Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Саратовский государственный технический университет

Балаковский институт техники, технологии и управления

Создание таблиц и связей между ними в microsoft access 2007

Методические указания к выполнению лабораторной работы

по курсу «Информационное обеспечение систем управления»

для студентов специальности 210100

дневной и вечерней форм обучения

Одобрено

редакционно-издательским советом

Балаковского института техники,

технологии и управления

Балаково 2010

Цель работы: научиться создавать таблицы в различных режимах, а также устанавливать связи между таблицами.

Основные понятия

Microsoft Access 2007 – это программное обеспечение, которое относится к категории систем управления базами данных (СУБД) и является одним из продуктов пакета Microsoft Office 2007. Основная функция как Access, так и любой СУБД – это работа со структурированной в виде таблиц информацией. Программа Access позволяет обеспечить ввод данных в таблицы базы данных, их хранение и сопровождение, а также получать из совокупности этой информации нужные данные, необходимые при принятии важных бизнес-решений.

Объекты базы данных

К объектам базы данных относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Все они сгруппированы по категориям и отображаются в области переходов базы данных (рис.1).

Рис.1. Область переходов базы данных

Таблицы. Как вы уже знаете, таблица создается и используется для хранения данных. Каждая таблица включает сведения об объекте определенного типа и состоит из полей, которые составляют записи.

Формы. Формы используются для ввода и просмотра таблиц в окне формы. Формы позволяют ограничить объем информации, отображаемой на экране, и представить ее в требуемом виде. С помощью конструктора форм вы можете создавать формы любой степени сложности.

Запросы. Мощный инструмент управления данными, позволяющий извлекать из таблиц базы данных сведения, которые соответствуют определенному критерию. С помощью запросов можно автоматизировать процесс обновления или удаления записей из одной или нескольких таблиц, а также выполнять вычисления, основанные на значениях, хранимых в таблице.

Отчеты. Отчет предназначен для вывода сведений из базы данных на печать в удобном виде, но может быть и просмотрен на экране. В отчеты часто включаются итоговые данные, для чего предусмотрены специальные средства.

Макросы. Макросы предназначены для автоматизации часто выполняемых операций. Каждый макрос содержит одну или несколько макрокоманд, каждая из которых выполняет определенное действие, например, открывает форму или печатает отчет.

Модули. Другим средством автоматизации приложений являются программы на языке Visual Basic for Applications (VBA), которые содержатся в модулях. Технология программирования, реализованная на языке VBA, позволяет пользователям создавать развитые приложения и самостоятельно решать многие задачи, не обращаясь к услугам профессиональных программистов.

Создание и модификация структуры таблицы

Основным структурным компонентом базы данных является таблица, состоящая из строк (записей) и столбцов (полей). Каждая таблица содержит записи определенного вида, например о студентах, обучающихся в вузе. Например, запись о студенте может содержать номер его личного дела, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения, номер учебной группы.

В приложении Access создать таблицу для последующего ввода в нее собственных данных можно разными способами: на основе шаблона таблицы, в режиме конструктора и путем ввода данных в пустую таблицу.

Создание таблиц на основе шаблона таблицы

В Access 2007 включены пять готовых шаблонов (Контакты, Задачи, Вопросы, События и Основные фонды), с помощью которых можно создать структуру одной таблицы. Такой подход адресован, в первую очередь, новичкам и позволяет выбрать из предлагаемых заготовок необходимые характеристики для того объекта реального мира, сведения о котором будут храниться в будущей таблице.

Для создания таблицы с помощью шаблона необходимо выполнить следующее:

Выбрать вкладку Создание и в группе Таблицы щелкнуть на кнопке Шаблоны таблиц, чтобы открыть список шаблонов, которые включены в комплект поставки Access.

Выбрать из списка ту таблицу, функциональное назначение которой вам больше всего подходит. Для этого нужно щелкнуть на одноименном шаблоне и в рабочей области базы данных появится новая таблица.

Создание таблицы в режиме конструктора

В режиме конструктора вы можете создать структуру будущей таблицы в полном соответствии с разработанным ранее ее проектом. Вам предоставляется возможность определить список полей для таблицы, выбрать тип данных, настроить свойства для каждого поля, а также ввести описания полей.

