Проверка книги Excel на совместимость с более ранними версиями Excel. Всегда перемещаться с клавиш направления в момент записи макроса

Макросы позволяют существенно расширить возможности в программе Excel. Они автоматизируют рабочие процессы и берут большую часть рутинной работы пользователя на себя. Просто нужно научится пользоваться макросами и производительность труда возрастет в десятки раз!

Вам даже не нужно быть программистом и знать язык программирования «VBA» чтобы создавать свои макро-программы с помощью инструмента записи макросов.

Сначала надо включить панель разработчика. Для этого в меню «Файл» открываем группу опций «Параметры». В появившемся окне «Параметры Excel» открываем группу «Настройка ленты». Обратите внимание на правую колонку настроек под аналогичным названием «Настройка ленты». В ней следует отметить галочкой опцию «Разработчик» как показано ниже на рисунке:

Теперь нам доступна на ленте новая закладка «Разработчик» со всеми своими инструментами для автоматизации работы в Excel и создания макросов.

Применение VBA и макросов в Microsoft Excel

Макросы – это внутренние приложения, которые берут на себя всю рутинную работу, облегчая жизнь пользователю. Каждый пользователь может создать макрос без знания языков программирования. Для этого существует макрорекодер, который запускается с помощью кнопки «Запись макроса».

В этом режиме все действия пользователя макрорекодер в Excel записывает, переводя на язык программирования VBA-код в автоматическом режиме. После завершения записи мы получаем готовую программу, которая сама выполняет те действия, которые выполнял пользователь при записи.

Как записать готовый макрос в Excel? Очень просто:

С помощью макропрограмм можно увеличить производительность труда пользователя в десятки раз. Но чтобы использовать запись пользовательских макросов на все 100% следует соблюдать простые правила, которые существенно влияют на их качество в момент записи и эффективность при выполнении.

Как работать с макросами в Excel

5 простых советов, которые помогут в создании макросов без программирования. Воспользуйтесь этими простыми советами, которые позволяют быстро и просто создавать качественные макропрограммы автоматически:

1 Правильные имена в макросах.

Присваивайте макросам короткие, но содержательные имена. Когда вы войдете вкус, со временем вам придется создавать много макросов. При выборе в диалоговом окне их легче найти с короткими и содержательными названиями. Система VBA предоставляет вам возможность указать описание к имени. Обязательно используйте ее.

Имя макроса обязательно должно начинаться с букв и не может содержать пробелы, символы или знаки препинания. После первого символа, вы можете использовать больше букв, цифр или нижнее подчеркивание, но максимальная длина имени составляет 80 символов.

2 Используйте относительные (не абсолютные) адреса ячеек

Абсолютный адрес ячейки – это точное местонахождение курсора, когда информация о его размещении записывается в макро-адреса с жесткой привязкой к конкретной ячейке в момент записи. Абсолютные адреса ограничивают возможности макроса, если будут добавляться / удаляться данные на листе Excel или список данных будет становиться больше. Относительные средства не привязывают курсор к конкретному адресу ячейки.

По умолчанию в Excel включен режим «Абсолют», но вы можете изменить его, включив кнопку «Относительные ссылки» расположенную ниже под кнопкой «Запись макроса» на панели инструментов вкладки «Разработчик»:

3 Всегда начинайте запись с курсором в A1

Абсолютный отсчет ячеек, всегда ведется с исходного положения (адрес ячейки А1) – до адреса курсора с вашими данными. Если вы сохранили ваш макрос в книге личных макросов (рекомендуется так и делать), то вы можете использовать свою программу на других листах с аналогичными данными. Независимо от того, где ваш курсор позиционируется, когда вы начинаете запись макроса! Даже если он уже находится в ячейке A1, ваш первый макрос лучше записывать после нажатия клавиш должны быть Ctrl + Home.

Пример: Представьте себе, что каждый месяц вы получаете десятки таблиц из всех филиалов. От вас требуется организовать данные и рассчитать показатели, чтобы произвести еще один ежемесячный отчет. Вы можете записать макрос для выполнения всех этих функций, в том числе открытие и соединение всех листов в одну комбинированную таблицу.

4 Всегда перемещаться с клавиш направления в момент записи макроса

Используйте кнопки со стрелками для управления курсором (Ctrl + Up, и т.п.). Позиционируйте курсор, так чтобы вы могли добавить, изменить или удалить данные внутри таблицы по мере необходимости.

Использование мыши для навигации является более сложным и не так надежным в момент записи. Когда дело доходит до макросов, использовать мышь лучше только для вызова меню.

5 Создавайте макросы для конкретных небольших задач

Держите ваши макросы для небольших специфичных задач. Чем больше программный код в макросе, тем медленнее он работает, особенно если это требуется для выполнения многих функций или рассчитать много формул в большой электронной таблице.

