Как сформировать годовой отчет в 1с. Как пользоваться универсальным отчетом

На 1С? как посмотреть зарплату сотрудников в 1с?

Зачастую, работая с 1С, бухгалтер понимает, что встроенного в стандартную конфигурацию функционала оказывается недостаточно. То выясняется, что не известно где искать нужные данные, то понимаешь, что отчет не выводит все необходимые сводные результаты.

Оказывается множество подобных задач просто решаются созданием пользовательской выборки и вывода этих данных в отчет.

Сделать такую пользовательскую, «свою», выборку можно несколькими путями. Можно

в конфигураторе написать программный код, включающий запрос, который обработает данные в информационной базе и выведет данные в созданный нами . Это хороший метод, он позволяет полностью вручную контролировать процесс генерации отчета и вносить коррективы на любом этапе создания конечного документа. Но для того, чтобы написать программный код отчета и создать окончательный нужно обладать достаточной квалификацией, что зачастую для бухгалтера или начинающего системного администратора бывает затруднительно.

Также сделать нужный отчет можно используя так называемую СКД. Это аббревиатура. Значит она — Система Компоновки Данных. Забегая вперед, скажу, что этот способ проще, т.к. имеет графический метод отображения структуры информационной базы и не требует, в большинстве случаев, знания синтаксиса встроенного языка 1С.

Чтобы не вести голословный разговор, мы от теории теперь перейдем к практике. Проще говоря, создадим отчет на СКД в программе 1С, типовая конфигурация Бухгалтерия 8.3. Т.к. конфигурация типовая и снимать ее с поддержки не входит в наши планы, то отчет будем делать внешним. Что, на процесс создания, впрочем, не повлияет.

Итак, начнем

Заготовка отчета.

Вначале создадим и сохраним на диск файл нашего внешнего отчета.

В этом месте нужно определиться с тем, чего же мы будем добиваться от базы данных 1С. Т.е. какие данные мы должны вывести в создаваемый отчет. Предположим, для примера, что ответственному сотруднику бухгалтерии потребовалось вывести отчет за определенный период по полученной сотрудниками зарплате в разрезе авансов и собственно зарплаты, с указанием должностей и расшифровкой документов. Думается, что такой отчет будет интересен не только сотрудникам бухгалтерии.

Вначале заходим в 1С Конфигуратор и нажимаем в главном меню «Файл» — «Новый». В предложенном списке выбираем «Внешний отчет» и нажимаем кнопку «Ок» для подтверждения выбора.

Вновь созданный отчет назовем «ОтчетПоЗарплатеСотрудников», например, и сохраним на диск.

Создание отчета на СКД.

После сохранения внешнего отчета на диск нажимаем кнопку «Открыть схему компоновки данных» и подтверждаем создание новой схемы нажатием на кнопку «Готово».

В открывшейся форме схемы компоновки данных создадим новый набор данных — запрос. Нужную информацию мы будем получать при помощи SQL-запроса.

Вот, наконец, мы и добрались к формированию инструмента получения нужных нам данных выборки. В конструкторе запроса мы выберем объекты метаданных, которые будут участвовать в результате.

Выберем из колонки с объектами метаданных («Базы данных») таблицы содержащие данные для нашего отчета. Нам потребуются: Регистр накопления «ВзаиморасчетыССотрудниками» для получения данных движений по зарплате и регистр сведений «ТекущиеКадровыеДанныеСотрудников» для получения информации о должности каждого конкретного сотрудника.

Далее, подобно, из реквизитов этих двух регистров отберем поля, которые сформируют наш отчет. Это Период, Сотрудник, ВидВзаиморасчетов, СуммаВзаиморасчетов, ТекущаяДолжность и Регистратор. Регистратор нам потребуется для последующей расшифровки финансовых документов.

На закладке «Связи» сформируем связь наших отобранных регистров по полю «Сотрудник»

На закладке «Условия» внесем условие выбора вида взаиморасчетов. Добавим параметр ВидВзаиморасчетов, который зададим позже на одном из следующих этапов.

Также, для определения периода создадим два условия, которые, собственно и ограничат требуемый период. Пусть это будут параметры ДатаОт и ДатаДо. Окончательно их опишем также на следующем этапе. Замечу, что для задания периода удобно указывать операнд «Между».

Остальные вкладки нам не потребуются, для формирования нужного нам отчета заполненных данных, на этом этапе, будет достаточно.

Нажимаем кнопку «Ок»

В поле сформируется нужный нам SQL-запрос.

Формирование параметров отчета

Перейдем на закладку «Ресурсы» и выполним настройку для выводимой суммы так, чтобы расчет этих данных происходил по сотруднику.

Параметры.

Перейдем на закладку «Параметры». Здесь мы видим, что система автоматически добавила введенный ранее параметр ВидВзаиморасчетов и два параметра для определения периода. Нам остается немного доработать сформированную строку ВидВзаиморасчетов под наш отчет. Т.к. нам нужна будет выборка и по выплатам зарплаты, и по выплатам авансов, то параметр ВидВзаиморасчетов нам потребуется также дважды.

