов и в сфере телекоммуникаций. Наиболее распространенные технологии офисной автоматизации - это текстовые редакторы, электронная почта, факсимильная связь, автоматизированные рабочие места и технологические возможности проведения телеконференций. Возьмем к примеру, текстовый процессор. Он сокращает время, необходимое для черновой подготовки, редактирования, копирования и распечатки текста; распространения и сортировки по файлам текстов материалов. Текстовый процессор совершает обработку текстов; подключаясь к нескольким дисплеям и принтерам, рассредоточенным по всему учреждению, создает возможность доступа к тексту всех сотрудников учреждения. Электронная почта, используемая для коммуникационных взаимодействий, помогает избежать телефонной "некомпетентности", когда один из участников коммуникации отсутствует на месте. В этом заключено важное преимущество, если учесть, что только около одной трети телефонных звонков действительно приводят к контакту с требуемым абонентом. Кроме того, электронная почта дает возможность менеджерам извлекать предназначенные для них сообщения в удобное для них время. Кстати, у менеджеров появляется возможность тиражировать и направлять одно и то же сообщение сразу многим заинтересованным лицам.

Факсимильные аппараты работают как фотокопировальные машины, но используют широкомасштабные телекоммуникационные сети. Документы с их помощью могут передаваться в своем оригинальном виде и быстрее, чем другим способом, причем обычно с меньшими затратами.

Автоматизированные рабочие места, разрабатываемые на основе микрокомпьютерной и телекоммуникационной технологии, дают возможность менеджерам получить доступ к СУБД, к текстовым редакторам, экспертным системам, электронной почте. Они существенно сокращают объем рутинных, повторяющихся и утомительных операций, высвобождая значительную часть времени специалиста, занимающегося управленческой деятельностью, для более важных дел.

Проведение телеконференций основано на использовании телекоммуникационных технологий, таких, как телефонные линии, многоканальная, а также микроволновая и спутниковая связь. Все это обеспечивает возможность личного общения на значительном расстоянии, экономит время и деньги, обычно затрачиваемые при переездах, а необходимые для управленческой деятельности коммуникационные взаимодействия освобождаются от каких бы то ни было географически-пространственных ограничений.

Эта технология особенно эффективна, когда ее используют высшие управленческие кадры в общенациональных государственных учреждениях. Большие ресурсы для роста эффективности управленческой деятельности заложены в системах поддержки принятия решений (СПГТР). Они представляют собой компьютерную информационную систему, которая поставляет работникам высших звеньев управления информацию, используемую для нетрадиционного полиструктурного принятия непрограммируемых управленческих решений. Они способны оказать поддержку руководителю и менеджеру в принятии нетривиальных решений, облегчают пользователю манипуляции множеством разнообразных данных, разработку моделей и построение сценариев. Поэтому их использование повышает качество управленческих решений, особенно если это связано с множественными целями и требует учета множественных вариантов.

На переднем крае современных информационных технологий находятся экспертные системы. Опирающиеся на исследования в области искусственного интеллекта, экспертные системы предназначены для того, чтобы подражать процессам человеческой мыслительной деятельности. В отличие от других компьютерных технологий они способны производить не только вычислительные операции, но и делать выводы, исходя из фактов и заданных правил, что во многом напоминает умозаключение думающего человека. Такие функции экспертной системы обеспечиваются наличием базы знаний, содержащей знания эксперта - человека, а также генератором выводов, содержащим правила и стандартные оценки, используемые экспертом, чтобы прийти к определенному заключению. Эти системы могут с успехом применяться в таких сложных видах управленческой деятельности, как анализ инвестиционных проектов или определение характера чрезвычайных действий в случае наводнения, землетрясения, технологической катастрофы и других экстремальных ситуаций, в которых всегда существует множество неопределенных, непредсказуемых элементов. Поэтому их часто называют "интеллектуальными консультационными системами".

Квалифицированное применение современных информационных технологий дает возможность обеспечить качественную эффективность, количественную эффективность, рентабельность и экономичность управленческой деятельности. Если говорят о качественной эффективности, то имеют в виду достижение наилучшего из возможных результатов управленческой деятельности. Количественная эффективность воплощается в достижении наилучших конечных показателей, содействующих достижению более высокой производительности труда или снижению темпов инфляции. Рентабельность означает наилучшее соотношение между показателями на входе и выходе системы, например, соотношение между затратами и полученными результатами. Экономичность означает минимальную затрату ресурсов для принятия и осуществления управленческого решения.