Если вы запустите каждый процесс отдельно, вы можете быстро просмотреть результаты для проверки точности их выполнения.

Если нельзя разбить длинный макрос на короткие приложения, а требуется проверить его функциональность пошагово («отладкой»). Нажмите клавишу F8 каждый раз, когда вы хотите перейти к следующему шагу выполнения задачи. Процесс выполнения программы останавливается, когда он видит ошибку. Вы можете исправить ошибку, которую легко найти с помощью «отладки» или записать по-новому.

Выпустив Excel 2010, Microsoft чуть ли не удвоила функциональность этой программы, добавив множество улучшений и нововведений, многие из которых не сразу заметны. Неважно, опытный вы пользователь или новичок, найдется немало способов упростить работу с Excel. О некоторых из них мы сегодня расскажем.

Выделение всех ячеек одним кликом

Все ячейки можно выделить комбинацией клавиш Ctrl + A, которая, кстати, работает и во всех других программах. Однако есть более простой способ выделения. Нажав на кнопку в углу листа Excel, вы выделите все ячейки одним кликом.

Открытие нескольких файлов одновременно

Вместо того чтобы открывать каждый файл Excel по отдельности, их можно открыть вместе. Для этого выделите файлы, которые нужно открыть, и нажмите Enter.

Перемещение по файлам Excel

Когда у вас открыто несколько книг в Excel, между ними можно легко перемещаться с помощью комбинации клавиш Ctrl + Tab. Эта функция также доступна по всей системе Windows, и ее можно использовать во многих приложениях. К примеру, для переключения вкладок в браузере.

Добавление новых кнопок на панель быстрого доступа

Стандартно в панели быстрого доступа Excel находятся 3 кнопки. Вы можете изменить это количество и добавить те, которые нужны именно вам.

Перейдите в меню «Файл» ⇒ «Параметры» ⇒ «Панель быстрого доступа». Теперь можно выбрать любые кнопки, которые вам нужны.

Диагональная линия в ячейках

Иногда бывают ситуации, когда нужно добавить в таблицу диагональную линию. К примеру, чтобы разделить дату и время. Для этого на главной странице Excel нажмите на привычную иконку границ и выберите «Другие границы».

Добавление в таблицу пустых строк или столбцов

Вставить одну строку или столбец достаточно просто. Но что делать, если их нужно вставить гораздо больше? Выделите нужное количество строк или столбцов и нажмите «Вставить». После этого выберите место, куда нужно сдвинуться ячейкам, и вы получите нужное количество пустых строк.

Скоростное копирование и перемещение информации

Если вам нужно переместить любую информацию (ячейку, строку, столбец) в Excel, выделите ее и наведите мышку на границу, чтобы изменился указатель. После этого переместите информацию в то место, которое вам нужно. Если необходимо скопировать информацию, сделайте то же самое, но с зажатой клавишей Ctrl.

Быстрое удаление пустых ячеек

Пустые ячейки - это бич Excel. Иногда они появляются просто из ниоткуда. Чтобы избавиться от них всех за один раз, выделите нужный столбец, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Фильтр». Над каждым столбцом появится стрелка, направленная вниз. Нажав на нее, вы попадете в меню, которое поможет избавиться от пустых полей.

Расширенный поиск

Нажав Ctrl + F, мы попадаем в меню поиска, с помощью которого можно искать любые данные в Excel. Однако его функциональность можно расширить, используя символы «?» и «*». Знак вопроса отвечает за один неизвестный символ, а астериск - за несколько. Их стоит использовать, если вы не уверены, как выглядит искомый запрос.

Если же вам нужно найти вопросительный знак или астериск и вы не хотите, чтобы вместо них Excel искал неизвестный символ, то поставьте перед ними «~».

Копирование уникальных записей

Уникальные записи могут быть полезными, если вам нужно выделить в таблице неповторяющуюся информацию. К примеру, по одному человеку каждого возраста. Для этого выберите нужный столбец и нажмите «Дополнительно» слева от пункта «Фильтр». Выберите исходный диапазон (откуда копировать) и диапазон, в который нужно поместить результат. Не забудьте поставить галочку.

Создание выборки

Если вы делаете опрос, в котором могут участвовать только мужчины от 19 до 60, вы легко можете создать подобную выборку с помощью Excel. Перейдите в пункт меню «Данные» ⇒ «Проверка данных» и выберите необходимый диапазон или другое условие. Вводя информацию, которая не подходит под это условие, пользователи будут получать сообщение, что информация неверна.

Быстрая навигация с помощью Ctrl и стрелки

Нажимая Ctrl + стрелка, можно перемещаться в крайние точки листа. К примеру, Ctrl + ⇓ перенесет курсор в нижнюю часть листа.

