Простейшая форма отправки данных на почту при помощи HTML и PHP. Секреты деловой email-переписки

Деловое общение – это свой мир со своими законами. От того как мы соблюдаем эти законы зависит многое: впечатление, которое мы производим на коллег и партнеров, продуктивность работы и даже продвижение по карьерной лестнице.

Особое место в деловом общении занимает деловая переписка, которая является повседневной обязанностью большинства офисных работников и не только. Умение правильно вести деловую переписку может стать хорошим подспорьем для заключения выгодных сделок и формирования вашего делового имиджа.

Давайте рассмотрим некоторые особенности делового письма. Итак, деловая переписка - это:

• использование шаблонных фраз и клише
• эмоциональная нейтральность,
• смысловая точность и лаконичность изложения,
• грамотно выстроенная аргументация.

Деловая переписка на английском языке – это тот же набор правил и клише, некоторые из которых мы рекомендуем использовать всем, кто работает с иностранными партнерами или в международных компаниях. Мы предлагаем вашему вниманию несколько полезных фраз, которые украсят вашу деловую переписку. Эти фразы подчеркнут ваш профессионализм и помогут сформировать имидж делового человека. Начн¸м!

1. Please find attached

Начнем с классики. Часто приходится прикреплять к письму различные документы или иные файлы. Для того чтобы уведомить получателя о наличии вложения отлично подойдет данная фраза. Ведь слово «Attachment» в переводе означает «вложение». Фразу следует использовать в конце письма.

Приведем пару примеров использования:

• Please find attached my portfolio.
• Please find attached copy of the agreement/contract.

2. I have forwarded

Эту фразу можно использовать, если вам необходимо переслать письмо другим получателям. Чтобы уведомить об этом адресата, отлично подойдет фраза «I have forwarded». Например:

• I have forwarded Anna’s CV to you.
• I have forwarded John’s email to you.

3. I’ve cc’ed

Человек, непосвященный во все тайны особенностей деловой переписки, может и не понять, что значит это странное сокращение. Но мы-то профессионалы. «I’ve cc’ed» – сокращение, которое расшифровывается, как I have carbon copied. Фраза означает «поставить кого-то в копию для получения писем».

Так что если вам нужно кого-то поставить в известность о том, что вы поставили в копию других получателей – смело используйте эту фразу. К примеру:

• I’ve cc’ed Sara on this email.
• I’ve cc’ed Jack and Jimmy on these emails.

Что касается сокращений, которые нельзя использовать в деловой переписке – для этого случая обычно делают исключение.

4. For further details

Данная фраза – проверенный способ вежливо завершить ваше письмо на английском. «For further details», означает «для более подробной информации», «более подробно». Примеры использования:

• For further details contact me any time.
• For further details write to our Sales-manager.

Еще одна фраза, которая поможет вам вежливо закончить – «If you have any questions, please do not hesitate to contact me». В переводе это означает «Если у Вас возникли вопросы, смело пишите мне».

5. I look forward to

Фраза «look forward», означает «ждать с нетерпением». Так что если вы с нетерпением ожидаете ответа или какого-то другого действия от адресата, то будет вполне уместно употребить эту фразу. К примеру:

• I look forward to your answer.
• I’m looking forward to your reply.

Фразу лучше использовать в конце письма.

При написании письма необходимо быть вежливыми даже когда вам не очень этого хочется. Умение составлять грамотные письма в любой ситуации отражает ваш профессионализм, воспитанность и знание деловой этики. В заключение напомним, что в деловой переписке вы должны показать точность формулировок и безупречную грамотность. Также недопустимо использование сокращений (за редким исключением).

Пишите электронные письма на английском правильно, дорогие друзья! Успехов!

В Microsoft Outlook можно указать, что для всех отправляемых сообщений автоматическое Скрытая копия (копия) будет отправлено других списков рассылки или пользователей.

Один сценарий, в котором это правило полезен при отвечают всем участникам группы для ответа на входящие сообщения электронной почты, например центр технической поддержки. Когда один член группы ответов на сообщения, другим участникам группы автоматически получает копию ответ, сохранения всех исходящих сообщений в курсе.

клиентские правила

Создание правила

Теперь каждый раз при отправке сообщения, будь то новое сообщение, при пересылке сообщения или ответа людей или групп, которые указаны в правиле будут автоматически добавляться как получателей копии. Не отображается имена людей или групп в строке "Копия" Составьте сообщение, но эти имена будут отображаться все получателя сообщения.

Отключение правила

В представлении почта на вкладке Главная нажмите кнопку правила > Управление правилами и оповещениями .

На вкладке в разделе Правило

Нажмите кнопку ОК .

Правила и оповещения .

Совет: Дополнительные сведения о том, как быстро отключить это правило для отдельных сообщений, см. в следующем разделе ("").

Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений

Если вы хотите гибкость, чтобы отключить автоматическое новые правила копия на основе одного сообщения без необходимости переходить в диалоговом окне правила и оповещения , можно использовать функцию категорий в Outlook, вместе с правилом.

Совет:

Сначала необходимо создать правило автоматически отправить скрытую копию (Cc) для всех отправляемых сообщений электронной почты.

