Подсказки и проверки ввода данных в MS Excel. Проверка данных в MS EXCEL

К сожалению, часто при работе в Excel вы можете столкнуться с ситуацией, когда правильность работы формулы определяется правильностью (или корректностью введенных в нее данных. В терминах Excel мусором называются ошибочные или некорректные данные в ячейках.

Для предотвращения стандартных ошибок вы можете использовать письменные предупреждения для тех, кто будет работать с документом. Но также при этом существуют другие возможности, позволяющие исключить ввод некорректных данных. Под некорректными данными следует понимать следующее:

Данные ошибочного типа — например, ввод текстовой строки туда, где необходим ввод числа.
Данные, выходящие за пределы допустимых значений : например, ввод числа 200 в ячейку, требующую ввода числа от 0 до 100.

Как было отмечено, вы можете попытаться предотвратить это, введя пометки на рабочем листе. Но при этом необходимо, чтобы человек прочитал и воспользовался данными предписаниями, это важно при написании докладов . Лучшим способом предотвращения подобных ситуаций является использование правил проверки данных Excel. С такой проверкой вы сможете создавать правила, которые в точности определяют необходимый формат ввода данных или допустимый диапазон значений. Вы также сможете задать всплывающие сообщения при выборе ячейки с правилами, так же как и сообщения об ошибке, когда вводятся ошибочные данные.

Для задания такой проверки выполните следующие шаги:

Выделите одну или несколько ячеек, к которым необходимо применить правило проверки.
Выберите вкладку Данные ленты инструментов, далее нажмите на кнопку Проверка данных . Вы увидите окно Проверка вводимых значений — см. рис. 1.
В закладке Параметры в раскрывающемся меню Тип данных вы можете задать различные типы допустимых для ввода данных. Любое значение означает возможность задания любого типа данных. В случае выбора других значений из данного выпадающего списка вы сможете задать также дополнительные параметры, к примеру, указать диапазон, в который должно попадать значение.
В случае если ячейка из выделенного диапазона уже имеет правило, будет доступна галочка Распространять изменения на другие ячейки с тем же условием . При ее выборе правила применятся и к остальным выбранным ячейкам.
Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки на экране появлялось сообщение с указанием, выберите закладку Сообщение для ввода . Здесь вы сможете ввести заголовок и сам текст сообщения.
Для появления сообщения об ошибке при вводе некорректных данных, перейдите на закладку Сообщение об ошибке . Здесь, помимо заголовка и текста сообщения, вы можете выбрать стиль ошибки. Только в случае типа Останов (остановка) пользователь не сможет проигнорировать данное сообщение и ему придется ввести правильные данные.
Нажмите ОК для подтверждения изменений.

При заполнении ячеек данными, часто необходимо ограничить возможность ввода определенным списком значений. Например, имеется ячейка, куда пользователь должен внести название департамента, указав где он работает. Логично, предварительно создать список департаментов организации и позволить пользователю лишь выбирать значения из этого списка. Этот подход поможет ускорить процесс ввода и уменьшить количество опечаток.

Выпадающий список можно создать с помощью

В этой статье создадим Выпадающий список с помощью () с типом данных Список .

Выпадающий список можно сформировать по разному.

А. Простейший выпадающий список - ввод элементов списка непосредственно в поле Источник

Предположим, в ячейке B 1 необходимо создать выпадающий список для ввода единиц измерений. Выделим ячейку B 1 и вызовем Проверку данных.

Если в поле Источник указать через точку с запятой единицы измерения шт;кг;кв.м;куб.м , то выбор будет ограничен этими четырьмя значениями.

Теперь смотрим, что получилось. Выделим ячейку B 1 . При выделении ячейки справа от ячейки появляется квадратная кнопка со стрелкой для выбора элементов из выпадающего списка .

Недостатки этого подхода: элементы списка легко потерять (например, удалив строку или столбец, содержащие ячейку B 1 ); не удобно вводить большое количество элементов. Подход годится для маленьких (3-5 значений) неизменных списков.
Преимущество : быстрота создания списка.