Транспонирование информации из столбца в строку

Довольно полезная функция, которая нужна не так уж и часто. Но если она вдруг понадобится, вряд ли вы будете транспонировать по одной. Для транспонирования в Excel есть специальная вставка.

Скопируйте диапазон ячеек, который нужно транспонировать. После этого кликните правой кнопкой на нужное место и выберите специальную вставку.

Как скрывать информацию в Excel

Не знаю, зачем это может пригодиться, но тем не менее такая функция в Excel есть. Выделите нужный диапазон ячеек, нажмите «Формат» ⇒ «Скрыть или отобразить» и выберите нужное действие.

Объединение текста с помощью «&»

Если вам нужно объединить текст из нескольких ячеек в одну, необязательно использовать сложные формулы. Достаточно выбрать ячейку, в которой будет соединен текст, нажать «=» и последовательно выбрать ячейки, ставя перед каждой символ «&».

Изменение регистра букв

С помощью определенных формул можно менять регистр всей текстовой информации в Excel. Функция «ПРОПИСН» делает все буквы прописными, а «СТРОЧН» - строчными. «ПРОПНАЧ» делает прописной только первую букву в каждом слове.

Внесение информации с нулями в начале

Если вы введете в Excel число 000356, то программа автоматически превратит его в 356. Если вы хотите оставить нули в начале, поставьте перед числом апостроф «’».

Ускорение ввода сложных слов

Если вы часто вводите одни и те же слова, то обрадуетесь, узнав, что в Excel есть автозамена. Она очень похожа на автозамену в смартфонах, поэтому вы сразу поймете, как ей пользоваться. С ее помощью можно заменить повторяющиеся конструкции аббревиатурами. К примеру, Екатерина Петрова - ЕП.

Больше информации

В правом нижнем углу можно следить за различной информацией. Однако мало кто знает, что, нажав туда правой кнопкой мыши, можно убрать ненужные и добавить нужные строки.

Переименование листа с помощью двойного клика

Это самый простой способ переименовать лист. Просто кликните по нему два раза левой кнопкой мыши и введите новое название.

Часто ли вы пользуетесь Excel? Если да, то у вас наверняка есть свои секреты работы с этой программой. Делитесь ими в комментариях.

Группировка данных

Когда вы подготавливаете каталог товаров с ценами, было бы неплохо побеспокоиться об удобстве его использования. Большое количество позиций на одном листе вынуждает использовать поиск, но что, если пользователь только делает выбор и не имеет представления о наименовании? В Интернет-каталогах проблема решается созданием групп товаров. Так почему бы и в книге Excel не сделать так же?

Организовать группировку достаточно просто. Выделите несколько строк и нажмите кнопку Группировать на вкладке Данные (см. рис. 1).

Рисунок 1 – Кнопка группировки

Затем укажите тип группировки – по строкам (см. рис. 2).

Рисунок 2 – Выбор типа группировки

В итоге мы получаем… не то, что нам нужно. Строки товаров объединились в группу, указанную под ними (см. рис. 3). В каталогах обычно сначала идёт заголовок, а потом содержимое.

Рисунок 3 – Группировка строк «вниз»

Это отнюдь не ошибка программы. Видимо, разработчики посчитали, что группировкой строк занимаются в основном составители финансовой отчётности, где итоговый результат выводится в конце блока.

Чтобы группировать строки «вверх» нужно изменить одну настройку. На вкладке Данные нажмите на маленькую стрелочку в нижнем правом углу раздела Структура (см. рис. 4).

Рисунок 4 – Кнопка, отвечающая за вывод окна настроек структуры

В открывшемся окне настроек снимите флажок с пункта Итоги в строках под данными (см. рис. 5) и нажмите кнопку ОК .

Рисунок 5 – Окно настроек структуры

Все группы, которые вы успели создать, автоматически изменятся на «верхний» тип. Разумеется, установленный параметр повлияет и на дальнейшее поведение программы. Однако снимать этот флажок вам придётся для каждого нового листа и каждой новой книги Excel, т.к. разработчики не предусмотрели «глобальной» установки типа группировки. Точно также нельзя использовать различные типы групп в пределах одной страницы.

После того, как вы распределили товары по категориям, можно собрать категории в более крупные разделы. Всего предусмотрено до девяти уровней группировки.

Неудобство при использовании данной функции заключается в необходимости нажимать кнопку ОК во всплывающем окошке, а собрать несвязанные диапазоны за один подход не удастся.

Рисунок 6 – Многоуровневая структура каталога в Excel

Теперь вы сможете раскрывать и закрывать части каталога, щёлкая по плюсам и минусам в левой колонке (см. рис. 6). Чтобы развернуть весь уровень, нажмите на одну из цифр в верхней части.

