Как создать электронную подпись

Как создать электронную подпись

Многие пользователи интернета не понаслышке знают об удобстве обмена информацией в электронном виде. В наши дни для экономии времени и природных ресурсов органы власти и частные компании переходят на отправку документов посредством интернет-коммуникаций, что вызывает необходимость создать новый вид подписи. На ее оформление уйдет совсем немного усилий, но этот шаг поможет существенно упростить документальную работу. Время на оформление документации в электронном виде сильно сокращается, процесс оформления таких документов происходит быстрее, цифровая подпись проста в эксплуатации, для работы с ней не требуется специальных познаний. Как создать электронную подпись и в чем особенности этой процедуры?

Кому и зачем необходимо создать электронную подпись

Закон № 63-ФЗ от 06.04.11 г. «Об электронной подписи» содержит определение понятия электронной подписи (ЭП). Статья 2 Закона гласит, что это информация, содержащаяся в электронной форме, которая присоединяется к другой информации в такой же форме, при этом первая подписывает вторую или иным образом связана с ней, а также удостоверяет подписанта. Данный закон подробно регламентирует порядок и случаи использования ЭП в предпринимательской сфере, при получении услуг различных ведомств и в прочих предусмотренных законом ситуациях.

Основной задачей электронной подписи , как и любой другой, становится подтверждение:

Полноты и отсутствия искажений информации в документе;

Неповрежденность и цельность документа.

Идея создания ЭП возникла благодаря стремительному развитию интернет-коммуникаций. Теперь с помощью глобальной сети можно значительно быстрее решать многие задачи и взаимодействовать друг с другом дистанционно. При ускоряющемся ритме жизни это немаловажное достижение.

Если вы функционируете в предпринимательской среде, то рано или поздно перед вами встанет задача − создать электронную подпись. Электронная подпись − это выражение совокупности таких взаимосвязанных понятий, как программное обеспечение, эксплуатация сертификата ключа и хранилище сертификата. Хранилище − это материальное устройство хранения данных, на которое записывается сертификат ключа проверки электронной подписи (флеш-накопитель, карта памяти). Подобные сертификаты выпускают только специальные организации, названные удостоверяющими центрами (УЦ).

Сертификат ключа проверки ЭП содержит :

Данные о собственнике ЭП;

Индивидуальный номер;

Период действия (выдается на год);

Информацию об УЦ, которого уполномочили создать ЭП и который выдал ее владельцу.

Когда срок сертификата оканчивается, не забудьте заблаговременно обратиться в УЦ, чтобы вам подготовили новый экземпляр.

Если собственноручная подпись может быть только одна, то количество ЭП, которые можно оформить на одно лицо, ничем не ограничено.

Задача создать электронную подпись связана с изучением новой информации. Например, о том, что существуют разные виды ЭП.

Какую вам необходимо создать электронную подпись

Вышеупомянутый закон предусматривает три вида электронной подписи:

Простая электронная подпись (ПЭП)

Ее предназначение ограничивается лишь подтверждением авторства подписанта. При этом ПЭП не гарантирует ни целостность, ни неизменность документальной информации после подписания. Следовательно, этот вид не подходит для юридически значимой документации. Она нужна лишь для доступа к какому-либо информационному ресурсу (такому, как портал госуслуг).

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Этот вид ЭП не только позволяет удостоверить авторство ее обладателя, но и свидетельствует о неизменности документа после подписания. Все это совершается с помощью криптографических программ для защиты электронных данных. Усиленная неквалифицированная электронная подпись служит средством обмена документами внутри организации и при взаимодействии с другими юридическими лицами на основании договора об использовании ЭП сторонами. Подпись такого рода необходима для участия в электронных торгах.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Квалифицированная электронная подпись отличается от неквалифицированной тем, что гарантирует конфиденциальность и юридическую значимость информации, которую она подтверждает. Для создания такой подписи нужны специальные программные средства, прошедшее сертификацию в Федеральной службе безопасности, а выдается она только в УЦ, аккредитованном в Министерстве связи и массовых коммуникаций РФ. Бланки отчетности, скрепленные КЭП, можно направлять в государственные органы. Этот вид электронной подписи также пригоден для участия в электронных торгах.

В последнее время происходит вытеснение первых двух видов ЭЦП наиболее защищенной и дающей больше возможностей усиленной квалифицированной подписью . В зависимости от целей использования, каждый решает самостоятельно − нужно ему создать простую электронную подпись или усиленную.

Для применения КЭП выдается два ключа : закрытый (256 бит) и открытый (1024 бита), которые не действуют по отдельности.

Открытый ключ необходим для того, чтобы передавать документы в электронном виде с помощью специального сертификата, удостоверяющего личность того, на чье имя ключ был выпущен. Копия открытого ключа пересылается в библиотеку удостоверяющего центра на случай подделки или утраты информации. Закрытый ключ нужен для того, чтобы его владелец мог непосредственно подтвердить подписью информацию и отправить сертификат. Функционирует он также в течение года, в дальнейшем необходимо приобретать новое средство.