Скопируем строку ВидВзаиморасчетов нажав на первой правую кнопку мыши.

Далее укажем, что нам нужны данные по авансам и зарплате. Для одной строки видов взаиморасчетов выберем аванс, для второй — зарплату. Еще снимем ограничение доступности для параметров периода. Это важно, т.к. пользователь сможет задать период самостоятельно.

Формирование вида выборки.

Для нашего, простого, случая потребуется только формирование списка отчета без дополнительных настроек. Поэтому нажимаем правой клавишей мыши на строке «Отчет» и выбираем «Конструктор настроек». Замечу для интересующихся, что СКД, на самом деле, позволяет достаточно широко работать с данными выборки по формированию внешнего вида отчетов. Для этого имеются другие, тонкие инструменты. Но мы рассматриваем самый простой пример, поэтому ограничимся «Конструктором настроек».

В следующем окне выберем поля, которые будут отображаться в отчете. Это Сотрудник, Период, ВидВзаиморасчетов, ТекущаяДолжность, СуммаВзаиморасчетов и Регистратор. После редактирования нажимаем «Далее».

Затем, в следующем окне, определим нужный вид группировки. Это по полю Сотрудник. Нажимаем «Далее».

И, в последнем окне назначим поле упорядочивания. Упорядочиваем по полю СуммаВзаиморасчетов, по убыванию. нажимаем «Ок».

Несколько завершающих штрихов и наш отчет будет готов. Для лучшей визуализации добавим поле группировки ТекущаяДолжность. Для этого дважды кликнем строку «Сотрудник» и добавим нужное поле. Подтвердим выбор кнопкой «Ок»

Шаг 1. Где находится Универсальный отчет в 1С 8.3

Универсальный отчет в 1С 8.3 вызывается через раздел Отчеты – Универсальный отчет:

Форма Универсального отчета выглядит так:

Шаг 2. Как формировать Универсальный отчет для поиска ошибок в учете

Случаются ситуации, когда оформили хозяйственную операцию при помощи Операции, введенной вручную: сумму по счету 68.02 отразили, а движения по регистру накопления НДС Покупки не сделали. В результате сумма в Книге покупок не сходится с суммой в оборотно-сальдовой ведомости по счету 68.02.

Важно! Чтобы понять по какому регистру формировать Универсальный отчет в 1С 8.3, необходимо пройти по блок-схеме, представленной ниже, и понять в результате проведения какого документа можно найти необходимый регистр:

Достаточно знать, что данные в Книгу покупок собираются по регистру НДС Покупки , чтобы сформировать по нему Универсальный отчет. Так как Универсальный отчет будем сравнивать с карточкой счета 68.02, то отчет необходимо настроить так, чтобы информация и в карточке, и в отчете была представлена в едином ключе.

Шаг 3. Как настроить универсальный отчет в 1С 8.3

Настроим отчет следующим образом, нажав на кнопку Показать настройки:

На закладке Группировка по кнопке Добавить добавим строчки Организация и Регистратор. При этом добавили группировку по организации, чтобы увидеть итоговую сумму по организации для удобства сравнения с итоговой суммой в карточке:

На закладке Отбор установим отбор по нужной организации при помощи кнопки Добавить:

В результате отчет будет иметь такой вид:

В таком виде его легко сравнить с карточкой счета 68.02, так как они имеют похожую структуру. Что позволяет понять какой документ не совершил движения по регистру накопления НДС Покупки или по бухгалтерскому регистру:

Приведем примерную таблицу регистров, которые желательно проверить при обнаружении ошибки в том или ином разделе учета:

Внимание! Очень часто мало исправить один регистр: возможно ошибка не уйдет, а станет более скрытой и проблемной. В особо сложных случаях потребуется исправлять набор регистров и в этом случае базу 1С 8.3 для анализа лучше отдать специалисту-программисту 1С.

Шаг 4. Как исправить найденную ошибку

В нашем примере в карточке счета 68.02 оказался «лишним» документ Операция, введенная вручную, который сформировал суммы на счетах бухгалтерского учета, но не сформировал движения по регистру накопления НДС Покупки и не попал в Книгу покупок. То есть в данном случае нужно добавить движение по этому регистру в данном документе. Как это сделать описано подробно в .

В результате получим следующую картину:

Шаг 5. Как пользоваться Универсальным отчетом в 1С 8.3

Универсальный отчет в 1С 8.3 можно построить по справочникам, регистрам сведений, документам и регистрам бухгалтерии.

По регистру бухгалтерии

Например, вместо карточки счета можно сформировать Универсальный отчет по регистрам бухгалтерии со следующими настройками:

Чтобы не загромождать отчет на закладке Показатели снимем флажки у лишних показателей:

При помощи следующих команд управления окнами:

Можно расположить окна с отчетами рядом для удобства сравнения данных:

По регистру сведений

Например, необходимо в 1С 8.3 найти информацию по сотрудникам, у которых уже открыты лицевые счета в банках для перечисления заработной платы.