Чтобы вывести строки на более высокий уровень иерархии, воспользуйтесь кнопкой Разгруппировать вкладки Данные . Полностью избавиться от группировки можно при помощи пункта меню Удалить структуру (см. рис. 7). Будьте внимательны, отменить действие невозможно!

Рисунок 7 – Снимаем группировку строк

Закрепление областей листа

Достаточно часто при работе с таблицами Excel возникает необходимость закрепить некоторые области листа. Там могут располагаться, например, заголовки строк / столбцов, логотип компании или другая информация.

Если вы закрепляете первую строку или первый столбец, то всё очень просто. Откройте вкладку Вид и в раскрывающемся меню Закрепить области выберите соответственно пункты Закрепить верхнюю строку или Закрепить первый столбец (см. рис. 8). Однако одновременно и строку, и столбец таким образом «заморозить» не удастся.

Рисунок 8 – Закрепляем строку или столбец

Чтобы снять закрепление, выберите в том же меню пункт Снять закрепление областей (пункт заменяет собой строку Закрепить области , если на странице применена «заморозка»).

А вот закрепление нескольких строк или области из строк и столбцов осуществляется не так прозрачно. Вы выделяете три строки, щёлкаете по пункту Закрепить области , и… Excel «замораживает» только две. Почему так? Возможен ещё более плохой вариант, когда области закрепляются непредсказуемым образом (например, вы выделяете две строки, а программа ставит границы после пятнадцатой). Но не будем списывать это на недосмотр разработчиков, потому что единственный правильный вариант использования данной функции выглядит по-другому.

Вам нужно щёлкнуть мышью по ячейке ниже строк, которые вы хотите закрепить, и, соответственно, правее закрепляемых столбцов, а уже потом выбрать пункт Закрепить области . Пример: на рисунке 9 выделена ячейка B 4 . Значит, закрепляться будут три строки и первый столбец, которые останутся на своих местах при прокрутке листа как по горизонтали, так и по вертикали.

Рисунок 9 – Закрепляем область из строк и столбцов

Вы можете применить фоновую заливку для закреплённых областей, чтобы указать пользователю на особенное поведение данных ячеек.

Поворот листа (замена строк на столбцы и наоборот)

Представьте такую ситуацию: вы несколько часов работали над набором таблицы в Excel и вдруг поняли, что неверно спроектировали структуру – заголовки столбцов следовало бы расписать по строкам или строки по столбцам (это не имеет значения). Набирать всё вручную заново? Ни за что! В Excel предусмотрена функция, позволяющая осуществить «поворот» листа на 90 градусов, переместив таким образом содержимое строк в столбцы.

Рисунок 10 – Исходная таблица

Итак, мы имеем некоторую таблицу, которую нужно «повернуть» (см. рис. 10).

Выделяем ячейки с данными. Выделяются именно ячейки, а не строки и столбцы, иначе ничего не получится.
Копируем их в буфер обмена сочетанием клавиш или любым другим способом.
Переходим к пустому листу или свободному пространству текущего листа. Важное замечание: вставлять поверх текущих данных нельзя!
Вставляем данные комбинацией клавиш и в меню параметров вставки выбираем вариант Транспонировать (см. рис. 11). Как вариант, вы можете использовать меню Вставить со вкладки Главная (см. рис. 12).

Рисунок 11 – Вставка с транспонированием

Рисунок 12 – Транспонирование из главного меню

Вот и всё, поворот таблицы выполнен (см. рис. 13). При этом форматирование сохраняется, а формулы изменяются в соответствии с новым положением ячеек – никакой рутинной работы не потребуется.

Рисунок 13 – Результат после поворота

Показ формул

Иногда возникает ситуация, когда вы не можете найти нужную формулу среди большого количества ячеек, либо просто не знаете, что и где следует искать. В этом случае вам пригодится возможность вывести на лист не результат вычислений, а исходные формулы.

Нажмите кнопку Показать формулы на вкладке Формулы (см. рис. 14), чтобы изменить представление данных на листе (см. рис. 15).

Рисунок 14 – Кнопка «Показать формулы»

Рисунок 15 – Теперь на листе видны формулы, а не результаты расчёта

Если вам трудно сориентироваться по адресам ячеек, отображаемым в строке формул, нажмите кнопку Влияющие ячейки со вкладки Формулы (см. рис. 14). Зависимости будут показаны стрелками (см. рис. 16). Для использования этой функции сначала следует выделить одну ячейку.

Рисунок 16 – Зависимости ячейки показаны стрелками

Скрываются зависимости нажатием кнопки Убрать стрелки .

Перенос строк в ячейках

Достаточно часто в книгах Excel встречаются длинные надписи, не помещающиеся в ячейку по ширине (см. рис. 17). Можно, конечно, раздвинуть столбец, но не всегда этот вариант приемлем.