Для создания таблицы с помощью конструктора необходимо выполнить следующее:

Выбрать вкладку Создание и в группе Таблицы щелкнуть на кнопке Конструктор таблиц . На экране появится пустая форма для проектирования таблицы в режиме конструктора (рис. 2). На ленте теперь активна вкладка Конструктор и доступны такие группы команд, как Представления , Сервис и Показать или скрыть .

Далее для каждого поля, включаемого в запись, необходимо указать тип данных. Тип данных определяет вид информации, которая будет храниться в поле, и выбирается в столбце Тип данных окна конструктора.

Типы данных полей, которые можно использовать в Access, приведены в таблице 1. По умолчанию установлен тип Текстовый . Также для каждого поля можно указать не только тип данных, но и другие важные характеристики. Все они представлены в области Свойства поля , расположенной в нижней части окна конструктора таблиц. В таблице 2 содержатся названия свойств и их описание.

Рис. 2. Окно конструктора таблиц

Таблица 1

Типы данных, различаемые Access

Наряду с перечисленными в таблице типами в списке столбца Тип данных присутствует элемент Мастер подстановок. Это свойство поля, а не настоящий тип данных. Позволяет создать поле, в котором выводится список значений, облегчающий ввод данных. Можно использовать список одного из следующих видов:

список подстановок, в котором выводятся значения из существующей таблицы или запроса;

список постоянных значений, которые вводятся при создании поля.

Таблица 2

Свойства полей

*Пустая строка – строковое значение, не содержащее символов. Пустая строка используется для указания того, что значение для этого поля отсутствует. Для ввода пустой строки с клавиатуры следует ввести два символа прямых кавычек без пробела (" ").

Null – значение, которое можно ввести в поле или использовать в выражениях и запросах для указания отсутствующих или неизвестных данных. Некоторые поля, такие как поля первичного ключа, не могут содержать значения Null и пустые строки.

Создание таблицы в режиме таблицы

Пожалуй, единственным «показанием» к использованию именно этого метода создания таблицы является необходимость срочно ввести в табличную структуру некоторые данные. В режиме таблицы (напоминающем создание рабочего листа в приложении Microsoft Excel) можно сразу вводить данные, при этом автоматически создается структура таблицы.

Чтобы создать структуру таблицы в режиме таблицы необходимо выполнить следующее:

На вкладке Создание (группа Таблицы) выбрать команду Таблица, чтобы добавить в текущую базу данных новую таблицу. В рабочем пространстве приложения Access появится новая пустая таблица – в режиме таблицы.

Ввести данные в ячейку столбца с заголовком Добавить поле , а затем нажать клавишу , чтобы вводить данные для следующего поля, которое будет создано автоматически.

Повторить п.2 требуемое число раз, чтобы указать в структуре таблицы все необходимые поля и ввести все данные одной записи.

Указать имена полей для новой таблицы. Для этого достаточно дважды щелкнуть на заголовке нужного столбца и ввести имя поля.

По окончании ввода данных программа Access анализирует содержимое полей таблицы и сама задает для них тип данных, который более всего им соответствует.

Однако рано или поздно все равно придется перейти в режим конструктора, чтобы уточнить типы полей, задать требуемые свойства полей и выполнить другие важные операции, касающиеся структуры таблицы.

Чтобы переключиться в режим конструктора из режима таблицы, необходимо щелкнуть на кнопке Вид вкладки Главная (группа Представления ) или щелкнуть на кнопке Конструктор в правом нижнем углу окна приложения Access (строка состояния).

Прежде чем начать заполнение таблицы информацией, её следует спроектировать. Создание таблиц в Access может происходить несколькими способами: с помощью мастера, посредством ввода данных или с использованием конструктора. Каждый метод запускается отдельным ярлыком. Они появляются сразу же после создания нового файла для базы данных.

Если иконки не видны, откройте окошко «Параметры» через меню «Сервис». В нем выберите команду «Вид» и выставьте «галочку» напротив пункта «Новые ярлыки объектов».