Сформируем Универсальный отчет по одноименному регистру сведений, сделав следующие настройки:

При наличии в базе 1С 8.3 нескольких организаций можно установить отбор по нужной организации на закладке Отбор. Получим вот такой вариант:

По справочнику

Предположим, из базы 1С 8.3 нужно получить список Покупателей с их адресами и номерами телефонов. Сделаем такие настройки:

Важно! Мы сделали отбор по вхождению контрагента в группу Покупатели справочника Контрагенты, но, если пользователь ошибся и занес контрагента-покупателя в другую группу, то данный контрагент может не попасть в отчет.

На рисунке видно, что наименования показателей находятся в скобках, а рядом указан заголовок колонки, который более понятен и читаем для пользователя, который будет отображаться в отчете. Для изменения заголовка необходимо щелкнуть по строчке с показателем правой кнопкой мыши и выбрать пункт «Установить заголовок»:

В результате получим отчет такого вида:

Как работает Универсальный отчет в 1С

Рассмотрим еще несколько вопросов, ответы на которые можно получить благодаря использованию Универсального отчета в 1С 8.3.

Вопрос №1

Как в Универсальном отчете сделать выборку только по конкретному покупателю и узнать, сколько конкретной (определенной) номенклатуры товара ему продано?

Ответ: При проведении документа Реализации (акт, накладная) в 1С 8.3 движения формируются в бухгалтерском регистре и НДС Продажи (не берем в случай раздельного учета НДС). В регистре НДС Продажи нет аналитики по товарам, поэтому придется брать данные из бухгалтерского регистра.

Настройка Универсального отчета в данном случае осуществляется следующим образом:

Период;
Регистр бухгалтерии;
Журнал проводок (бухгалтерский и налоговый учет);
Движения субконто:

Далее нажимаем на кнопку Показать настройки, на закладке Отбор добавляются значения:

Счет Дт – Равно – 62.01;
Счет Кт – Равно – 90.01.1:

На закладке Группировка добавляются значения:

Субконто 1 Дт;
Субконто 3 Кт:

После данных настроек необходимо нажать кнопку Сформировать и Универсальный отчет в 1С 8.3 будет построен по нужной форме:

Вопрос №2

В расходах не отражается оплата труда, налоги и взносы. В КУДиР этих расходов не видно. УСН к уплате рассчитывается без этих расходов. Как найти ошибку с помощью Универсального отчета?

Ответ: Построим в Универсальном отчете анализ по регистру накопления Расходы при УСН. Настройка Универсального отчета в данном случае осуществляется следующим образом:

В шапке отчета для отбора информации указываются следующие значения:

Период;
Расходы при УСН;
Остатки и обороты:

Вид расхода;
Элемент расхода:

На закладке Показатели значения должны быть установлены как на рисунке:

Из отчета видим, что некоторые расходы по графе Отражение в НУ указаны как Не принимаются . Это означает, что данные расходы не будут автоматически включаться программой в КУДиР и при вводе документов допущена ошибка. Необходимо исправить аналитику в таких документах, то есть статья затрат должна иметь значение Принимаются в НУ как показано на рисунке:

После этого необходимо перепровести документы начисления зарплаты и перезакрыть месяцы.

Вопрос №3

В КУДиР в расходы НУ не попадает стоимость проданного товара. Как найти ошибку с помощью Универсального отчета?

Ответ: В 1С 8.3 расходы принимаются в КУДиР в соответствии в выставленными условиями в учетной политике. При реализации товаров в соответствии с НК РФ такими условиями являются: товар должен быть оприходован, оплата за него произведена поставщику и отражена реализация данного товара. Когда все три условия выполнены, то расходы будут включены в КУДиР.

Построим Универсальный отчет в 1С 8.3 по регистру накопления Расходы при УСН и уточним условия, что не выполняются для принятия в расходы в НУ. Настройка Универсального отчета в данном случае осуществляется следующим образом:

В шапке отчета для отбора информации указываются следующие значения:

Период;
Регистр накопления бухгалтерии;
Расходы при УСН;
Остатки и обороты:

Далее нажимаем на кнопку Показать настройки, на закладке Группировка добавляются значения:

Вид расхода;
Элемент расхода:

На закладке Показатели значения должны быть установлены как на рисунке:

После данных настроек необходимо нажать кнопку Сформировать и отчет будет построен по нужной форме:

Как видно из отчета, причина по которой расход по приобретенным товарам не попадает в КУДиР – это отсутствие оплаты поставщику за товар.

Следовательно, либо оплата за товары поставщику не правильно проведена, либо ее действительно просто не было и следовательно расход по приобретенным товарам не должен попасть в КУДиР.