Рисунок 17 – Надписи не помещаются в ячейки

Выделите ячейки с длинными надписями и нажмите кнопку Перенос текста на Главной вкладке (см. рис. 18), чтобы перейти к многострочному отображению (см. рис. 19).

Рисунок 18 – Кнопка «Перенос текста»

Рисунок 19 – Многострочное отображение текста

Поворот текста в ячейке

Наверняка вы сталкивались с ситуацией, когда текст в ячейках нужно было разместить не по горизонтали, а по вертикали. Например, чтобы подписать группу строк или узкие столбцы. В Excel 2010 имеются средства, позволяющие повернуть текст в ячейках.

В зависимости от своих предпочтений вы можете пойти двумя путями:

Сначала создать надпись, а потом её повернуть.
Настроить поворот надписи в ячейке, а потом ввести текст.

Варианты различаются незначительно, поэтому рассмотрим только один из них. Для начала я объединил шесть строк в одну при помощи кнопки Объединить и поместить в центре на Главной вкладке (см. рис. 20) и ввёл обобщающую надпись (см. рис. 21).

Рисунок 20 – Кнопка объединения ячеек

Рисунок 21 – Сначала создаём горизонтальную подпись

Рисунок 22 – Кнопка поворота текста

Можно дополнительно уменьшить ширину столбца (см. рис. 23). Готово!

Рисунок 23 – Вертикальный текст ячейки

Если есть такое желание, угол поворота текста вы можете задать вручную. В том же списке (см. рис. 22) выберите пункт Формат выравнивания ячейки и в открывшемся окошке задайте произвольный угол и выравнивание (см. рис. 24).

Рисунок 24 – Задаём произвольный угол поворота текста

Форматирование ячеек по условию

Возможности условного форматирования появились в Excel уже давно, но к версии 2010 года были значительно усовершенствованы. Возможно, вам даже не придётся разбираться в тонкостях создания правил, т.к. разработчики предусмотрели множество заготовок. Давайте посмотрим, как пользоваться условным форматированием в Excel 2010.

Первое, что нужно сделать – выделить ячейки. Далее, на Главной вкладке нажмите кнопку Условное форматирование и выберите одну из заготовок (см. рис. 25). Результат будет отображаться на листе сразу, поэтому вам не придётся долго перебирать варианты.

Рисунок 25 – Выбираем заготовку условного форматирования

Гистограммы выглядят достаточно интересно и хорошо отражают суть информации о цене – чем она выше, тем длиннее отрезок.

Цветовые шкалы и наборы значков можно использовать для индикации различных состояний, например, переходы от критических затрат к допустимым (см. рис. 26).

Рисунок 26 – Цветовая шкала от красного к зелёному с промежуточным жёлтым

Вы можете комбинировать гистограммы, шкалы и значки в одном диапазоне ячеек. Например, гистограммы и значки на рисунке 27 показывают допустимую и чрезмерно низкую производительность устройств.

Рисунок 27 – Гистограмма и набор значков отражают производительность некоторых условных устройств

Чтобы удалить условное форматирование ячеек, выделите их и в меню условного форматирования выберите пункт Удалить правила из выделенных ячеек (см. рис. 28).

Рисунок 28 – Удаляем правила условного форматирования

Excel 2010 использует заготовки для быстрого доступа к возможностям условного форматирования, т.к. настройка собственных правил для большинства людей является далеко не очевидной. Однако, если предусмотренные разработчиками шаблоны вас не устраивают, вы можете создать свои правила оформления ячеек по различных условиям. Полное описание данного функционала выходит за рамки текущей статьи.

Использование фильтров

Фильтры позволяют быстро находить нужную информацию в большой таблице и представлять её в компактном виде. Например, из длинного списка книг можно выбрать произведения Гоголя, а из прайс-листа компьютерного магазина – процессоры Intel.

Как и большинство других операций, фильтр требует выделения ячеек. Однако выделять всю таблицу с данными не потребуется, достаточно отметить строки над нужными столбцами данных. Это значительно увеличивает удобство от использования фильтров.

После того, как ячейки выделены, на вкладке Главная нажмите кнопку Сортировка и фильтр и выберите пункт Фильтр (см. рис. 29).

Рисунок 29 – Создаём фильтры

Теперь ячейки преобразятся в раскрывающиеся списки, где вы можете задать параметры выборки. Например, мы ищем все упоминания про Intel в столбце Наименование товара . Для этого выбираем текстовый фильтр Содержит (см. рис. 30).

Рисунок 30 – Создаём текстовый фильтр

Рисунок 31 – Создаём фильтр по слову

Впрочем, гораздо быстрее добиться того же эффекта, вписав слово в поле Поиск контекстного меню, показанного на рисунке 30. Зачем тогда вызывать дополнительное окно? Оно пригодится в том случае, если вы хотите указать несколько условий выборки или выбрать другие параметры фильтрации (не содержит , начинается с…, заканчивается на… ).