Как создать таблицу в Access путем ввода данных

Этот метод подойдет для тех пользователей, которые затрудняются сразу определить структуру будущего объекта:

Как создать таблицу в Access с помощью Мастера

1. В новой БД выберите соответствующую иконку, а в открывшемся окне – назначение таблицы (деловые или личные).
2. В поле «Образцы» выбираем подходящий вариант (контакты, сотрудники, клиенты, товары, список рассылки, заказы и пр.) и способ отображения. Если вам потребуются все поля, просто кликните на кнопку ».
3. Повторяйте второе действие до тех пор, пока не получится таблица необходимого размера.
4. Раздел «Переименование поля» позволяет ввести и сохранить новое имя для ячейки.
5. Выберите автоматическое или самостоятельное определение ключа и нажмите «Далее».
6. Теперь следует установить связь между созданным объектом и уже существующими. Access делает это автоматом, а пользователь может подкорректировать эти связи либо вовсе удалить их.
7. В самом последнем окне Мастера следует указать дальнейшие действия над объектом: изменение структуры, ручной ввод данных, добавление информации при помощи формы, полученной из мастера.

Как создать таблицу в Access с помощью Конструктора

Создание таблицы

В простой базе данных, такой как список контактов, может быть всего одна таблица. Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. При создании базы данных на компьютере создается файл, который используется как контейнер для всех ее объектов, включая таблицы.

Есть несколько способов создать таблицу: вы можете создать новую базу данных, вставить таблицу в существующую базу данных или импортировать таблицу из другого источника данных, например книги Microsoft Office Excel, документа Microsoft Office Word, текстового файла или другой базы данных, либо связать таблицу с этим источником. Когда вы создаете новую базу данных, в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем вы можете ввести в нее данные, чтобы начать определение полей.

Создание таблицы в новой базе данных

Щелкните Файл > Создать и выберите пункт Пустая база данных рабочего стола .

В поле Файл введите имя файла новой базы данных.

Нажмите кнопку Создать .

Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем "Таблица1".

Создание таблицы в существующей базе данных

Щелкните Файл > Открыть и выберите базу данных, если она указана в разделе Последние . В противном случае выберите один из вариантов поиска базы данных.

В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите базу данных, которую вы хотите открыть,и нажмите кнопку Открыть .

на вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица .

В базу данных будет вставлена новая таблица, которая откроется в режиме таблицы.

Использование импорта или связывания для создания таблицы

Чтобы создать таблицу, вы можете импортировать данные из другого файла (например, из листа Excel, списка SharePoint, XML-файла, другой базы данных Access, папки Microsoft Outlook и т. д.) либо связать таблицу с ним.

При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы данных. Последующие изменения, вносимые в исходные данные, не будут влиять на импортированные данные, и наоборот. После подключения к источнику и импорта данных можно использовать импортированные данные без подключения к источнику. В структуру импортированной таблицы можно вносить изменения.

Когда осуществляется связывание с данными, в текущей базе данных создается связанная таблица, обеспечивающая динамическое подключение к данным, хранящимся в другом месте. Изменения данных в связанной таблице отражаются в источнике, а изменения в источнике - в связанной таблице. Для работы со связанной таблицей необходимо подключение к источнику данных. Изменить структуру связанной таблицы нельзя.

Примечание: Нельзя изменять данные на листе Excel с помощью связанной таблицы. В качестве обходного способа можно импортировать исходные данные в базу данных Access, а затем создать связь с базой данных из Excel.

Создание таблицы с помощью импорта внешних данных или связи с ними

Создание таблицы с использованием сайта SharePoint

Для создания таблицы базы данных можно использовать импортировать список SharePoint или создать связь с ним. Кроме того, вы можете создать новый список SharePoint на основе готового шаблона. В Access доступны такие шаблоны, как "Контакты", "Задачи", "Вопросы" и "События".

Откройте меню Файл и выберите команду Открыть .

В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите базу данных, в которой вы хотите создать таблицу, и нажмите кнопку Открыть .

На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Списки SharePoint .

Выполните одно из указанных ниже действий.

Создание списка SharePoint на основе шаблона

1. Выберите пункт Контакты , Задачи , Вопросы или События .

   В диалоговом окне Создание нового списка

   Укажите имя нового списка и Описание .

Создание настраиваемого списка

Выберите пункт Другой .

В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.

Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание .

Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).

Импорт данных из существующего списка

Выберите пункт .

В диалоговом окне Внешние данные введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего данные, которые нужно импортировать.

Выберите пункт Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных и нажмите кнопку Далее .

Установите флажки всех списков SharePoint, которые нужно импортировать.

Связь со списком

Выберите пункт Существующий список SharePoint .