Б. Ввод элементов списка в диапазон (на том же листе, что и выпадающий список)

Элементы для выпадающего списка можно разместить в диапазоне на листе EXCEL, а затем в поле Источник инструмента указать ссылку на этот диапазон.

Предположим, что элементы списка шт;кг;кв.м;куб.м введены в ячейки диапазона A 1: A 4 , тогда поле Источник будет содержать =лист1!$A$1:$A$4

Преимущество : наглядность перечня элементов и простота его модификации. Подход годится для редко изменяющихся списков.
Недостатки : если добавляются новые элементы, то приходится вручную изменять ссылку на диапазон. Правда, в качестве источника можно определить сразу более широкий диапазон, например, A 1: A 100 . Но, тогда выпадающий список может содержать пустые строки (если, например, часть элементов была удалена или список только что был создан). Чтобы пустые строки исчезли необходимо сохранить файл.

Второй недостаток: диапазон источника должен располагаться на том же листе, что и выпадающий список , т.к. для правил нельзя использовать ссылки на другие листы или книги (это справедливо для EXCEL 2007 и более ранних).

Избавимся сначала от второго недостатка – разместим перечень элементов выпадающего списка на другом листе.

B. Ввод элементов списка в диапазон (на любом листе)

Ввод элементов списка в диапазон ячеек, находящегося в другой книге

Если необходимо перенести диапазон с элементами выпадающего списка в другую книгу (например, в книгу Источник. xlsx ), то нужно сделать следующее:

в книге Источник. xlsx создайте необходимый перечень элементов;
в книге Источник.xlsx диапазону ячеек содержащему перечень элементов присвойте , например СписокВнеш;
откройте книгу, в которой предполагается разместить ячейки с выпадающим списком;
выделите нужный диапазон ячеек, вызовите инструмент , в поле Источник укажите =ДВССЫЛ("[Источник.xlsx]лист1!СписокВнеш") ;

При работе с перечнем элементов, расположенным в другой книге, файл Источник .xlsx должен быть открыт и находиться в той же папке, иначе необходимо указывать полный путь к файлу. Вообще ссылок на другие листы лучше избегать или использовать Личную книгу макросов Personal.xlsx или Надстройки .

Если нет желания присваивать имя диапазону в файле Источник.xlsx , то формулу нужно изменить на =ДВССЫЛ("[Источник.xlsx]лист1!$A$1:$A$4")

СОВЕТ:
Если на листе много ячеек с правилами Проверки данных , то можно использовать инструмент (Главная/ Найти и выделить/ Выделение группы ячеек ). Опция Проверка данных этого инструмента позволяет выделить ячейки, для которых проводится проверка допустимости данных (заданная с помощью команды Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ). При выборе переключателя Всех будут выделены все такие ячейки. При выборе опции Этих же выделяются только те ячейки, для которых установлены те же правила проверки данных, что и для активной ячейки.

Примечание :
Если выпадающий список содержит более 25-30 значений, то работать с ним становится неудобно. Выпадающий список одновременно отображает только 8 элементов, а чтобы увидеть остальные, нужно пользоваться полосой прокрутки, что не всегда удобно.

В EXCEL не предусмотрена регулировка размера шрифта Выпадающего списка . При большом количестве элементов имеет смысл список элементов и использовать дополнительную классификацию элементов (т.е. один выпадающий список разбить на 2 и более).

Например, чтобы эффективно работать со списком сотрудников насчитывающем более 300 сотрудников, то его следует сначала отсортировать в алфавитном порядке. Затем создать выпадающий список , содержащий буквы алфавита. Второй выпадающий список должен содержать только те фамилии, которые начинаются с буквы, выбранной первым списком. Для решения такой задачи может быть использована структура или .