Подделка ЭЦП любого из трех видов невозможна , потому что программные средства, используемые при их создании, позволяют надежно зашифровать информацию. Даже высокий уровень современных программных вычислительных средств не позволяет взломать код без приложения колоссальных усилий. Однако, существует возможность страхования ЭП.

Какую создать электронную подпись в зависимости от сферы применения

Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) − это один из способов обмена документами посредством программируемых процессов, реализуемых с помощью сети Интернет. Эта система внедряется повсеместно, она очень удобна и эффективна. Ею пользуются различные организации как внутри собственной структуры, так и в вопросах взаимодействия с контрагентами, а также физические лица. С помощью электронной подписи они направляют друг другу соглашения, финансовые документы, письма и т. д. Вид приобретаемого в УЦ электронного средства определяется стоящими перед покупателем целями и задачами в мире интернет-обмена информацией.

Электронная отчетность

С появлением электронной подписи неприятная процедура многочасового ожидания в очереди в помещении, набитом людьми, ради передачи отчетности в госорганы, изжила себя. Теперь этот процесс стал гораздо проще. Отчетность можно предоставлять с использованием электронного документооборота в налоговую инспекцию, пенсионный фонд и другие органы. Для этого нужно только заполнить электронную форму и подписать ее ЭП. Информация пересылается через глобальную сеть. За ее сохранность и конфиденциальность можно не беспокоиться, потому что существуют надежные программные средства для защиты передаваемых данных. Возможность отправления отчетов в электронном виде позволяет экономить рабочее время, сканировать документ на ошибки, главное - подписать электронный отчет КЭП.

Электронные торги

Электронные торги − это система взаимоотношений участников торговли, совершаемой в сети Интернет на специально созданных для этого электронных площадках. Участники, имеющие доступ к подобным площадкам, нацелены на заключение гражданско-правовых сделок по реализации товаров, работ и услуг.

Электронную подпись для участия в торгах могут приобрести как юридические, так и физические лица. Эта подпись позволяет не просто получить доступ к торговой площадке, но и заверить документы на конкурс и подписать контракт по его итогам. Вид ЭЦП зависит от требований торговой площадки.

Государственные услуги

Как создать электронную подпись для госуслуг? Сделать это несложно, эта возможность доступна для любого гражданина Российской Федерации. Электронная подпись для портала государственных услуг позволяет ее владельцу удостоверить документы, направляемые посредством специальных программных средств по телекоммуникационным каналам связи, а также получать письма и уведомления о статусе поданного в орган власти заявления.

Арбитражный суд

Судейские органы также перешли на электронный документооборот. Появилось право участников разбирательства направлять доказательства и другие документы в рамках судебного процесса в электронной форме. Арбитражное процессуальное законодательство предусматривает несколько способов предоставления документов спорящими сторонами, они включают и электронную связь. Следовательно, подписать документы также можно посредством электронной подписи.

Документооборот с физическими лицами

Физические лица используют электронную подпись крайне редко. Но все же отдельным гражданам удобнее удостоверять документы с помощью ЭП. И это бывает очень удобно при оформлении договоров удаленными работниками. При этом не только само соглашение, но и приемосдаточные акты и другие документы записаны исключительно в электронной форме. Обмен происходит через Интернет.

С использованием электронной подписи вы сможете:

Обеспечить высокую степень конфиденциальности передаваемых данных;

Многократно сократить процедуру отправления документов;

Упростить механизм передачи отчетности в контролирующие ведомства и обеспечить доступ к электронной торговле;

Обеспечить полноту и достоверность информации;

Упростить международный документооборот;

Сделать внутренний документооборот организации более удобным и эффективным.

Как создать электронную подпись и использовать ее в электронном документообороте

Межкорпоративный документооборот - способ передачи юридически значимых сведений от одного предприятия к другому (business-to-business), производимой с помощью электронных ресурсов. Такой обмен интенсивно внедряется в сферу отношений между организациями коммерческого сектора, поскольку он имеет многочисленные преимущества перед бумажной формой :

Быстрый срок доставки документов. Территориально предприятия могут располагаться очень далеко друг от друга, и при использовании обычной почты сроки решения вопросов существенно затянулись бы. Электронный документооборот позволяет совершать юридически значимые действия оперативно, без проволочек, облегчая также и международное взаимодействие.

Сокращение издержек, связанных с подготовкой и последующей передачей электронных документов (оформление электронных документов практически ничего не стоит).

Такая система обмена позволяет ускорить бизнес-процессы компаний и влечет за собой массовое увеличение прибыли.

Отсутствие затрат на оформление документации в бумажном виде и почтовые расходы экономит денежные средства .

Курьерская экспресс-доставка и передача данных с помощью телекоммуникационных каналов связи - средства, которые позволяют вовремя подавать отчетность в налоговые органы , но второй вариант значительно экономнее.

Автоматизированная система облегчает процедуру обработки документов , сокращая сроки, отведенные на данную процедуру.

Эти преимущества особенно актуальны для компаний с большим объемом внешнего документооборота.