В диалоговом окне Внешние данные - сайт SharePoint введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего список, связь с которым нужно создать.

Выберите пункт Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку Далее .

Установите флажки всех списков SharePoint, связи с которыми нужно создать.

Создание таблицы с использованием веб-службы

В базе данных можно создать таблицу, подключенную к данным на веб-сайте с интерфейсом веб-службы. Таблицы веб-служб доступны только для чтения.

На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Службы данных .

Если нужное подключение уже установлено, перейдите к действию 5. В противном случае перейдите к следующему действию.

Нажмите кнопку Установить новое подключение .

Выберите нужный файл подключения и нажмите кнопку ОК .

В диалоговом окне Создание связи с данными веб-службы разверните нужное подключение.

Выберите таблицу, связь с которой требуется создать. Ее поля отобразятся в правой части диалогового окна.

Можно ввести имя связанной таблицы в поле Укажите имя ссылки . Access будет выводить это имя связанной таблицы в области навигации.

Нажмите кнопку ОК . Будет создана связанная таблица.

Настройка свойств таблицы

Кроме настройки свойств полей, можно задать свойства, которые применяются ко всей таблице или ко всем записям.

Сохранение таблицы

После создания или изменения таблицы следует сохранить ее структуру. При первом сохранении таблице необходимо присвоить имя, описывающее содержащиеся в ней данные. Можно использовать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы. Например, вы можете назвать таблицу "Клиенты", "Перечень запасных частей" или "Товары".

Access предоставляет вам гибкие возможности при именовании таблиц, однако есть и некоторые ограничения. Имя может сдержать до 64 знаков, включать любое сочетание букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением точек (.), восклицательных знаков (!), квадратных скобок (), начального пробела, начального знака равенства (=) или непечатаемых символов, таких как возврат каретки. Кроме того, имя не должно содержать следующие символы: ` / \ : ; * ? " " < > | # { } % ~ &.

Совет: Договоритесь о том, по какому принципу будете называть объекты в базе данных, и следуйте этим правилам.

Если вы сохраняете таблицу в первый раз, введите ее имя и нажмите кнопку ОК .

Настройка первичного ключа

Для таблицы следует задать первичный ключ, если только у вас нет веских оснований не делать этого. Access автоматически создает индекс для первичного ключа, что повышает производительность базы данных. Кроме того, Access гарантирует, что каждая запись имеет значение в поле первичного ключа и это значение всегда уникально. Это крайне важно, поскольку в противном случае нельзя надежно отличить одну строку от другой.

При создании таблицы в режиме таблицы Access автоматически создает первичный ключ с именем "Код" и присваивает ему тип данных "Счетчик".

Изменить или удалить первичный ключ, а также задать первичный ключ для таблицы, в которой его еще нет, можно в Конструкторе.

Определение полей, используемых в качестве первичного ключа

Иногда данные, которые можно использовать в качестве первичного ключа, уже есть. Например, у сотрудников уже могут быть идентификационные номера. Если вы создаете таблицу для отслеживания данных о сотрудниках, в качестве первичного ключа можно использовать их идентификаторы. Иногда идентификаторы сотрудников уникальны только в сочетании с кодами отделов; в этом случае в качестве первичного ключа необходимо использовать сочетание этих полей. Первичный ключ должен обладать следующими характеристиками:

Значение данного поля или сочетания полей должно быть уникальным для каждой записи.

Поле или сочетание полей не должно быть пустым (у них всегда должно быть значение).

Значения не должны изменяться.

Если данных, подходящих на роль первичного ключа, нет, для этого можно создать новое поле. При создании поля для использования в качестве первичного ключа выберите для него тип "Счетчик" - это обеспечит соответствие трем характеристикам, указанным выше.

Настройка или изменение первичного ключа

Удаление первичного ключа

Если попытаться сохранить новую таблицу без первичного ключа, Access предложит создать поле для него. Если нажать кнопку Да , Access создаст поле "Код" с типом данных "Счетчик", в котором будет хранится уникальное значение для каждой записи. Если в таблице уже есть поле с типом "Счетчик", оно будет использовано в качестве первичного ключа. Если нажать кнопку Нет , Access не добавит новое поле и не задаст первичный ключ.