Это правило определенного называется клиентские правила . Клиентские правила выполняется только на том компьютере, на котором она создана и выполняется, только если приложение Outlook запущено. Если бы вы отправляете сообщение электронной почты с помощью учетной записи электронной почты на другом компьютере, правило не будет выполняться с этого компьютера, чтобы он был создан на этом компьютере. В этой же правило необходимо создать на каждом компьютере, который планируется использовать его.

Создание правила

Теперь каждый раз при отправке сообщения, будь то новое сообщение, при пересылке сообщения или ответа людей или распределение списки, указанное в правиле будет автоматически добавляться как получателей копии. Не отображается имена людей или распространения списков в строке "Копия" Составьте сообщение, но эти имена будут отображаться все получателя сообщения.

Отключение правила

Чтобы предотвратить автоматическую отправку копии, необходимо сначала отключить правило.

В Почте в меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения .

На вкладке Правила для электронной почты в разделе Правило снимите флажок, соответствующий правилу, которое вы создали.

Нажмите кнопку ОК .

Теперь вы можете отправить сообщение без автоматической отправки его копии другим людям или спискам рассылки. Правило будет неактивно до его повторного включения в диалоговом окне Правила и оповещения .

Совет:

Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений

Если вы хотите отключать новое правило автоматической отправки копии для отдельных сообщений без вызова диалогового окна Правила и оповещения , вы можете задать для правила категорию, доступную в Office Outlook 2007.

Измените созданное ранее правило так, чтобы при добавлении указанной категории в сообщение правило не отправляло копию автоматически.

Когда вы захотите отключить правило автоматической отправки копии для сообщения, примените к нему категорию.

Совет: Можно воспользоваться сочетанием клавиш, если вы указали его при создании категории.

При отправке сообщения правило автоматической отправки копии не будет применяться.

Инструкция

Составьте текст сообщения и перекиньте файлы на компьютер, если вы собираетесь дополнить ими письмо и они находятся в памяти телефона, фотоаппарата и любого другого электронного устройства.

Зайдите в почтовый ящик, при необходимости зарегистрируйте его на соответствующих сайтах (mail.ru, yandex.ru, google.ru, rambler.ru и т.п.). Эта услуга абсолютно бесплатна.

Создайте новое письмо. Для этого щелкните по ссылке «Новое письмо» или «Написать», перед вами откроется форма для заполнения. В поле «Кому» укажите электронный адрес получателя. Убедитесь в правильности его написания. Можно дополнительно прописать тему письма, но это не обязательный атрибут для отправки.

Наберите текст в специально отведенном поле или вставьте уже подготовленный вариант.

Прикрепите дополнительные файлы. Для этого в каждом почтовом ящике предусмотрена кнопка «Прикрепить». Нажмите на нее. Перед вами откроется специальное окно. Выберите иконку нужного файла. Если в числе отобразившихся значков нет нужного варианта, значит, нужно поискать его в другой папке. Делается это так: Нажмите в верхней части открывшегося окна на стрелку, которая находится в одной строке со словом «Папка». В ответ должен выпасть список возможных мест, предназначенных для хранения информации. Выберите место, а затем и папку, в которой находится файл. Нажмите «Открыть», после этого начинается закачка. Некоторые почтовые ящики оснащены дополнительной кнопкой «Загрузить». Если она предусмотрена, то для начала загрузки необходимо ее нажать.

После того как вы прикрепили дополнительные файлы, набрали текст сообщения и внесли адрес получателя, пройдите по ссылке «Отправить», расположенной после формы письма. В течение нескольких секунд адресат получит ваше сообщение . Если этого не произошло, проверьте правильность контактной информации.

Видео по теме

Интернет является питательной средой различного рода мошенников, которые пытаются получить доступ к личным данным интернет-пользователей. Они пользуются различными средствами - от электронной почты до социальных сетей. Огородить себя от их действий достаточно легко, необходимо лишь предпринимать элементарные меры безопасности.

Электронная почта

Социальные сети

Будьте бдительны

Теперь, когда вы создали почту Gmail, вы можете начать отправлять сообщения электронной почты. Составление электронного письма может быть таким же простым, как и набор короткого сообщения. Вы можете использовать форматирование, вложения и подписи.

В этом уроке мы покажем, как составить письмо, добавить в письмо вложение и как создать подпись, которая будет отображаться во всех ваших письмах.

Написание письма

Для составления письма используется отдельное окно. Именно в нем вы будете добавлять электронный адрес получателя, тему, и само сообщение. Также вы можете использовать различные типы форматирования текста и добавлять вложения. При желании вы можете даже создать подпись, которая будет добавляться ко всем вашим письмам.

Окно составления письма

1. Получатели.

Это те люди, которым вы отправляете письмо. Вам будет нужно написать электронный адрес каждого получателя.

В большинстве случаев вы будете добавлять получателей в поле Кому, но вы также можете добавить их в поля Копия или Скрытая копия.

2. Копия и Скрытая копия.