В своей деятельности организации практически ежедневно оформляют и передают друг другу следующие виды документов :

Юридически значимые письма;

Соглашения (иные документы, оформляющие сделки);

Счета на оплату;

Товарные и товарно-транспортные накладные;

Акты выполненных работ (услуг);

Акты сверки взаиморасчетов;

Счета-фактуры.

Как создать электронную подпись в рамках законодательного регулирования

Первый вопрос, который возникает после принятия решения перейти на новую форму документооборота: как создать сертификат электронной подписи? Законодательное регулирование этого вопроса включает в себя следующие нормативные источники:

Гражданский кодекс РФ содержит нормы, регламентирующие совершение сделок в электронной форме (ст. 160, 434, 847 ГК РФ).

Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 также регулирует сферу заключения сделок, подписываемых электронными подписями сторон, и предусматривает получение с использованием электронной подписи услуг органов власти и управления.

Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет терминологию электронного документооборота, регламентирует вопросы, связанные с защитой данных, с использованием информационных технологий и с совершением иных действий по распространению, поиску, получению и передаче информации.

Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 предусматривает оформление бухгалтерской «первички» в электронной форме, в соответствии с едиными требованиями к документации бухучета.

Налоговый кодекс РФ содержит положения, касающиеся электронного оформления счетов-фактур (ст. 169).

Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н утверждает подробный порядок обращения электронных счетов-фактур посредством телекоммуникационных каналов связи.

Эти нормативные акты являются правовой базой для осуществления межкорпоративного обмена электронной документацией. Перед началом совершения юридически значимых действий следует не только внимательно эту базу изучить, но и присоединиться к какому-либо оператору электронного документооборота, а также договориться с контрагентами о таком виде обмена, оформив соглашение в письменной форме.

Шаг 1. Оформляем заявку

Единственное место, где можно оформить и получить ЭЦП - это удостоверяющий центр. Никакое другое учреждение не имеет лицензии на оказание такого рода услуг. Подобные центры есть в каждом регионе, сведения о них легко найти в сети Интернет. Все, что вам нужно сделать, - это обратиться в УЦ с заявкой, которая, кстати сказать, также может быть оформлена в электронном виде. Дальнейшие вопросы вы сможете решить с менеджером, которого УЦ предоставит конкретно для взаимодействия с вашей организацией (либо с физическим лицом).

Шаг 2. Оплачиваем счет после подтверждения заявки

При получении счета на оплату внимательно изучите его содержание. Само создание электронной подписи не должно включаться в стоимость, цена формируется из услуг, получаемых в удостоверяющем центре, и стоимости съемного носителя (рутокена).

Шаг 3. Собираем комплект документов

Чтобы создать электронную подпись, не обязательно даже звонить в офис УЦ. Достаточно оставить заявку с помощью онлайн-сервиса. Как только менеджер обработает ее, то тут же вам перезвонит, подробно расскажет о подготовке пакета документов и подскажет, что и как нужно делать. Вам обязательно нужно будет сообщить в УЦ сведения о лице, на которого будет оформлена ЭП. В зависимости от того, будет это физическое лицо или организация, пакет документов будет иметь различия. Пакет документов в бумажном виде предоставлять также не придется. Сканы оригиналов и квитанции об оплате услуги по подготовке ЭЦП направляются на указанный адрес электронной почты либо с помощью формы, предусмотренной на сайте УЦ. Когда менеджер проверит достаточность предоставленных документов, а также их подлинность, подпись будет изготовлена. Единственный момент, когда необходимо будет явиться в удостоверяющий центр лично, - это момент получения ЭП.

Шаг 4. Получите сертификат электронной подписи в сервисном центре

Удостоверяющий центр при личном визите предоставит вам средство накопления информации (чаще всего это флеш-карта), на ней будут записаны сгенерированные ключи двух видов, о которых уже рассказали ранее (закрытый и открытый), а также программные средства, которые обеспечат функционирование ключей. Также на бумажном носителе вам выдадут сертификат, скрепленный печатью центра и его цифровой подписью.

Как создать электронную подпись, и какие документы для этого необходимы

Электронную подпись получить совсем не сложно, и это не слишком долгая процедура. Она доступна всем без исключения юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям, а также физическим лицам, которые по роду своей деятельности пришли к решению создать электронную подпись. Подав заявку вместе с документами, согласно требованиям УЦ, и оплатив стоимость услуги, любой желающий может получить необходимое средство для упрощенной формы документооборота.

Организации для получения сертификата ключа могут понадобиться:

Заполненный бланк-заявка на создание ЭП;

Если заявителем выступает юрлицо, то необходимо предоставить свежую выписку из ЕГРЮЛ (сроком давности не более тридцати дней);

Свидетельство о регистрации организации в едином реестре юридических лиц и свидетельство о постановке на учет в налоговой службе;

Если электронная подпись изготавливается на имя руководителя организации, необходимо предоставить документ (копия распоряжения, приказа, заверенная печатью организации и подписью руководителя), наделяющий его правом действовать от имени и в интересах компании без доверенности;

Если подпись оформляется на имя представителя организации, то потребуется доверенность на него, с четко прописанными полномочиями;

Лицо, на имя которого выпускается электронная подпись, должен предоставить подлинник своего паспорта и копию, а также подлинник СНИЛС и копию.