Добавление полей

Чтобы сохранить новый фрагмент данных для уже имеющейся таблицы Access, рекомендуется добавить в нее поле. Например, предположим, что есть таблица с полями, в которых указаны фамилия, имя, адрес электронной почты, номер телефона и почтовый адрес каждого клиента. Если нужно начать отслеживать предпочтительный способ связи для каждого клиента, для хранения таких данных добавляется поле.

Все элементы данных, которые необходимо отслеживать, хранятся в отдельных полях. Например, в таблице контактов можно создать поля "Имя", "Фамилия", "Телефон" и "Адрес", а в таблице товаров - поля "Название товара", "Код товара" и "Цена".

У каждого поля есть некоторые основные характеристики, например имя, которое уникальным образом определяет его в пределах таблицы, тип данных, указывающий на характер данных, операции, которые можно выполнять с данными, и объем места, выделяемого для каждого значения.

Прежде чем создавать поля, разделите данные на минимальные полезные элементы. Потом вам будет намного проще объединить данные, чем разделить их. Например, вместо поля "Полное имя" лучше создать отдельные поля "Имя" и "Фамилия". Благодаря этому вам будет проще искать и сортировать данные по имени, фамилии или их сочетанию. Если вы собираетесь создавать отчет, выполнять сортировку, поиск или вычисления по элементу данных, выделите его в отдельное поле.

Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение. Например, свойство Формат задает отображение данных в таблице или форме, включающей поле.

Добавление поля путем ввода данных

Чтобы при создании новой или открытии существующей таблицы в режиме таблицы добавить в нее поле, введите данные в столбец таблицы Добавить поле (1) . В зависимости от того, какое значение введено, тип данных для поля назначается автоматически. Если введенное значение не имеет определенного типа данных, Access выбирает текстовый тип, но при необходимости его можно изменить.

Ввод данных в столбец Добавить поле :

Чтобы создать или открыть таблицу в режиме таблицы, в области навигации щелкните нужную таблицу правой кнопкой мыши и затем Режим таблицы .

Введите имя создаваемого поля в столбец Добавить поле .

Используйте описательное имя, помогающее идентифицировать поле.

Введите данные в новое поле.

Добавление поля с помощью шаблона

Иногда проще выбрать поле из готового списка, чем создавать его вручную. Для выбора поля из списка шаблонов используется список Другие поля . Шаблон поля – это заданный набор характеристик и свойств, описывающих его. Определение шаблона поля включает имя поля, тип данных, значение свойства Формат и ряд других свойств.

Задание свойств полей

Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение.

Например, с помощью свойств поля можно:

изменить вид данных в поле;

предотвратить ввод неправильных данных в поле;

задать для поля значение по умолчанию;

ускорить поиск и сортировку по полю.

Некоторые свойства поля можно настроить в режиме таблицы, однако для доступа ко всем свойствам и их настройки необходимо использовать конструктор.

Настраиваемые свойства зависят от типа данных поля.

Задание свойств поля в режиме таблицы

В режиме таблицы можно переименовать поле, изменить его тип, свойство Формат и некоторые другие свойства.

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую вы хотите открыть.

В контекстном меню выберите пункт Режим таблицы .

Переименование поля

Когда вы добавляете поле путем ввода данных в режиме таблицы, Access автоматически присваивает ему универсальное имя. Первому новому полю назначается имя "Поле1", второму - "Поле2" и т. д. По умолчанию имя поля используется в качестве его метки везде, где поле отображается (например, в заголовке столбца таблицы). Если вы присвоите полям описательные имена, вам будет легче просматривать и изменять записи.

Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля, которое требуется переименовать (например, "Поле1").

В контекстном меню выберите пункт Переименовать поле .

1. Введите новое имя в заголовок поля.

Изменение типа данных поля

При создании поля путем ввода данных в режиме таблицы приложение Access анализирует данные, чтобы определить подходящий тип данных для поля. Например, если ввести значение 01.01.2017 , Access распознает его как дату и назначит полю тип даты-времени. Если Access не может однозначно определить тип данных, по умолчанию полю назначается текстовый тип. (Короткий текст, если используется Access 2016).

Тип данных поля определяет, какие еще свойства вы можете для него задать. Например, свойство Только добавление можно задать только для поля с типом данных "Гиперссылка" или "Поле МЕМО" (или "Длинный текст" в Access 2016).