Для числовых данных доступны другие параметры (см. рис. 32). Например, можно выбрать 10 наибольших или 7 наименьших значений (количество настраивается).

Рисунок 32 – Числовые фильтры

Фильтры Excel предоставляют достаточно богатые возможности, сравнимые с выборкой запросом SELECT в системах управления базами данных (СУБД).

Отображение информационных кривых

Информационные кривые (инфокривые) – нововведение в Excel 2010. Эта функция позволяет отобразить динамику изменения числовых параметров прямо в ячейке, не прибегая к построению диаграммы. Изменения в числах будут сразу же показаны на микрографике.

Рисунок 33 – Инфокривая Excel 2010

Чтобы создать инфокривую, нажмите на одну из кнопок в блоке Инфокривые на вкладке Вставка (см. рис. 34), а затем задайте диапазон ячеек для построения.

Рисунок 34 – Вставка инфокривой

Как и диаграммы, информационные кривые имеют множество параметров для настройки. Более подробное руководство по использованию данного функционала описано в статье .

Заключение

В статье были рассмотрены некоторые полезные возможности Excel 2010, ускоряющие работу, улучшающие внешний вид таблиц или удобство использования. При этом не имеет значения, создаёте ли вы файл сами или используете чужой – в Excel 2010 найдутся функции для всех пользователей.

Программа Microsoft Office Excel представляет собой редактор таблиц, в котором удобно с ними всячески работать. Еще здесь можно задавать формулы для элементарных и сложных вычислений, формировать графики и диаграммы , программировать , создавая настоящие платформы для организаций, упрощая работу бухгалтера, секретаря и остальных отделов, имеющих дело с базами данных.

Как научиться работать в excel самостоятельно

Самоучитель excel 2010 подробно описывает интерфейс программы и все доступные ей возможности. Чтобы начать самостоятельно работать в Еxcel нужно ориентироваться в интерфейсе программы, разбираться в панели задач, где расположены команды и инструменты. Для этого нужно просмотреть урок по данной теме.

В самом верху Эксель мы видим ленту вкладок с тематическими наборами команд. Если подвести курсор мыши к каждой из них, появляется подсказка, подробно описывающая направление действия.

Под лентой вкладок находится строка «Имя», где прописывается наименование активного элемента и «Строка Формул», отображающая формулы либо текст. При осуществлении расчетов строка «Имя» преобразуется в выпадающий список с набором функций по умолчанию. Нужно лишь только выбрать необходимый вариант.

Большую часть окна программы excel занимает рабочая область, где собственно и строятся таблицы, графики, производятся расчеты. Здесь пользователь осуществляет любые необходимые действия , пользуясь при этом командами из ленты вкладок.

В нижней части excel в левой стороне можно переключаться между рабочими областями. Здесь добавляются дополнительные листы в случае необходимости создания разных документов в одном файле. В правом нижнем углу находятся команды, отвечающие за удобный просмотр созданного документа. Выбрать можно режим просмотра рабочей книги, кликнув по одному из трех значков, а также изменить масштаб документа, поменяв положение ползунка.

Основные понятия

Первое, что мы видим при открытии программы – это чистый лист, разбитый на ячейки, представляющие собой пересечение столбцов и строк. Столбцы обозначены латинскими буквами, а строки цифрами. Именно с их помощью создаются таблицы любой сложности, в них осуществляются необходимые расчеты.

Любой видео урок в интернете описывает создание таблиц в Еxcel 2010 двумя способами:

Для работы с таблицами используются данные нескольких типов, основные из которых:

текстовый,
числовой,
формула.

Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячеек, а числовые и формулы – по правому.

Чтобы вписать нужную формулу в ячейку необходимо начинать со знака равно, а затем путем нажатия на ячейки и проставления между значениями в них нужных знаков получаем ответ. Также можно пользоваться выпадающим списком с функциями, находящимся в верхнем левом углу. Они зафиксированы в «Строке Формул». Ее можно просмотреть, сделав активной ячейку с подобным вычислением.

VBA в excel

Упростить работу со сложными массивами данных или повторяющимися функциями в Еxcel позволяет язык программирования, встроенный в приложение Visual Basic for Applications (VBA). Инструкцию по программированию можно скачать в интернете бесплатно.

В Microsoft Office Excel 2010 VBA отключен по умолчанию. Для того чтобы его включить, нужно во вкладке «Файл» выбрать слева на панели пункт «Параметры». В появившемся диалоговом окне слева нажать «Настройка ленты», а затем в правой части окна поставить галочку возле пункта «Разработчик», чтобы в Экселе появилась такая вкладка.