Копия означает «точная копия». Это поле используется, когда вы хотите отправить письмо кому-то, кто не является основным получателем. Таким образом, вы можете держать человека в курсе, давая ему при этом знать, что отвечать на письмо не обязательно.

Скрытая копия означает «точная скрытая копия». Она работает так же, как и Копия, но все адреса получателей в этом поле скрыты. Таким образом использование этого поля-один из лучших способов отправить письмо большому количеству людей и соблюсти конфиденциальность.

3. Тема.

В теме должна быть указана суть письма. Тема должна быть краткой, но при этом точно информировать получателя о сути сообщения.

4. Тело.

Это текст письма. Обычное письмо с приветствием, несколькими параграфами, подписываете своим именем и т.д.

5. Кнопка Отправить.

Когда вы закончите письмо, нажмите кнопку отправить, чтобы оно ушло получателям.

6. Параметры форматирования.

Нажмите на кнопку Параметры форматирования, чтобы получить к ним доступ. Форматирование позволяет менять вид и стиль вашего письма. Например, вы можете изменить размер и цвет шрифта, добавить ссылки.

7. Прикрепить файлы.

Вложение-это файл (например, изображение или документ), который отправляется вместе с письмом. Gmail позволяет включать в письмо несколько вложений. Нажмите на кнопку Прикрепить файлы, чтобы добавить вложение к письму.

Чтобы отправить электронное письмо:

Если человек, которому вы пишите, уже есть у вас в контактах, то вы можете начать набирать его имя, фамилию или email, Gmail начнет отображать подходящие контакты чуть ниже поля Кому. Вы можете выбрать из них нужный и нажать клавишу Enter, чтобы добавить адрес человека в поле Кому.

Добавление вложений

Вложение – это файл (например, изображение или документ), который отправляется вместе с письмом. Например, если вы ищете работу, то можете отправить резюме, вложив его в письмо, а тело письма станет сопроводительным письмом. Хорошим тоном является включение в тело письма упоминания о вложении, особенно, если получатели не ожидают его получить.

Не забывайте прикреплять файлы до того, как нажать кнопку Отправить. Пользователи очень часто забывают прикрепить файлы до отправки сообщения.

Чтобы добавить вложение:

1. Во время создания письма кликните по значку скрепки внизу окна создания письма.
2. Появится диалоговое окно загрузки файлов. Выберите нужный файл и нажмите Открыть.
3. Вложение начнет скачиваться на почтовый сервер. Большинство вложений скачивается за несколько секунд, но для некоторых нужно больше времени.
4. Когда вы готовы отправить письмо, нажмите Отправить.

Вы можете нажать кнопку Отправить до того, как вложение загрузиться на сервер. Gmail отправит письмо только после того, как оно закачается.

Gmail позволяет добавлять различные типы форматирования текста.

• Нажмите кнопку Форматирование внизу окна создания письма, чтобы открыть параметры форматирования.

1) Шрифт

В Gmail можно выбрать один из нескольких шрифтов. Вы можете изменить шрифт всего письмаили нескольких слов.

2) Размер шрифта

В большинстве случаев вы об изменении размера шрифта даже думать не будете и будете использовать обычный размер шрифта, но иногда, для выделения некоторых слов, нужен другой размер.

Будьте осторожны с этой опцией. Слишком большие или маленькие буквы могут сделать письмо не читаемым.

3) Полужирный, Курсив, Подчеркнутый

Вы можете выделить текст, сделав его полужирным, написать курсивом или подчеркнуть.

4) Цвет текста и фона

В неофициальном письме, можно изменить цвет текста и фона для некоторых слов.

Старайтесь избегать слишком светлых тонов, так как текст такого цвета плохо видно на белом фоне.

5) Выравнивание

Вы можете изменить выравнивание текста в вашем письме.

6) Нумерованный и маркированный списки

Вы можете записать свой текст в виде нумерованного или маркированного списка.

Такой способ помогает выделить каждый элемент списка и отделить их друга от друга.

7) Отступ

Вы можете увеличить или уменьшить отступы слева или справа.

8) Цитата

Цитата — еще один способ выделить часть текста.

9) Очистить форматирование

Чтобы полностью убрать все форматирование из письма, нажмите кнопку Очистить форматирование.

10) Кнопка плюс

Кликните по кнопке плюс, чтобы открыть дополнительные опции: Добавить фото, вставить ссылку, вставить смайлик или вставить приглашение.

Добавление подписи

Подпись – это опциональный блок письма, который появляется в конце текста в каждом отправляемом письме. По умолчанию Gmail не вставляет в письмо подпись, но это легко исправить. Обычно в нее входит ваше имя и контактная информация: телефон, электронный адрес. Если вы используете Gmail на работе, то в подпись можно включить должность, название и адрес компании или адрес сайта.

Помните, что подпись должна быть короткой. Вместо перечисления всех номеров телефона, email и почтовых адресов, достаточно указать пару основных.

Помните, что вашу подпись сможет увидеть много людей, поэтому не всегда нужно включать в нее домашний адрес или другую личную информацию. При чем такое может произойти даже тогда, когда вы пишите своим знакомым, ведь они могут переслать ваше письмо кому-то другому.