Бывают ситуации, когда нужно изменить тип данных поля вручную. Представьте, что вам нужно ввести номера комнат, напоминающие даты (например, 10.2017). Если ввести значение 10.2017 в новое поле в режиме таблицы, функция автоматического определения типа данных выберет для поля тип данных "Дата и время". Поскольку номера комнат являются метками, а не датами, для них должен быть установлен тип данных "Текст". Чтобы изменить тип данных поля, выполните указанные ниже действия.

Предупреждение: Эти параметры можно изменять также у полей, которые были созданы ранее. Тем не менее если в поле уже есть данные, некоторые действия могут быть недоступны или привести к повреждению данных.

Задание других свойств поля

Примечание: Не все форматы доступны для всех типов данных. Сначала задайте тип данных, а затем при необходимости настройте формат.

Перемещение поля

Чтобы переместить поле, перетащите его на нужное место. Чтобы выбрать несколько соседних полей для перемещения, щелкните первое поле, и, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните последнее поле. После этого можно перетащить выделенную группу полей на новое место.

При перетаскивании поля меняется его положение в таблице, порядок полей в конструкторе при этом не изменяется. При программном доступе к полям используется исходный порядок. Например, если перетащить поле в новое положение в режиме таблицы, а затем с помощью кнопки "Форма" создать на основе этой таблицы форму, поле будет расположено в исходном положении.

Работа с любыми объектами в Microsoft Access начинается с окна Базы данных . На левой панели данного окна сосредоточены элементы управления для вызова всех семи типов объектов программы. Создание таблиц начинается с выбора элемента управления Таблицы .

Создадим таблицу данных путём импорта из Excel . Прежде чем приступить к импорту или связыванию, необходимо убедиться, что данные в электронной таблице расположены в соответствующем табличном формате, а также, что каждое поле (столбец) таблицы содержит значения одного типа. Все строки таблицы должны состоять из одних и тех же полей. Для создания таблицы последовательно выполним следующие операции:

1)Откроем базу данных или переключимся в Окно базы данных . 2)Выполним следующие действия: а)для того, чтобы импортировать электронную таблицу, выберем из меню Файл команду Внешние данные , а затем команду Импорт . б)чтобы связать электронную таблицу, необходимо выбрать в меню Файл команду Внешние данные , а затем Связь с таблицами . 3)Затем в диалоговом окне Импорт выбрать в списке Тип файла . 4)После этого нужно щелкнуть на стрелку, находящуюся справа от поля Папка , выбрать диск или папку, в которой расположен файл электронной таблицы, и дважды щелкнуть на нем. 5)Далее следовать инструкциям в диалоговых окнах мастера Импортэлектронной таблицы . Нельзя импортировать данные из других файлов электронных таблиц, содержащих большое количество листов. Для того, чтобы импортировать данные из таких файлов, нужно сначала сохранить каждый лист в своем отдельном файле.

В результате получаем следующую таблицу:

Затем создаём вторую таблицу с помощью конструктора. Для этого выберем в списке Объекты пункт Таблицы и нажмём на кнопку Создать , находящуюся на панели инструментов окна базы данных. Затем дважды щелкнем по строке Режим конструктора и определим все нужные поля в таблице. Затем зададим первичный ключ, который используется для связывания таблицы с внешними ключами другой таблицы.

Затем в таблице “Таблица” вместо названия линии ставим числовые значения, соответствующие таблице.

Запросы

Запросы служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое накопление таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Выбор базовых таблиц для запроса

1.Для создания запроса к базе данных нужно открыть вкладки Запросы диалогового окна База данных и щелкнуть на кнопке Создать .
2. В открывшемся после этого диалоговом окне Новый запрос задать ручной режим создания запроса посредством выбора пункта Конструктор .
3. Создание запроса в режиме Конструктора начинается с выбора тех таблиц базы, на которых будет основан наш запрос.
4. Выбор таблиц выполняют в диалоговом окне Добавление таблицы , в нем же отображаются все таблицы, имеющиеся в данной базе.
5. Выбранные таблицы занести в верхнюю половину бланка запроса по образцу щелчком на кнопке Добавить .

Виды запросов

Запрос на выборку – это наиболее часто используемый тип запроса в Microsoft Access . Запросы этого типа возвращают данные из одной или из нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (правда, с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений и нахождения других типов итоговых значений.