Даже если ЭЦП изготавливается для нужд организации − фактическим владельцем все равно будет являться физлицо, имеющее право подписи от организации.

Для индивидуального предпринимателя комплект документов будет немного отличаться:

Заполненный бланк заявления на оформление электронной подписи;

Свидетельство, подтверждающее регистрацию предпринимателя в едином реестре, а также о постановке на учет в инспекции ФНС;

Свежая выписка из реестра индивидуальных предпринимателей, срок выдачи должен быть не более месяца;

Лицо, на имя которого оформляется ЭП, предоставляет подлинник и копию паспорта и СНИЛС.

Физические лица предоставляют в УЦ: заявление на создание подписи, а также собственный паспорт и СНИЛС.

Как создать электронную подпись с помощью сайта единого портала ЭПЦ

Существуют ли еще какие-то подсказки, как создать ключ электронной подписи? Несомненно! Достаточно зайти на единый портал ЭЦП в Российской Федерации в сети Интернет, там можно найти практически все ответы на вопросы по оформлению средства удостоверения документации в электронном виде. Там вы можете узнать, как создать личный сертификат, электронная подпись может быть оформлена по оставленной вами на портале заявке. Но надежнее делать это в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Ассоциации Электронных Торговых Площадок (АЭТП). В таком случае у вас не возникнет проблем с технической совместимостью средств электронной подписи, их идентификационной уникальностью, и возможность нарушения закона будет исключена.

Каждый запрос на создание электронной подписи проверяется в центре авторизации АЭТП. Такая проверка обеспечивает недопустимость существования неуникального сертификата ключа или недействующей подписи. Центром авторизации является АО «Аналитический центр».

Если перед вами стоит задача, как создать электронную подпись для налоговой, либо для каких-то других государственных органов, или средство для межкорпоративного взаимодействия, порядок один и тот же. В первую очередь необходимо заполнить анкету на сайте . Разработанная анкета содержит поля, обязательные для заполнения, такие как: полное наименование организации, ИНН, организационно-правовая форма, ФИО, контактный телефон. Есть поля, которые заполняются в добровольном порядке. Это раздел «Дополнительно». Здесь рекомендуется указывать цели, для осуществления которых вам понадобится ЭП, и другие волнующие вас моменты.

После нажатия кнопки «Получить электронную подпись» данные будут обработаны и направлены специалисту, который занимается оформлением электронных подписей нужного вам вида в качестве штатного сотрудника авторизированного удостоверяющего центра. При оформлении ЭП учитываются все индивидуальные особенности заказчика, указанные в заявке.

В течение 1 рабочего дня с заявителем свяжется сотрудник УЦ, исполняющий вашу заявку, и подробно расскажет вам о тех действиях, которые нужно будет совершить в ближайшее время.

Как создать электронную подпись и проверить ее работоспособность после получения

Прежде всего для этого существует ряд специальных программ , которые работают как в режиме онлайн, так и стационарно - при установке на персональный компьютер. Приобрести программу можно в самом УЦ. Для проверки на подлинность такая программа загружает ЭП из области хранения и проверяет функциональность средства в считанные секунды.

Как создать электронную подпись и не нарушить правила хранения электронных документов

Срок действия сертификата электронной подписи составляет один год , и этот срок короче срока хранения большинства документов. Для исправления данной ситуации существует штамп времени - он заменяет собой дату на документе и подтверждает, что сертификат ЭП имел полную легитимность при подписании.

Узнать, действует ли сертификат в момент подписания, можно на официальном сайте УЦ, который в обязательном порядке размещает список отозванных недействительных сертификатов.

Сами электронные документы, подписанные ЭП, допускается хранить двумя способами :

Локальное хранение (на жестком диске, на сервере организации, съемном носителе);

Хранение в облаке (на сервере организации, предоставившей вам данную услугу, использование возможно при наличии доступного интернет-трафика).

Как создать электронную подпись и какие меры предосторожности соблюдать

Электронная подпись - средство, имеющее большое юридическое значение, поэтому важно выполнять правила ее хранения, не оставлять без присмотра, обеспечивать условия конфиденциальности. В случае возникновения малейших подозрений о завладении ЭП посторонними лицами следует незамедлительно потребовать приостановки ее действия. То же самое нужно сделать, если вы потеряли ключ . Если появляются какие-то вопросы или беспокойства, всегда можно позвонить в сервисную службу УЦ, где специалисты охотно подскажут вам выход из ситуации. Утрата ключа, как и незаконное завладение им, послужит основанием для приостановки работы сертификата. Это возможно сделать по звонку на короткое время, но в дальнейшем нужно будет посетить офис УЦ, чтобы возобновить подпись.

Кто может помочь создать электронную подпись в Санкт-Петербурге

«Бизнес Ресурс» оказывает широкий спектр услуг для предприятий малого и среднего бизнеса, в их числе услуги по бухгалтерскому и юридическому сопровождению. В штате у нас находятся сотрудники, которые консультируют по вопросам создания электронной подписи, помогая сделать этот процесс максимально быстрым и простым. Регион действия услуг компании «Бизнес Ресурс» − это Санкт-Петербург и Ленинградская область.