«Защита ячейки Excel от неверно вводимых данных». Здесь рассмотрим другой вариант - как проверять в Excel правильность написания кода с буквами и числами.
Первый вариант.
Проверка ввода данных в Excel.
У нас такая таблица. В столбце A будем писать коды с буквами и числами.
В этих ячейках установим проверку данных, в соответствии с нашими условиями. Выделяем ячейки столбца А (А31:А36).
На закладке «Данные» в разделе «Работа с данными» нажимаем на кнопку «Проверка данных». Появится диалоговое окно «Проверка вводимых значений».
В этом окне на закладке «Параметры» в разделе «Условия проверки» - «Тип данных» выбираем функцию «Другой».
В строке «Формула» пишем такую формулу.
=И(ЛЕВСИМВ(A31)="Ф";ДЛСТР(A31)=3;ЕЧИСЛО(ЗНАЧЕН(ПРАВСИМВ(A31;2))))
Пояснения к формуле.
Этой формулой мы говорим Excel, что в ячейках столбца А (с ячейки А31) данные должны начинаться на букву «ф» - это часть формулы «ЛЕВСИМВ(А31)="Ф"; .
Всего в ячейке должно быть написано 3 знака – это функция в формуле – ДЛСТР(А31)=3.
А функция ЕЧИСЛО(ЗНАЧЕН(ПРАВСИМВ(A31;2))) говорит, что в ячейке последних 2 знака должны быть числами.
Нажимаем кнопку «ОК». Все проверку данных установили. Проверяем.
В ячейку А34 мы написали первую букву «а». Вышло предупреждающее об ошибке окно.
Если мы введем число меньше или больше 3 знаков, то снова выйдет окно, указывающее на ошибку.
Внимание!
Можно написать сообщение – указать в чем ошибка, или написать подсказку, как правильно написать код. Для этого нужно перейти на закладку «Сообщение об ошибке» или на закладку «Сообщение для ввода».
Как установить сообщения об ошибке или подсказки для заполнения ячейки, читайте в статье «Проверка данных в Excel ».
Второй вариант.
Проверка вводимых данных в Excel.
В формуле можно написать любое количество знаков, любые буквы, несколько букв, т.д. Например, такую формулу.
=И(ЛЕВСИМВ(C33)="Фрукт/";ДЛСТР(C32)=8;ЕЧИСЛО(ЗНАЧЕН(ПРАВСИМВ(C32;2))))
Получился такой код.
Функция проверки данных можно использовать для запрета исправления данных в таблице задним числом. Подробнее о таком способе, читайте в статье «Чтобы не исправляли данные в таблице Excel задним числом» .
Можно запретить вводить повторяющиеся данные. Это способ смотрите в статье «Запретить вводить повторяющиеся значения в Excel» .
В Excel можно сделать саму простую таблицу, можно сделать сложную таблицу, с фильтрами, т.д. Какими способами сделать таблицу в Excel, смотрите в статье "

При проверке данных легко можно указать правила, которым должны отвечать данные. К сожалению, Excel настаивает, что списки, которые используются при проверке, должны находиться на том же рабочем листе, что и проверяемые данные. К счастью, всегда есть способы уклониться от выполнения этого требования.

В этом трюке мы познакомим вас с двумя способами проверки данных на основе списка на другом листе. Первый из них использует преимущество именованных диапазонов Excel (которые подробнее рассматриваются в главе 3), а во втором применяется вызов функции.

Способ 1. Именованные диапазоны

Возможно, самый простой и быстрый способ преодолеть барьеры, которые воздвигает Excel при проверке данных, - присвоить имя диапазону, где содержится список. Для создания именованного диапазона выделите ячейки, содержащие список, и введите имя в поле имени строки формул. Для выполнения этого примера мы будем предполагать, что диапазону присвоено имя MyRange.

Выделите ячейку, в которой должен будет появиться раскрывающийся список, а затем выберите команду Данные → Проверка (Data → Validation). В поле Тип данных (Allow) выберите пункт Список (List), а в поле Источник (Source) введите =MyRange . Щелкните на кнопке ОК. Поскольку вы использовали именованный диапазон, ваш список (хотя он и находится на другом листе) теперь можно использовать как список проверки.

Способ 2. Функция ДВССЫЛ

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) позволяет ссылаться на ячейку, содержащую текст, представляющий адрес ячейки. Эту ячейку можно использовать как локальную ссылку, даже если она получает данные из другого листа. Можно применять эту возможность для связи с листом, где расположен список.