Запрос на изменение - запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение. А именно:

Запрос на удаление записей – самый опасный из всех запросов, вносящих изменения. В отличие от других типов запросов, он удаляет записи из таблицы навсегда и без возможности отменить изменения.

Запрос на добавление записей – применяется для включения записи из используемой таблицы в любую другую. Таблица, в которую нужно добавить записи, уже должна существовать. Записи можно добавлять как в пределах одной базы данных, так и в таблицу любой другой базы данных Access .

Запрос на создание таблицы – используется для получения новой таблицы.

На добавление записей - добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.

Инструкция SQL (SELECT) или запрос на выборку данных из таблиц БД Access рассмотрена в работе . В этой статье рассмотрим инструкцию SQL (CREATE TABLE) запроса на изменение.

К этому типу запросов относятся запросы на создание таблицы, на добавление или на удаление записей в таблице и запросы на ее обновление. Структуру таблицы можно создать с помощью оператора CREATE TABLE языка SQL.

Рассмотрим создание структуры таблиц базы данных БД «Деканат» на основе в СУБД Access с помощью запросов SQL. Для этого создадим новую базу данных sql_training_st.mdb в приложении Access 2007.

Рис. 1.

Следует отметить, что файл новой базы данных сохраним в формате Access 2002-2003. После создания новой БД, в окне приложения будет отображаться окно БД на вкладке Режим таблицы и новая пустая таблица с именем Таблица 1 в режиме таблица.

Рис. 2.

Закрываем Таблицу1, щелкнув правой кнопкой мыши на Таблица1 в окне редактирования, и в контекстном меню выбрав команду Закрыть. Далее создадим структуру таблицы Группы аналогичную , созданной в Конструкторе, используя команду SQL create table.

Для этого в окне БД щелкаем левой кнопкой мыши на вкладке Создание и выбираем команду "Конструктор запросов". В результате в окне редактирования откроется объект «Запрос1» и окно диалога «Добавление таблицы». Закроем окно диалога, щелкнув левой кнопкой мыши на пиктограмме «Закрыть» в правом верхнем углу этого окна.

Рис. 3.

Затем создаем структуру таблицы «Группы», для этого выберем режим SQL, выполнив команду Вид/ Режим SQL. Удаляем появившуюся в окне запроса команду SELECT и вводим с клавиатуры следующую команду:

create table Группы
(КодГруппы COUNTER CONSTRAINT PrimaryKey PRIMARY KEY,
Название char(6),
Курс int,
Семестр int);

Сохраняем запрос с именем "Создание Группы". В результате в «Области переходов» появится несвязанный объект - «Создание Группы». После сохранения запроса необходимо выполнить этот запрос, щелкая на пиктограмме «Выполнить». В результате выполнения команды «create table Группы» в «Области переходов» появится объект - «Группы: таблицы».

Рис. 4.

Закроем окно «Создание Группы» и откроем объект – «Группы: таблица» в режиме конструктора.

Рис. 5.

Созданная с помощью запроса на изменение структура таблицы «Группы» аналогична структуре таблицы «Группы студентов», созданной в .

Затем создаем структуру таблицы «Студенты», для этого выберем режим SQL, выполнив команду Вид/ Режим SQL. Удаляем появившуюся в окне запроса команду SELECT и вводим с клавиатуры следующую команду:

create table Студенты
(КодСтудента COUNTER CONSTRAINT PrimaryKey PRIMARY KEY,
КодГруппы int,
Фамилия char(20),
Имя char(15),
Отчество char(15),
Пол char(1),
Дата_рождения DATE,
Место_рождения MEMO,
FOREIGN KEY (КодГруппы) REFERENCES Группы (КодГруппы));

Для описания связей между таблицами "Группы" и "Студенты" через поле "КодГруппы" (отношение «один-ко-многим»), а также обеспечения целостности базы данных применена запись "FOREIGN KEY (КодГруппы) REFERENCES Группы (КодГруппы)".

Сохраняем запрос с именем "Создание Студенты". В результате в «Области переходов» появится несвязанный объект - «Создание Студенты». После сохранения запроса необходимо выполнить этот запрос, щелкая на пиктограмме «Выполнить». В результате выполнения команды «create table Студенты» в «Области переходов» появится объект - «Студенты: таблицы».

Рис. 6.