Начиная программировать, необходимо понять, что объект В Excel – это лист, книга, ячейка и диапазон. Они подчиняются друг другу, поэтому находятся в иерархии.

Главенствующую роль играет Application. Далее следуют Workbooks, Worksheets, Range . Таким образом, нужно прописывать весь путь иерархии, чтобы обратиться к определенной ячейке.

Еще одно важное понятие - свойства. Это характеристики объектов. Для Range - это Value или Formula.

Методы представляют собой определенные команды. Они отделяются от объекта точкой в коде VBA. Зачастую при программировании в Excel необходима команда Cells (1,1). Select. Иначе говоря, нужно выбрать ячейку с координатами (1,1), то есть A 1.

Excel представляет собой программу для работы с электронными таблицами, которая позволяет хранить, систематизировать и анализировать информацию. В этом уроке вы узнаете некоторые способы работы со средой Excel 2010, включая новое всплывающее меню, заменившее кнопку меню Microsoft Excel 2007.

Мы покажем вам, как использовать и изменять ленту и панель быстрого доступа, также как создать новую книгу и открыть существующую. После этого урока вы будете готовы начать работу над своей первой книгой в программе Excel.

Знакомство с Excel 2010

Интерфейс Excel 2010 очень похож на интерфейс Excel 2007. Однако в них существуют некоторые отличия, которые мы рассмотрим в этом уроке. Тем не менее, если вы новичок в среде Excel, то вам понадобится некоторое время, чтобы научиться ориентироваться в программе Excel.

Интерфейс программы Excel

1) Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа дает доступ к некоторым нужным командам вне зависимости от того, на какой вкладке вы сейчас находитесь. По умолчанию показываются команды Сохранить, Отменить, Вернуть. Вы можете добавить команды, чтобы сделать панель более удобной.

2)Поле Имя

Поле Имя отображает положение или «имя» выбранной ячейки. На рисунке ниже ячейка B4 отображается в поле Имя. Обратите внимание, что ячейка B4 находится на пересечении столбца B и строки 4.

3) Строка

Строка – это группа ячеек, которая идет от левого края страницы к правому. В Excel строки обозначаются цифрами. На рисунке ниже выбрана строка 16.

4) Строка формул

В строке формул вы можете вводить и редактировать информацию, формулы или функции, которые появятся в определенной ячейке. На рисунке ниже выбрана ячейка C1, а число 1984 введено в строке формул. Обратите внимание, информация отображается и в строке формул, и в ячейке C1.

5) Листы

По умолчанию новая книга содержит 3 листа. Вы можете переименовать, добавить или удалить листы.

6) Горизонтальная полоса прокрутки

У вас может быть больше данных, чем-то что помещается в экран. Нажмите и, удерживая горизонтальную полосу прокрутки, двигайте ее влево или вправо, в зависимости от того, какую часть страницы хотите увидеть.

7) Столбец

Столбец – это группа ячеек, которая идет от верхней части странице до нижней. В Excel столбцы обозначаются буквами. На рисунке ниже выбран столбец K.

8) Вид страницы

Существует три способа отображения электронной таблицы. Чтобы выбрать один из них, нужно кликнуть по кнопкам вид страницы.

Обычный – выбран по умолчанию, показывает вам неограниченное число ячеек и столбцов. Выделен на рисунке снизу.
Разметка страницы разделяет электронную таблицу на страницы.
Страничный позволяет вам видеть общий вид электронной таблицы, что полезно, когда вы добавляете разрывы страницы.

9) Масштаб

Кликните и потяните ползунок, чтобы изменить масштаб. Число, отображаемое слева от ползунка, означает величину масштаба в процентах.

10) Лента

Лента содержит все команды, которые могут понадобиться для выполнения общих задач. Она содержит несколько вкладок, на каждой из которых несколько групп команд. Вы можете добавлять свои собственные вкладки с вашими любимыми командами. В правом нижнем углу некоторых групп есть стрелка, нажав на которую вы увидите еще больше команд.

Работа среде Excel

Лента и Панель быстрого доступа – те места, где вы найдете команды, необходимые для выполнения обычных задач в Excel. Если вы знакомы с Excel 2007, то увидите, что основным отличием в Ленте Excel 2010 является расположение таких команд, как Открыть и Печать во всплывающем меню.

Лента

Лента содержит несколько вкладок, на каждой из которых несколько групп команд. Вы можете добавлять свои собственные вкладки с вашими любимыми командами.

Чтобы настроить Ленту:

Вы можете настроить Ленту, создав свои собственные вкладки с нужными командами. Команды всегда располагаются в группе. Вы можете создать так много групп, как вам нужно. Более того, вы можете добавлять команды на вкладки, которые имеются по умолчанию, при условии, что вы создадите для них группу.