Вопрос №4

Как посмотреть цену прихода товара в 1С Предприятие 8.3 (8.3.8.1964) с помощью Универсального отчета?

Ответ: Специального отчета по отслеживанию цены прихода товара в 1С нет, но можно построить свой отчет с помощью Универсального отчета по документам Поступление (акт, накладная). Настройка Универсального отчета в данном случае осуществляется следующим образом:

В шапке отчета для отбора информации указываются следующие значения:

Период;
Документ;
Поступление (акты, накладные);
Товары:

Далее нажимаем на кнопку Показать настройки, на закладке Группировка добавляется значение Номенклатура:

На закладке Показатели значения должны быть установлены как на рисунке:

После данных настроек необходимо нажать кнопку Сформировать и отчет будет построен по нужной форме:

ВНИМАНИЕ! Обращаем внимание, что не любую задачу можно решить с помощью Универсального отчета. Главное его неудобство, что он работает ТОЛЬКО с одним объектом анализа: справочником, документом, бухгалтерским регистром, регистром сведений или регистром накопления.

Сложные связи между объектами он не отслеживает. Для этого существует специальный инструмент СКД – Система компоновки данных. С его помощью программисты и опытные пользователи могут формировать уже сложные отчеты, отбирать нужную информацию, добавлять свои поля для расчета.

Прочитав эту статью, вы научитесь пользоваться универсальным отчетом и сможете создавать свои пользовательские отчеты в программе.

В качестве примера я создам два отчета: отчет по документам реализации и отчет по затратам предприятия.

Откроем форму универсального отчета (раздел Администрирование ):

В верхней части находится панель настроек, а в нижней табличное поле для вывода данных:

Отчет по документам продажи

Приступим к настройке отчета по документам реализации. Выберем период:

В следующей поле укажем, что отчет будет строиться по документам:

В следующей поле нужно выбрать источник данных в документе (перечислены табличные части документа + Основные данные - это реквизиты шапки). Давайте выберем данные из табличной части Товары , чтобы получить данные и о проданной номенклатуре:

Нажимаем внизу Завершить и сформировать :

Получился линейный отчет безо всяких группировок. Давайте его немного усложним и сгруппируем полученные данные по организациям. Переходим в настройки :

Выбираем расширенный вид настроек:

Переходим на закладку Структура :

Здесь видим единственную группировку детальные записи - именно в ней выводятся все данные:

Кликнем на ней два раза и в открывшейся форме выберем поле организация (это реквизит не табличной части Товары, а документа, поэтому поле будет выглядеть так: Ссылка.Организация ):

Нажимаем Закрыть и Сформировать :

Теперь для организаций давайте добавим вложенную группировку по контрагентам (выделим группировку по организации, нажмем Добавить и выберем вложенное поле Контрагент у поля Ссылка ):

Отчет видоизменился:

Но как видите, у нас пропали данные о самих документах, номенкатуре, счетах учета и т.п. Это произошло из-за того, что мы заменили группировку Детальные записи , давайте добавим ее к имеющимся группировкам:

Теперь пропавшие данные вернулись в отчет:

Для настройки перечня колонок перейдем в настройки на закладку Поля и сортировка :

Поотключаем галки у ненужных полей и переформируем отчет:

Теперь число колонок уменьшилось.

Не нужно думать, что мы сделали полноценный отчет по продажам. Во первых, отчеты в программе нужно делать не по документам, а по регистрам (внутренним таблицам системы) и во вторых какие то из приведенных документов могут быть непроведены или вообще помечены на удаление, поэтому картина может быть неверной. В данном случае мы с вами сделали именно по всем заведенным документам продаж (за указанный период).

Отчет по затратам

Давайте создадим полноценный отчет по затратам, только теперь уже воспользуемся на данными документов, а проводками. Для этого нужно выбрать регистр бухгалтерии:

В левом поле программа предлагает тип данных регистра проводок. Правило здесь такое: если вы делаете отчет, который покажет какие то остатки (например, товаров на складах), выбирайте тип Остатки , если вам нужен отчет, который покажет какую то оборотную информацию за период (например, продажи за месяц или зарегистрированные затраты), выбирайте Обороты . Остатки и обороты нужно выбирать, если вы хотите сделать например ведомость по взаиморасчетам с контрагентами, которая помимо начальных и конечных остатков покажет также и обороты за период.

В нашем примере это будут обороты. Переходим в настройки, закладка Структура:

Добавляем верхнюю группировку по организации и подчиненную по субконто1 (это будут статьи затрат). На закладке Поля и сортировки устанавливаем только признак использования поля Субконто оборот Дт :

Справа в таблице сортировки нажимаем Добавить и выбираем наименование организации и субконто1, тип - по возрастанию:

На первой закладке добавим отбор по счетам:

Нажимаем Закрыть и сформировать :

Получился полноценный отчет по затратам. Чтобы в дальнейшем можно было им воспользоваться (и при этом не настраивать заново), нужно сохранить вариант отчета:

Сохраненных вариантов может быть произвольное количество. Таким образом вы сможете собирать произвольную информацию в системе в удобном для вас виде.