Предположим, список находится на листе Sheetl в диапазоне $А$1:$А$8 . Щелкните любую ячейку на другом листе, где должен появиться этот список проверки (список выборки). Затем выберите команду Данные → Проверка (Data → Validation) и в поле Тип данных (Allow) выберите пункт Список (List). В поле Источник (Source) введите следующий код: =INDIRECT("Sheetl!$А$1:$А$8") , в русской версии Excel =ДВССЫЛ("Sheetl!$A$1:$A$8") . Удостоверьтесь, что флажок Список допустимых значений (In-Cell) установлен, и щелкните на кнопке ОК. Список на листе Sheetl должен появиться в раскрывающемся списке проверки.

Если имя листа, на котором расположен список, содержит пробелы, необходимо использовать следующий синтаксис функции ДВССЫЛ (INDIRECT): =INDIRECT(""Sheetl"!$А$1:$А$8") , в русской версии Excel =ДВССЫЛ(""Sheetl"!$А$1:$А$8") . Различие заключается в том, что здесь после первой кавычки стоит один апостроф, а второй апостроф находится перед восклицательным знаком.

Полезно всегда использовать одиночные апострофы, независимо от того, содержит имя пробелы или нет. С апострофами вы все так же сможете ссылаться на листы с именами без пробелов, и это также упростит внесение изменений позже.

Преимущества и недостатки обоих способов

У именованных диапазонов и функции ДВССЫЛ (INDIRECT) есть преимущества и недостатки. Преимущество использования именованного диапазона заключается в том, что изменение названия листа не повлияет на список проверки. Это подчеркивает недостаток функции ДВССЫЛ (INDIRECT): любое изменение названия листа не будет автоматически в ней отражаться. Преимущество функции ДВССЫЛ (INDIRECT): когда из именованного диапазона будет удалена первая ячейка или строка либо последняя ячейка или строка, то именованный диапазон вернет ошибку #REF! . В этом недостаток именованного диапазона - если удалить из него ячейки или строки, изменения не повлияют на список проверки.

Привет всем. Как часто Вы сталкиваетесь с таблицами общего пользования, которые заполняют несколько сотрудников? Например, Вы формируете базу данных в Эксель, и всю информацию вносит несколько человек. Ошибок не избежать, некорректные данные часто проскакивают в таблицы. Вот если бы Excel мог проверить их перед внесением и указать на ошибку…

А он может! В программу встроен мощный инструмент под названием «Проверка данных», который минимизирует ошибки внесения информации.

Как сделать проверку данных в Excel

Вы можете предусмотреть проверку данных еще на этапе проектировки документа, чтобы пользователь не мог внести ошибочные данные, или добавить проверку к уже существующим массивам.

Чтобы подключить инструмент «Проверка данных», выделите проверяемые ячейки и кликните на ленте «Данные – Работа с данными – Проверка данных ». Откроется окно настройки «модератора»:

На вкладке «Параметры» нужно задать условие для проверки в поле «Тип данных». Есть 8 типов условий для проверки:

Любое значение – проверка данных отключена
Целое число – можно ввести лишь целое число с дополнительным критерием;
Действительное число – любое действительное число с дополнительным критерием
Список – выбрать значение из заранее заданного списка
Дата – ввести только дату, удовлетворяющую дополнительному критерию
Время – ввести время с дополнительным условием
Длина текста – ввести текст определенной длины
Другой – ввести значение, которое удовлетворяет записанному вручную логическому выражению

В этом окне можно установить еще две галки:

Игнорировать пустые ячейки – не применять условие к пустым ячейкам
Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием – найти ячейки с аналогичными условиями и применить к ним такие же изменения

На вкладке «Сообщение для ввода» введите подсказку о том, какие данные нужно внести в ячейку.

На вкладке «Сообщение об ошибке выберите событие, которое произойдет при введении неправильных данных. Сначала сделаем выбор в списке «Вид»:

Останов – отменить внесение ошибочных данных, вывести заданное сообщение
Предупреждение – программа сообщит, что значение не соответствует требованиям и уточнит, вносить ли его в ячейку
Сообщение – примерно то же, что и предупреждение, но выглядит менее устрашающе

После этого запишем заголовок и основной текст для окна-предупреждения.