Если вы не можете найти нужную команду, кликните по выпадающему списку Выбрать команды и выберите Все команды.

Чтобы свернуть и развернуть Ленту:

Лента призвана оперативно реагировать на ваши текущие задачи и быть легкой в использовании. Тем не менее, вы можете ее свернуть, если она занимает слишком много экранного пространства.

Кликните по стрелке в правом верхнем углу Ленты, чтобы ее свернуть.
Чтобы развернуть Ленту кликните по стрелке снова.

Когда лента свернута, вы можете временно ее отобразить, нажав на какую-либо вкладку. Вместе с тем, лента снова исчезнет, когда вы прекратите ее использовать.

Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа расположена над Лентой и дает доступ к некоторым нужным командам вне зависимости от того, на какой вкладке вы сейчас находитесь. По умолчанию показываются команды Сохранить, Отменить, Вернуть. Вы можете добавить команды, чтобы сделать панель более удобной для себя.

Чтобы добавить команды на Панель быстрого доступа:

Кликните по стрелке справа на панели быстрого доступа.
В появившемся списке выберите команды, которые нужно добавить. Чтобы выбрать отсутствующие в списке команды, нажмите Другие команды.

Всплывающее меню

Всплывающее меню предоставляет вам различные параметры для сохранения, открытия файлов, печати или совместного использования документов. Оно похоже на меню кнопки Office в Excel 2007 или меню Файл в более ранних версиях Excel. Однако теперь это не просто меню, а полностраничное представление, с которым гораздо легче работать.

Чтобы попасть во всплывающее меню:

1) Основные команды

2) Сведения

Сведения содержит информацию о текущей книге. Вы можете просмотреть и изменить ее разрешения.

3) Последние

Для удобства здесь показываются последние книги, с которыми вы работали.

4) Создать

Отсюда вы можете создать новую чистую книгу или выбрать макет из большого числа шаблонов.

5) Печать

На панели Печать вы можете изменить настройки печати и напечатать вашу книгу. Также вы можете предварительно посмотреть, как будет выглядеть распечатанная книга.

7) Справка

Отсюда вы получаете доступ к Справке Microsoft Office или Проверке наличия обновлений.

8) Параметры

Здесь вы можете изменять различные параметры Excel. Например, вы можете изменить настройки проверки правописания, автовосстановления или языка.

Создание и открытие книг

Файлы Excel называются книгами. Каждая книга содержит один или несколько листов (также известных как “электронные таблицы”).

Чтобы создать новую книгу:

Выберите Создать.
Выберите Новая книга в пункте Доступные шаблоны. Она выделена по умолчанию.
Нажмите Создать. Новая книга отобразится в окне Excel.

Чтобы сэкономить время, вы можете создать документ из шаблона, который можно выбрать в пункте Доступные шаблоны. Но об этом поговорим в следующих уроках.

Чтобы открыть существующую книгу:

Кликните по вкладке Файл. Это откроет всплывающее меню.
Выберите Открыть. Появится диалоговое окно Открытие документа.
Выберите нужную книгу и нажмите Открыть.

Если вы недавно открывали существующую книгу, то ее можно было бы легче найти в пункте Последние во всплывающем меню.

Режим совместимости

Иногда вам нужно будет работать с книгами, созданными в более ранних версиях Microsoft Excel, например, Excel 2003 или Excel 2000. Когда вы открываете такие книги, они показываются в режиме совместимости.

Режим совместимости отключает некоторые функции, поэтому вы сможете пользоваться только теми командами, которые были доступны при создании книги. Например, если вы открываете книгу, созданную в Excel 2003, то сможете использовать вкладки и команды, которые были в Excel 2003.

На рисунке ниже книга открыта в режиме совместимости.

Чтобы выйти из режима совместимости, вам нужно изменить формат книги на текущую версию. Тем не менее, если вы работаете с людьми, которые работают с более ранними версиями Excel, лучше оставить книгу в Режиме совместимости и не менять формат.

Чтобы преобразовать книгу:

Если вы хотите иметь доступ ко всем функциям Excel 2010, то можете преобразовать книгу в формат Excel 2010.

Обратите внимание, что преобразование файла может вызвать некоторые изменения оригинального файла.

Нажмите по вкладке Файл, чтобы открыть всплывающее меню.
Выберите команду Преобразовать.
Затем два раза нажимаете на ок.

Книга будет преобразована в новый формат.

Практикуйте!

Откройте Excel 2010 на компьютере и создайте новую пустую книгу.
Сверните и разверните ленту.
Пройдитесь через все вкладки и обратите внимание на то, как меняются параметры ленты.
Попробуйте изменить вид страниц.
Добавьте любые команды в панель быстрого доступа.
Закройте Excel без сохранения книги.