Если какие то моменты вызвали у вас трудности и непонимание, посмотрите видео в начале статьи, там я все показываю нагляднее. Для более подробного знакомства с конфигурацией рекомендую

Каждой организации для принятия своевременных и правильных управленческих решений необходима оперативная информация о наличии товара на складах, о его себестоимости, о продажах. Торговые организации работают с большим числом номенклатуры и контрагентов, а это требует хорошей настройки аналитического учета и быстрого получения требуемой информации по его данным. М.С. Паськова (эксперт компании «Лаэрта») рассматривает основные приемы работы со стандартными отчетами в типовом решении «1С:Управление торговлей 8» (ред. 11), построенными на основе системы компоновки данных и дает полезные практические рекомендации, которые пригодятся и начинающим пользователям, и тем, кто перешел на нее с предыдущих редакций.

По мере развития платформы «1С:Предприятие 8» и появления новой версии 8.2, отчеты в системах становятся все гибче, и пользователи имеют все больше возможностей настраивать их под свои требования, не прибегая к помощи программистов «1С». Новые возможности, предоставляемые системой компоновки данных (СКД), как никогда ранее позволяют ощутить преимущества новых возможностей при построении отчетов. И, несмотря на то, что интерфейс отчетов претерпел значительные изменения (по сравнению с редакцией 10.3 конфигурации «Управление торговлей», далее - УТ), настройки отчетов по-прежнему доступны рядовому пользователю. Рассмотрим некоторые основные приемы работы с ними.

«Быстрые отборы»

Первое, на что можно обратить внимание - это быстрые отборы. Они позволяют вывести в отчет данные по определенным значениям полей отчета согласно пожеланиям пользователя.

Например, возьмем отчет Анализ доступности товаров в УТ. Сразу отметим, что вся демонстрация возможностей отчетов в УТ 11 будет проходить на примере двух отчетов:

Отбор по некоторым полям можно сделать как непосредственно в форме отчета, так и по кнопке Настройка (рис. 1).

Рис. 1. Быстрый отбор

В колонке Вид сравнения пользователь может выбрать различные условия сравнения. Например, для поля Номенклатура можно выбрать следующие виды сравнения:

Равно - отчет будет строиться только по выбранной номенклатурной позиции;

Не равно - отчет будет строиться по всей номенклатуре, кроме выбранной позиции;

В списке - отчет будет строиться по списку номенклатурных позиций;

Не в списке - отчет будет строиться по всей номенклатуре, кроме выбранных позиций;

В группе - отчет будет строиться по всей номенклатуре, находящейся в выбранной папке справочника Номенклатура;

Не в группе - отчет будет строиться по всей номенклатуре, кроме позиций, находящихся в выбранной папке справочника Номенклатура;

В группе из списка - аналогичен сравнению В списке, только в качестве значений списка выбираются папки в справочнике Номенклатура;

Не в группе из списка - аналогичен сравнению Не в списке, только в качестве значений списка выбираются папки в справочнике Номенклатура.

Флажок (галочка) слева от поля отбора показывает, что отбор по этому полю «включен», т.е. принимается отчетом во внимание. Поля со снятой галочкой не принимаются во внимание даже, несмотря на то, что вы выбрали определенные значения этих полей.

В зависимости от выбранного вида сравнения в колонке Значение указывается конкретный элемент или папка (группа) справочника, либо список элементов или папок.

Пример простого изменения настроек отчета

Для просмотра/изменения настроек отчета необходимо зайти в меню Все действия/Изменить вариант.

Рисунок 2. Изменение настроек отчета

Перед нами открывается окно настроек для выбранного варианта отчета (рис. 3).

Рисунок 3. Окно настроек

В верхней части окна отображается структура отчета. По сути – это наглядное отображение группировок строк и колонок отчета, т.е. в каком порядке будут выводиться данные по аналитике в отчете в строках и в колонках.

В нижней части окна выводятся относящиеся к отчету в целом (в случае если в структуре отчета выделен верхний уровень Отчет ), либо к определенной группировке строк или колонок отчета (если выделена группировка Склад или Номенклатура , Характеристика ) настройки вывода информации и оформления полей.

Пример 1. В отчете Анализ доступности товаров уберем группировку по характеристикам номенклатуры и добавим новую группировку по ценовой группе (поле Номенклатура. Ценовая группа ).

Шаг 1. Нам необходимо убрать группировку по характеристике номенклатуры, оставив только группировку по номенклатуре. Для этого в верхней части окна настроек отчета щелкнем мышкой по полю Номенклатура, Характеристика . В нижней части окна перейдем на вкладку Группировки (рис. 4)

Рисунок 4. Удаляем группировку по Характеристике номенклатуры

Выделим поле Характеристика и щелкнем по кнопке Удалить командной панели. Подтвердим внесение изменений в настройки отчета, щелкнув по кнопке Завершить редактирование в нижнем левом углу экрана.