Что мы можем предложить клиенту:

Высококлассные консультации в рамках налогового и гражданского законодательства;

Большой опыт бухгалтерского сопровождения предприятий разных масштабов и направлений;

Успешное внедрение в бизнес механизмов налоговой оптимизации;

Индивидуальный подход;

Оперативное решение проблем.

Цены на услуги компании «Бизнес Ресурс» способны вас приятно удивить.

Как подписать документ электронной подписью , используя современные криптопрограммы? Рассмотрим специфику решения данной задачи на примере известной программы «КриптоАРМ».

Какие есть инструменты для подписания документов ЭЦП

Соответствующего типа решения на современном ИТ-рынке представлены в широком спектре. В числе самых популярных в России:

• «КриптоПРО» — универсальный программный комплекс для обмена электронными документами, защищенными ЭЦП, в широком спектре форматов;
• «КриптоАРМ» — специализированная программа для подписания файлов с помощью ЭЦП;
• «КриптоТри» — решение, обеспечивающее техническую составляющую при организации электронного оборота юридически значимых документов, которые защищены ЭЦП.

К самым простым и универсальным решениям того, как подписать документ электронной подписью, можно отнести программу «КриптоАРМ»: она легко интегрируется в интерфейсы Windows, удобна в пользовании, настройке. Используя ее, можно легко понять, как поставить электронную подпись на различные документы.

«КриптоАРМ» при наличии ключа ЭЦП можно задействовать и в качестве инструмента подписания документов, и в качестве инструмента проверки подлинности тех или иных ЭЦП.

Воспользоваться бесплатной версией «КриптоАРМ» или заказать платную можно через сайт разработчика данного решения — ООО «КРИПТО-ПРО». Как подписать документ ЭЦП с помощью этого ПО — читайте далее.

На какие файлы можно поставить ЭЦП

Специфика электронной подписи заключается в том, что с ее помощью можно заверить практически любой файл — будь то документ Word, PDF, рисунок или видеозапись. С технологической точки зрения подписание ЭЦП PDF-документа ничем не отличается от заверения мультимедийного файла:

• криптопрограмма, с помощью которой заверяется файл, формирует его хэш (краткие сведения о целостности и об авторстве);
• хэш шифруется с помощью закрытого ключа;
• формируется подписанный ЭЦП документ или отдельный файл ЭЦП к соответствующему документу.

Для удостоверения подлинности файла его получатель должен воспользоваться, в свою очередь, открытым ключом: он расшифровывает хэш и позволяет определить целостность и авторство файла — будь то документ Word или видеозапись.

В свою очередь, существует большое количество разновидностей программного обеспечения, с помощью которого можно, используя ЭЦП, подписать документ Ворд или PDF. В числе самых распространенных решений в России, как мы отметили выше, — программа «КриптоАРМ». Рассмотрим, как поставить ЭЦП на документ Word с ее помощью.

Как вставить с помощью «КриптоАРМ» ЭЦП в файл (краткая инструкция)

Задействовать рассматриваемую программу в Windows можно в двух режимах:

• через контекстное меню файлов в проводнике (щелкая правой кнопкой по файлу и выбирая нужную опцию);
• через основной интерфейс программы (запустив ее с рабочего стола).

Как подписать электронной подписью документ Word — решение этого вопроса через контекстное меню Windows достаточно удобно. Если же в нашем распоряжении — решение «КриптоАРМ», то будем придерживаться его.

Изучим особенности применения соответствующих возможностей «КриптоАРМ» на практике.

Как ставить на вордовский документ (Word 2003, Ворд 2007, Word 2010, 2013, 2016) ЭЦП

Условимся, что наш файл создан с помощью программы Word 2007 - как подписать электронной подписью документ в этом случае? Обратим внимание на то, что для вопроса, как подписать электронной подписью документ в Word 2010 и иных используемых версиях, данная инструкция тоже актуальна.

Выбираем файл Word, расположенный в папке компьютера, нажимаем на нем правой кнопкой мыши, затем выбираем опцию «КриптоАРМ», после — «Подписать». Откроется «Мастер подписания файлов программы».

В открывшемся окне «Мастера» можно еще раз проверить, правильный ли файл выбран для подписания. При необходимости — добавить в список подписываемых файлов другие объекты, их можно заверить одновременно. Определившись с файлом или перечнем таковых для подписания, нажимаем «Далее».

В следующем окне «Мастера» нужно выбрать настройки кодировки (можно оставить значения по умолчанию), а также указать путь размещения подписанных с помощью ЭЦП файлов. Нажимаем «Далее».

В следующем окне можно выставить различные реквизиты подписи (например, визу, комментарии, штамп времени), если это требуется. Здесь же можно поставить галочку напротив пункта «Сохранить подпись в отдельном файле». Если это сделать, то хэш ЭЦП будет сохранен отдельно от заверяемого документа (но последующая проверка ЭЦП потребует одновременного наличия обоих файлов). Если нет — документ и ЭЦП, которая его заверяет, будут объединены в один файл.