Однако применение современных информационных технологий создает не только обширное пространство новых возможностей для повышения эффективности управленческой деятельности, но и ряд новых, не существовавших ранее проблем. Одна из наиболее острых среди них -компьютерная грамотность или, в более широком и существенном смысле, -грамотность управленческих кадров в области современных информационных технологий. Такая грамотность предполагает наличие у руководителей и менеджеров глубокого понимания, что такое компьютеры, как они работают и как соотносятся с повседневными рабочими функциями; умение использовать их в повседневной деятельности/ подсказав другим сотрудникам, где и как они могут применяться. Компьютерная грамотность управленческого персонала включает в себя также понимание того, как эффективно пользоваться информационными технологиями, как и любыми другими ресурсами социальной организации или системы - финансовыми, материально-техническими и людскими. Менеджеры не должны питать иллюзий, будто повышение эффективности управленческой деятельности просто следует за применением информационных технологий подобно тому, как весна следует за зимой, а лето - за весной. Им необходимо оценивать различные варианты и возможности предполагаемого применения той или иной информационной технологии или комплекса таких технологии с точки зрения интересов и целей соответствующей организации или системы в целом. Следовательно, и в области применения современных технологий в практике управленческой деятельности необходимо компетентное и энергичное руководство.

Заключение

Преддипломная практика проходила в Государственном образовательном учреждении дополнительного образования детей Специализированной детской спортивной школе олимпийского резерва по биатлону Забайкальского края.

Проведенный анализ показателей позволил выявить:

Существенный скачек показателей достижения спортсменов учебно-тренировочной группы и групп спортивного совершенства свидетельствует о улучшении уровня образования в спортивной школе;

Анализ коэффициентов приема, текучести и замещения за последние три года показывает, что происходит школе возмещение убыли рабочей силы в связи с увольнением. Коэффициент замещения с годами уменьшается, что может в последствии сказаться на нехватке кадров, увеличится число увольняемых.

Принятых работников на различные должности в отчетный период на 10 человек меньше, но также снизилось количество уволенных. Это является показателем стабильности кадровой политики, учете и принятии мер по сохранению кадров, что может свидетельствовать о развитии организации, о социально-экономическом росте и стабильности.

В теоретической части отчета по практике мы рассмотрели вопрос о информационном обеспечении управления организации и техническом обеспечении современной организации.

Мы взяли именно теоретический аспект данного направления, что позволит нам в дальнейшем развить и проанализировать этот аспект в ГОУ ДОД СДЮСШОР по биатлону Забайкальского края. Сделать соответствующие выводы и рекомендации

Литература

организация информационный кадровый

1. Виханский О.С, Наумов А.И. Менеджмент. - 1998

2. Быстрое И. В. «Методы информационного обеспечения стратегического управления на промышленных предприятиях» - дисс. канд. экон. наук., - Санкт-Петербург, 2004.

3. Жигалов В.Т. Основы менеджмента и управленческой деятельности. -М. : Экономика, 1992.

4. Книга делового человека: Справочник / Л.Е. Варданян, А.И. Канащенков, А.В. Носов и др.; Под ред. Г.А. Краюхина, Э.С. Минаева. - М.: Высшая школа, 1993 г. - 350с.

5. Острейковский В.А. Теория систем: Учеб. для ВУЗов по спец. «Автом. сист. обр. информ. и упр.»: - М.: Высшая школа, 1997 г. - 240с.

6. Мескон М.Х. Основы менеджмента / Пер. с англ. - М.: Дело, 1995

7. Смолкин А.М Менеджмент: основы организации: Учебник. - М., 2002

8. Спицнадель В.Н. Основы системного анализа: Учеб пособие. - СПб.: «Изд. Дом «Бизнес-пресса», 2000 г. - 326с.

9. Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева - М., 1999

Ю.Цыпкин Ю.А. Менеджмент. - 2002.

11.В.А.Любина. Менеджмент. Методические указания по выполнению курсовой работы: Чита, 2004г.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.