Результат наших действий представлен на рис. 5. Как видно из представленного рисунка, поле Характеристика больше не фигурирует в отчете.

Рисунок 5. Результат

Шаг 2. После удаления характеристики, нашей задачей, по условиям примера, будет добавление ценовой группы. По смыслу эта группировка должна идти уровнем ниже, чем группировка по складу, но уровнем выше, чем группировка по номенклатуре. Поэтому, в структуре отчета выделим группировку Склад . Щелкнув по ней правой кнопкой мышки, в контекстном меню выберем команду Новая группировка (рис. 6.)

Рисунок 6. Добавление группировки по ценовой группе

В открывшемся окне редактирования поля группировки в качестве поля выберем Номенклатура.Ценовая группа (рис. 7).

Рисунок 7. Редактирование поля группировки

Щелкнем по кнопке «ОК». Как видно из рисунка, в отчет добавилась новая группировка, подчиненная группировке Склад .

Теперь выделим группировку по номенклатуре и, не отпуская правую кнопку мыши, перетащим ее внутрь (т.е. ниже) группировки по ценовой группе . У нас получится следующая структура:

Рисунок 8. Получившаяся структура отчета

Результат выполнения отчета:

Рисунок 9. Результат настройки отчета

Работа с пользовательскими полями

Давайте теперь немного подробнее рассмотрим новые возможности настройки отчетов в УТ.

В форме редактирования структуры и настроек отчета обратим внимания на закладку Пользовательские поля . До этого мы добавляли в отчет поля, список которых был заранее задан разработчиком. При помощи этой закладки мы можем создавать собственные поля – Поле-выбор или Поле-выражение .

Пример 2. Настроим под себя отчет История продаж (вариант отчета ). Выведем данные по продажам в разрезе партнеров и номенклатуры. Предположим, что наша компания занимается продажей товаров в Москве и в регионах. Таким образом, каждый клиент в информационной базе принадлежит к определенному географическому региону (реквизит Бизнес-регион справочника Партнеры ). Мы можем без труда сгруппировать данные по продажам в отчете по регионам , но что делать, если нас интересует более укрупненная статистка, в частности ответ на вопрос «Сколько было продано товаров в Москве, а сколько во всех остальных регионах вместе взятых»? В этом случае как раз и пригодятся «пользовательские поля».

Шаг 1. Откроем отчет. Перейдем в форму настройки структуры отчета (Все действия/Изменить вариант ). Удалим по очереди все ранее созданные в отчете группировки - для этого выделим каждую из них и щелкнем по кнопке «Удалить» командной панели, либо воспользуемся клавишей «DEL».

Так же, как в предыдущем примере, добавим в отчет группировку по партнеру , а затем по номенклатуре . Мы уже умеем это делать, поэтому много времени не потребуется. В результате структура отчета приобретет следующий вид:

Рисунок 10. Новая структура отчета

Шаг 2. Создадим новое пользовательское поле. Откроем закладку Пользовательские поля и выполним команду Добавить/Новое поле-выбор.

Рисунок 11. Добавление нового поля

Присвоим имя нашему новому полю – Регион обобщенно.

Рисунок 12. Редактирование нового пользовательского поля

Щелкнем по кнопке Добавить (рис.12). В новой строке щелкнем по кнопке в колонке Отбор . В появившейся форме редактирования отбора добавим отбор по полю Партнер.Бизнес регион . Выберем вид сравнения Равно , значение – «Москва» (рис. 13)

Рисунок 13. Редактирование отбора

Щелкнем по кнопке «ОК», после чего вернемся в окно редактирования пользовательского поля. Далее необходимо щелкнуть по кнопке в колонке Значение и в появившемся списке выбора типа данных выберем Строка и в качестве значения напишем «Москва».

Повторим операцию. Добавим еще одну строку в таблицу. На этот раз для отбора по полю Партнер.Бизнес регион выберем вид сравнения Не равно (рис. 14).

Рисунок 14. Отбор с видом сравнения Не равно

Вернувшись в окно редактирования пользовательского поля, в колонке Значение напишем «Остальные регионы».

Рисунок 15. Остальные регионы

Щелкнем по кнопке «ОК». Наше новое поле готово.

Шаг 3. Добавим наше новое поле в структуру отчета. Выделив мышкой верхний уровень Отчет в структуре, добавим новую группировку. В реквизите Поле выберем «Регион обобщенно» (рис. 16).

Рисунок 16. Выбор поля

Перетащим мышкой группировку по партнеру и подчиненную ей группировку по номенклатуре внутрь только что созданной, чтобы получить следующую структуру отчета:

Рисунок 17. Новая структура отчета

Сформируем отчет и посмотрим на результат.

Рисунок 18. Результат формирования отчета

Отбор и сортировка

Вернемся к окну редактирования структуры и настроек отчета и обратим внимание на закладки Отбор и Сортировка .