Теперь нужно выбрать сертификат подписи, выданный удостоверяющим центром. Он может быть размещен на ПК (прописан в реестре) или же на внешнем носителе — флешке, eToken. Во втором случае нужно будет присоединить соответствующий носитель к компьютеру.

В окне, открывшемся после выбора сертификата, все настройки можно оставить по умолчанию.

Нажимаем «Далее», затем — «Готово». Подписанный с помощью ЭЦП файл появится в папке, указанной в окне «Мастера» ранее. В общем случае его расположение будет совпадать с расположением исходного файла. Имя подписанного с помощью «КриптоАРМ» файла будет совпадать с оригинальным, но будет дополнено расширением ЭЦП — как правило, это расширение SIG.

Как заверить PDF (ПДФ) с помощью ЭЦП

Итак, мы знаем, как подписать цифровой подписью документ в Word. Выше мы отметили, что данная процедура принципиально не отличается от заверения с помощью ЭЦП любых других файлов. Но при работе с некоторыми типами данных все же могут быть нюансы.

В частности, определенные особенности есть у процедуры заверения файлов PDF. Как электронную подпись поставить на документ PDF (с учетом особенностей данного формата файлов)?

Основные действия при использовании «КриптоПРО» при выполнении такой задачи, как поставить ЭЦП на документ PDF, будут практически такими же, что и для документа Word. ЭЦП на PDF-файле ставится по алгоритму, аналогичному рассмотренному нами выше, — когда мы изучали вопрос, как подписать вордовский документ электронной подписью.

Вместе с тем нужно иметь в виду, что именно при заверении PDF-документа имеет смысл отделять хэш ЭЦП от соответствующего документа и записывать в отдельный файл.

Дело в том, что некоторые решения от компании Adobe — разработчика формата PDF — позволяют осуществлять подписание документов в данном формате штатными средствами. Вполне возможно, что получатель файла пожелает для начала ознакомиться с соответствующими подписями, и только потом — проверить подлинность ЭЦП документа.

При этом в распоряжении получателя документа может и не быть дистрибутива «КриптоАРМ» или иного решения с открытым ключом для проверки электронной подписи в Word или PDF. В этом случае решение, как подписать документ PDF электронной цифровой подписью (разделив или объединив ЭЦП и сам документ), может дать дополнительный инструмент проверки файла для получателя.

Вопрос, как подписать электронной подписью ПДФ-файл, — отделяя ЭЦП от файла или же объединив их, следует заранее согласовать с получателем документа.

Итоги

Современные криптопрограммы — такие как «КриптоАРМ» — позволяют подписывать практически любые файлы. Вопрос, как подписать ЭЦП документ Word или PDF, как правило, снимается очень быстро с использованием интерфейсов данного решения. При этом в ряде случаев имеет значение конкретный формат подписи — в виде отдельного файла или же в виде присоединения к заверяемому документу. В этом смысле решение вопроса, как подписать документ PDF электронной цифровой подписью, может отличаться от процедуры заверения документа в формате Word.

Узнать больше об использовании ЭЦП в целях заверения документов вы можете в статьях:

«Как подписать ЭЦП документ Word ?» — этот вопрос нередко возникает у пользователей, которые впервые сталкиваются с необходимостью поставить электронную подпись. О том, как правильно установить ЭЦП на компьютер и подписать с ее помощью документы, будет рассказано в этой статье.

Как установить ЭЦП на компьютер?

Прежде чем рассматривать вопрос о том, как подписать ЭЦП документ Word, нужно разобраться, как установить на компьютер сертификат ЭЦП. Первое, что потребуется для инсталляции ЭЦП на компьютер, — это наличие уже установленной программы «КриптоПро». Зайдя через меню «Пуск» в панель управления, двойным щелчком левой клавиши мыши по соответствующей иконке открываем «КриптоПро».

Далее появится окно: в нем необходимо выбрать вкладку «Сервис», в которой есть пункт «Посмотреть сертификаты в контейнере». Кликнув указателем мыши на данном пункте, можно открыть окно, содержащее строку имени ключевого контейнера и кнопку «Обзор». После нажатия этой кнопки появится окно «КриптоПро CSP». В нем должен быть указан список контейнеров пользователя, в котором нужно выбирать необходимый, нажать «OK» и вернуться в предыдущее окно, уже содержащее имя контейнера.

Теперь, ничего здесь не меняя, нажимаем «Далее». Появится окно, в котором будет содержаться информация о пользователе, серийном номере и т. д. Необходимо кликнуть кнопку «Свойства» и во вновь возникшем окне под названием «Сертификат» нажать кнопку установки сертификата. Это действие приведет пользователя в окно «Мастер импорта сертификатов», содержащее необходимую для прочтения информацию. Ознакомившись с ней, жмем кнопку «Далее».

Новое окно предоставит выбор хранилища. Галочку надо поставить на пункте «Поместить все сертификаты в следующее хранилище». Появится окно хранилищ: в нем нужно выбрать «Личное» и нажать «OK». Сертификат ЭЦП уже установлен, для завершения процедуры требуется нажать кнопку «Готово». Теперь стало возможным подписывать документы электронной подписью.