А теперь поговорим детальнее о каждом из видов условий.

Условие на целое число в Excel

Если в ячейки можно вносить только целые числа – выберите этот тип данных. Станет активным список с дополнительным параметром, в котором нужно задать ограничения. Сделайте выбор:

Между минимальным и максимальным значением
Вне заданного промежутка значений
Равно определенному значению
Не равно определенному значению
Больше заданного значения
Меньше заданного значения
Больше или равно значению
Меньше или равно значению

Условие на действительное значение

Действительные числа – все положительные, отрицательные числа, а так же, ноль. От предыдущего пункта это правило отличается тем, что можно вводить и дробные числа. Все остальные настройки – аналогичны описанным выше.

Список

Как я уже говорил, применение этого правила означает, что пользователю будет предложено выбрать вариант для заполнения из заранее составленного списка. Например, Вы продаете несколько марок автомобилей, можно ограничить оператору возможность ввода марки только списком из Вашего ассортимента. Когда пользователь выделит ячейку для заполнения, в ней появится раскрывающийся список с возможными вариантами. Останется только выбрать мышью или клавиатурой нужный.

Чтобы задать список, опишите его в поле источник. Это можно сделать несколькими способами:

Записать перечень в ячейках на листе книги, а в поле «Источник» указать ссылку на этот массив
Создать именованный массив, в поле «Источник» указать его имя
Перечислить пункты прямо в поле «Источник» через точку с запятой

Пользователь может написать и свое значение, отличное от тех, что в списке. Но, если выбран тип проверки «Останов», программа не позволит внести его в ячейку. При других способах проверки, значение будет записано в ячейку, но все равно будет считаться неверным.

Дата

Этот фильтр позволит внести в ячейку только дату. Напомню, что дата в Эксель дата – это тоже число, поэтому такое правило перекликается с условием на действительное значение. Тем не менее, ввести можно только дату, с указанием параметров, таких же, как и в первых двух пунктах.

Время

Проверка на время – то же, что и в предыдущем пункте, только задается конкретное время без привязки к дате. Так же, вводится дополнительный параметр для ограничения выбора.

Длина текста

С этой проверкой Вы можете ввести и число и текст, но предлагается задать условие на его длину (в символах). Список параметров все тот же: длина между заданными значениями, вне промежутка, равна какой-то величине и т.п.

Другой

Этот способ проверки самый гибкий. В строке «Формула» Можно задать свою логическую формулу для проверки, если ни один из предыдущих способов проверки Вас не устраивает. Например, чтобы в ячейку А1 вносили только коды, начинающиеся с символов “SUV”, и содержащие 12 символов, внесем в поле формулу: =И(ЛЕВСИМВ(A1;3)=»SUV»;ДЛСТР(A1)=12) . Лишь при выполнении этого правила значение будет считаться верным.

Как проверить ячейки Excel на соблюдение условий

Если Вы применили «Проверку данных» к таблице, в которой уже есть какие-то данные, можно проверить их на соблюдение заданных правил и, при необходимости, вручную исправить. Для этого кликните на стрелке вниз возле ленточной команды «Проверка данных», в выпадающем меню выберите «Обвести неверные данные». Excel обведет ячейки с ошибками красным кругом. Осталось только исправить ошибки, круги сами будут исчезать.

Чтобы убрать выделения без исправления, в этом же меню выберите «Удалить обводку неверных данных».

И так, в этом уроке мы рассмотрели инструмент «Проверка данных», который позволяет найти ошибки в заполнении таблиц информацией, а так же, избежать появления новых. Вы знаете, как важно, чтобы данные были «чистыми», ведь их проще обрабатывать, а результаты расчетов будут точнее отображать исследуемые процессы. Так что, лучше взять этот замечательный инструмент на вооружение. Я, таким образом, иногда подстраховываю и себя самого, когда создаю таблицы данных. Думаю, «Проверка данных» будет и для Вас полезным помощником!

Я же отправляюсь писать новый важный пост, на этот раз про . Не пропустите, особенно если Ваши таблицы большие и сложные. До встречи!