Рисунок 19. Отбор, сортировка, условное оформление

Если в структуре отчета выделен корневой элемент (Отчет ), то настройки, выполненные на этих закладках, будут относиться ко всему отчету в целом. Если же выделена какая-то группировка отчета (Партнер , Номенклатура ) – то настройки будут касаться только ее.

Пример 3. В отчет История продаж (вариант отчета Выручка и себестоимость продаж ) добавим отбор по полю Менеджер .

Отчет , перейдем на закладку Отбор .

Менеджер . Установим вид сравнения Равно , в качестве значения выберем «Иванов Петр Федорович».

Рисунок 20. Отбор по полю менеджер

В результате в отчет попадут только те реализации, где в качестве менеджера указан Иванов Иван Федорович.

Пример 4. Выведем в отчет данные в порядке убывания выручки от продаж.

Откроем окно настроек отчета, в структуре отчета выделим корневой элемент Отчет , перейдем на закладку Сортировка .

Из списка полей слева перетащим мышкой в правую часть поле Выручка . Установим направление сортировки По убыванию .

Рисунок 21. Сортировка

Результат формирования отчета показан на рисунке 22.

Рисунок 22. Результат формирования отчета

Сохраняем сделанные изменения

При изменении структуры отчета его можно сохранить при помощи команды Все действия/Сохранить вариант .

Рисунок 23. Сохранение варианта отчета

В форме сохранения варианта при помощи переключателя можно выбрать Сохранить в существующий вариант отчета (вместо одного из уже имеющихся вариантов), либо Сохранить новый вариант отчета .

Для нового варианта необходимо указать название (щелкнув по кнопке Далее ), и затем нажать на кнопку Сохранить .

Рисунок 24. Сохранение нового варианта отчета

Для выбора сохраненного ранее варианта отчета необходимо выполнить команду Все действия/Выбрать вариант .

Рисунок 25. Выбор варианта отчета

Таким образом, путем нехитрых изменений, из одного типового отчета УТ 11 можно получить целый набор удобных инструментов для просмотра и анализа самой различной информации.

Заключение

Как видите, использовать настройки стандартных отчетов УТ не так уж и сложно. Безусловно, их гораздо больше, чем мы показали на примере данной статьи, но и приведенные выше настройки позволят вам получить гораздо больше преимуществ от использования новой платформы и сэкономить деньги на привлечение программистов для разработки.

Конечно, не все настройки отчетов аналогичны по своей структуре, но, получив базовые знания по настройке отчетов на приведенных выше примерах, вы уже сможете настроить и другие необходимые вам отчеты.

Говорят, что под названием 1С изначально подразумевалась фраза «одна секунда», т.е. программы должны выдавать отчеты быстро, «в одну секунду». Скорость работы отчетов очень важна, но еще важнее, чтобы отчеты выдавали правильную информацию — разберемся с этим на примере создания простого отчета в 1С 8.3 на базе конфигурации Управление торговлей 10.3. Для создания корректных отчетов желательно (даже настоятельно рекомендуемо) уметь конфигурировать 1С и немного уметь программировать на внутреннем языке и языке запросов 1С, хотя, с другой стороны, создание отчетов — прекрасная возможность начать осваивать эти навыки.

Данное описание является учебным для понимания основных принципов создания отчетов 1С

Как создать отчет в 1С 8.3

Чтобы создать отчет, необходимо открыть 1С в режиме конфигуратора, для этого в окошке запуска 1С выбираете нужную базу в списке и нажимаете кнопку Конфигуратор:

В самом конфигураторе заходите в меню Файл и выбираете пункт Новый:

В появившемся меню выбираете пункт Внешний отчет и нажимаете кнопку ОК:

После этого откроется окно нового отчета. В поле Имя вводите наименование отчета, оно должно быть без пробелов и специальных символов:

Как сделать отчет с помощью макета

Для этого способа больше всего требуются навыки программирования в 1С, но здесь мы не будем разбирать механизмы получения и обработки данных, сделаем простой отчет, чтобы понять механизм запуска отчета и вывода формы отчета на экран:

В окне отчета (которое открывается при создании отчета) в нижнем списке устанавливаете курсор на пункт Макеты и, при нажатии правой кнопкой мыши, в появившемся меню нажимаете Добавить:

В открывшемся конструкторе макета можете задать имя макета, в качестве типа макета должен быть выбран Табличный документ, после чего нажимаете в конструкторе кнопку Готово:

После чего откроется окно макета, напоминающее лист Excel:

В этом макете необходимо создать области — группы строк или столбцов, которые программа будет использовать как шаблоны, подставлять в них данные, получаемые из базы данных и выводить эти шаблоны на экран, тем самым собирая отчет воедино из этих частей.

Сделаем отчет, выводящий перечень номенклатуры. Для этого создадим две области макета: шапка отчета и строка номенклатуры.