Как подписать ЭЦП документ Word?

Теперь расскажем подробно о том, как подписать ЭЦП документ Word версий 2003, 2007, 2010. Итак, «КриптоПро» и сертификат ЭЦП установлены, текстовый документ создан, оформлен и отредактирован, дело осталось за подписью. В разных версиях этой программы действия по подписанию электронного документа будут различаться:

1. Для Word 2003:
   На панели инструментов нажимаем последовательно: «Сервис» — «Параметры» — «Безопасность». Далее выбираем: «Цифровые подписи» — «Добавить». В появившемся списке выбираем пользователя, ЭЦП которого необходима, и нажимаем «ОК». После этих действий в нижнем правом углу документа появится значок, говорящий о том, что документ подписан.
2. Для Word 2007:
   Нажать кнопку Office, расположенную в верхнем левом углу, затем — «Подготовить» — «Добавить цифровую подпись», после чего остается выбрать необходимый сертификат подписи и подтвердить выбор.
3. Для Word 2010:
   Меню «Файл» — «Сведения» — «Добавить цифровую подпись», после чего нужно сделать выбор необходимого сертификата подписи и подтвердить выбор.

Как подписать ЭЦП файл pdf?

Итак, мы узнали, как подписать ЭЦП документ Word, но нередко возникает необходимость проставления подписи и на файлах с расширением pdf (Adobe Acrobat). Для этих целей был специально создан продукт «КриптоПро PDF», необходимый для создания и проверки подписей в pdf-файлах. Установка этой программы не вызовет трудностей, главное — следовать указаниям инсталлятора.

После входа в программу (к примеру, Acrobat) необходимо настроить возможность проставления подписи. Для этого открываем пустое окно программы, входим в меню «Редактирование», выбираем «Установки» и «Категории». Далее находим раздел «Подписи» и переходим в «Создание и оформление», где необходимо нажать кнопку «Подробнее».

В появившемся окне необходимо выбрать метод подписания документа (т. е. CryptoRro PDF и формат «подписи по умолчанию»). Также нужно установить флажки на полях, которые отражают информацию о подписи и ее свойствах. Данное окно имеет в том числе строку о разрешении просмотра предупреждений документа и строку запрета на подписание — тут надо отметить «Никогда».

Далее идет раздел «Оформление»: выбираем «Создать» и в появившемся окне вводим заголовок подписи — ее будущее отображение в списке. Для добавления личной подписи необходимо установить переключатель на «Импортировать графику» и нажать «Файл», после чего выбрать сохраненную графическую подпись, которая будет добавлена к сертификату.

Теперь для добавления подписи к созданному документу на панели инструментов надо нажать «Подписание», затем кликнуть пункт «Мне нужно поставить подпись» и выбрать «Поместить подпись». После этого появится окно сертификатов, в котором нужно выбрать необходимый и нажать «OK».

Ещё на заре появления почты как средства основной коммуникации появилась неукоснительная традиция подписывать письма. Авторы бумажных посланий считали своим долгом в обязательном порядке завершать текст финальным росчерком пера - от кого. В зависимости от содержания текста и, конечно же, адресата (его получателя) внизу почтовой весточки размещались подписи типа «С уважением…», «Твоя любимая… », «Крепко обнимаю и целую, твой… », «С превеликим почтением…. » и т.д.

Всех вариантов и не перечесть, как было, а как сейчас, так и подавно. И это всё к тому, уважаемый читатель, что обычай подписываться под письмом имеет силу и в электронной почте. Знаете ли, для солидности, интеллигентности, осведомлённости, да и просто для красоты, так сказать, внешнего вида сообщений некоторые пользователи ставят онлайн в них подписи.

Не игнорируйте и вы эту возможность. Поверьте, она вам очень даже может пригодиться. В особенности, если бизнесом каким занимаетесь или решили с кем-то познакомиться. Тем более, чтобы научиться ею пользоваться, потратите всего-то минуту-две. В этой статье рассматриваются руководства по тому, как сделать подпись в электронной почте на популярных сервисах - Gmail, Яндекс, Mail.ru и др.

Примечание. Если в этой статье не описывается сервис, в котором вы хотите оформить подпись, попробуйте отыскать настройки этой опции самостоятельно, ориентируясь на приведенные руководства. Во многих интерфейсах e-mail настройки имеют определённую схожесть.

Gmail

1. Находясь в профиле ящика, вверху справа, щелчком откройте ниспадающее меню под значком «шестерёнка».

2. В списке разделов клацните «Настройки».

3. Прокрутите первую вкладку немного вниз. В блоке «Подпись» клацните вторую радиокнопку, чтобы появилась форма.

4. В поле под панель кнопок для редактирования введите подпись.

Внимание! Если желаете размещать её перед цитатами в письмах, кликните окошко «Добавлять эту подпись… » под полем ввода.