Для создания области шапки левой кнопкой кликаем на заголовке строки (там, где номер строки указан), чтобы выделить строку вот так (должна быть выделена вся строка одним кликом на заголовке):

После этого идем в меню Таблица главного меню, заходим в подменю Имена и кликаем на пункт Назначить имя:

Программа предложит указать Имя области, имя также не должно содержать пробелов и спецсимволов, после этого нажимаем ОК, должно получиться так:

Теперь в созданной области нужно ввести текст, который будет выводится в отчете и отформатировать его. Для этого в первую ячейку вводим текст, например «Перечень номенклатуры». Работа с ячейками похожа на Excel.

Чтобы отформатировать текст в ячейке, нажимаем на ячейку правой кнопкой и кликаем на Свойства. Справа откроется окно свойств ячейки. Прокручивая содержимое окна вниз, найдите поле Шрифт и нажмите на кнопку «...»:

В открывшемся окне в разделе Начертание устанавливаем галочку Жирный и нажимаем кнопку ОК:

В макете должно получиться вот так:

Таким же образом создаем область строки номенклатуры, только не выделяем жирным:

В области строки нужно указать, что Наименование — это параметр, т.е. что туда будет подставляться реальное наименование номенклатуры при выводе отчета. Для этого открываем свойства ячейки с наименованием и в свойствах в поле Заполнение выбираем значение Параметр, на этом настройка макета завершена:

Возвращаемся в главное окно отчета и в нижнем списке кликаем правой кнопкой на пункт Формы и нажимаем Добавить:

В открывшемся конструкторе формы отчета нажимаем кнопку Готово, откроется форма отчета, кликаем два раза на кнопку Сформировать:

В результате откроется окно свойств кнопки в правой части экрана, в поле Действие нажимаем на лупу:

После этого откроется модуль формы, в котором нужно запрограммировать формирование отчета:

Сначала вставим вместо выделенного текста следующий текст программного кода:

//создаем табличный документ, который будет наполняться частями отчета и выводиться на экран

ТабДокумент = Новый ТабличныйДокумент;

//далее, получаем макет, который создавали при создании отчета

Макет = ПолучитьМакет("Макет");

//теперь нужно вывести шапку отчета, дял этого получаем область шапки из макета и выводим ее в табличный документ

ОбластьШапка = Макет.ПолучитьОбласть("Шапка");

ТабДокумент.Вывести(ОбластьШапка);

//с помощью запроса получаем выборку наименований номенклатуры, которые надо вывести в отчете

Запрос = Новый Запрос;

Запрос.Текст = "

|ВЫБРАТЬ

| Наименование

|ИЗ

| Справочник.Номенклатура

|";

//получить из макета область строки номенклатуры — будем обращаться к ней в цикле для вывода каждого наименования

ОбластьСтрока = Макет.ПолучитьОбласть("Строка");

//обрабатываем в цикле каждое наименование из полученной выборки

Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();

Пока Выборка.Следующий() Цикл

//для вывода очередной строки нужно указать очередное наименование в параметре области (сам параметр мы настраивали при создании макета)

ОбластьСтрока.Параметры.Наименование = Выборка.Наименование;

//параметр заполнили, теперь можно вывести строку

ТабДокумент.Вывести(ОбластьСтрока);

КонецЦикла;

//табличный документ сформирован, теперь выводим его на экран

ТабДокумент.Показать("Перечень номенклатуры«);

Когда текст будет скопирован в модуль формы, то строки, начинающиеся с двойного слэша «//», будут выделены зеленым — это комментарии, в них описано, что выполняет каждая строчка кода:

Резюмируем, какие строки программного кода необходимы для формирования отчета:

Необходимо создать табличный документ, который будет наполняться частями отчета и выводится на экран, делается это строкой «ТабДокумент = Новый ТабличныйДокумент;»
Нужно получить макет отчета, из него будем получать структуру отчета по частям (области), делается это строкой "Макет = ПолучитьМакет("Макет")"
Для вывода каждой из областей нужно получить ее из макета и вывести в табличный документ, делается это строками "ОбластьШапка = Макет.ПолучитьОбласть("Шапка")" и «ТабДокумент.Вывести(ОбластьШапка)»
Если требуется заполнить параметры, который становятся известны только при выполнении программы, то перед выводом области нужно заполнить такие параметры, делается это строкой «ОбластьСтрока.Параметры.Наименование = Выборка.Наименование»
И лишь, когда табличный документ заполнен всеми нужными частями отчета, он выводится на экран, делается это строкой "ТабДокумент.Показать("Перечень номенклатуры")"

И сейчас можно проверить работу отчета — открываем 1С в режиме предприятия (кнопка 1С: Предприятие в окне запуска 1С). В главном меню заходим в меню файл, нажимаем Открыть:

Находим и открываем сохраненный файл отчета. В открывшейся форме нажимаем кнопку Сформировать:

и получаем перечень номенклатуры:

Это лишь один из способов создания отчетов в 1С. В следующих статьях разберем другие.