5. Проверьте, правильная ли получилась надпись, устраивает ли вас оформление введённого текста. Если всё «OK», кликните в нижней части вкладки кнопку «Сохранить изменения». Теперь, когда вы решите создать и отправить кому-нибудь послание, в форме будет автоматически размещаться созданная вами подпись. То есть, каждый раз создавать её не придётся.

Yandex

1. В правой части верхней панели нажмите кнопку «шестерня».

2. В выпавшем меню «Все настройки» клацните первый пункт - «Личные данные, подпись, паспорт».

3. По умолчанию сервис создаёт, как минимум, одну подпись, используя данные пользователя (имя, фамилию, телефон). Но вы можете всегда изменить стандартный вариант. Для этого кликните на открывшейся странице «Добавить… » и введите текст в поле.

4. Если нужно отредактировать подпись (например, требуется правильно написать какое-либо слово), в её панели клацните иконку «карандаш» и затем в открывшемся поле приступайте к правке.

5. Выберите местоположение текста: клацните кнопку «…после ответа» или «внизу… письма».

6. Если у вас несколько подписей (примеры в блоках на странице настроек), в надстройке «Выбор подписи» поставьте «галочку». Таким образом, у вас появится возможность выбирать созданные образцы в процессе написания и оформления письма.

7. Вставка подписей осуществляется так:

• Наведите курсор справа от размещённой подписи. Когда появится «стрелочка», нажмите её.
• В выпавшем меню выберите необходимый вариант.

Mail.ru

1. Кликните по своему логину (адресу почты) в верхнем правом углу.

2. В панели перейдите в раздел «Настройки почты».

3. Кликните подраздел «Имя отправителя и подпись».

4. Укажите в полях «Имя… » и «Подпись» необходимую информацию. Клацните «Сохранить».

Если требуется добавить несколько вариантов, клацните «Добавить… » и также заполните поля.

Внимание! «Галочка» в опции «По умолчанию» говорит о том, что именно эта подпись будет автоматически добавляться в поле письма.

5. Кликните вверху слева кнопку «Написать письмо». На дисплее появится форма для отправки с созданной подписью.

Ukr.net

1. В профиле кликните рядом с логином кнопку «три полоски».

2. Откройте подраздел «Учётная запись».

3. В поле «Подпись» введите с необходимый текст.

4. В надстройке «Размещение» выберите местоположение: после ответа, в конце письма.

Outlook

В почтовых клиентах настройка подписи так же, как и в онлайн-сервисах, является приоритетной. Разберём работу с ней на примере почтового приложения Outlook от компании Microsoft.

Электронная почта - сервис, без которого сегодня невозможно обойтись. Он используется, когда возникает необходимость зарегистрироваться в новой программе, на нужном сайте, передать информацию. Чаще всего именно почта Outlook используется для работы. И так как в этой сфере человек стремится отправлять информацию оперативно, то определённые настройки письма смогут в этом помочь. Речь идёт об инструменте под названием «Подпись».

Как сделать подпись в Outlook

Создание автоматической подписи поможет сократить время, которое вы тратите на отправку письма. Согласитесь, не очень удобно вводить каждый раз в конце письма своё имя, должность, мобильный и рабочий телефон, название организации и подразделение, где работаете.

Готовая подпись поможет сократить время работы с электронным письмом

Ведь на это уйдёт много времени. Но разработчики давно предусмотрели для пользователей возможность изменить программу под себя. Рассмотрим настройки автоматической подписи в разных версиях (Outlook 2007, 2010, 2013, 2016).

Настройка подписи в Outlook 2007

Настройка подписи в Outlook 2010

Настройка подписи в Outlook 2013

Настройка подписи в Outlook 2016

Видео: оформление подписи в Outlook

Как вставить картинку в подпись

Добавление картинки в подпись делается при заполнении данных путём нажатия определённой иконки и выбора изображения с компьютера.

Видео: подпись с картинкой и ссылкой на сайт в Outlook 2016

Если не работает кнопка «Подпись»

Если кнопка настройки подписи не срабатывает, самым простым решением будет переустановка пакета Microsoft Office. Обычно проблема после этого устраняется. Если же проблема осталась, есть вариант изменить настройки реестра:

Как сделать электронную подпись в Outlook

Цифровая подпись, добавленная к сообщению электронной почты, обеспечивает ещё один уровень защиты, гарантируя получателю, что именно вы, а не злоумышленник, подписали содержимое.

Чтобы настроить Microsoft Outlook для подписания сообщений электронной подписью, необходимо произвести следующие действия:

Помните, что для возможности настроить электронную подпись понадобится «Сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи». Для получения такового необходимо лично посетить аккредитованный удостоверяющий центр с паспортом и оплатить услугу. Вам выдадут сертифицированную флешку с вашей подписью.

Для того, чтобы подписать письмо в окне создания нового сообщения электронной почты перейдите на вкладку «Параметры» и нажмите кнопку «Подписать». Далее отправляйте письмо обычным способом. Оно будет отправлено адресату.

Настройка автоматической подписи в программе Outlook поможет вам отправлять письма быстро и удобно. Для безопасной отправки сообщений используйте шифрование с помощью цифровой подписи.