Правильно составлять таблицу. Как вставить новую строку или столбец

Microsoft Access 2007

2.4. Microsoft Access 2007

2.4.4. Заполнение таблиц БД Access 2007

Tables БД Access 2007 необходимо заполнять данными в определенной последовательности. Сначала надо заполнять главные tables, а затем подчиненные. Заполнение таблиц для БД Деканат целесообразно выполнять в такой последовательности: Группы студентов, Студенты, Дисциплины и Успеваемость. В этом случае для заполнения полей вторичных ключей (КодГруппы, КодСтудентов, КодДисциплины) можно использовать раскрывающийся список данных.

Раскрывающийся список данных для вторичных ключей появится только в том случае, если при создании структуры подчиненных таблиц в режиме конструктор для полей вторичных ключей выбран тип данных "Мастер подстановок".

Рассмотрим заполнение таблицы Группы студентов. В окне базы данных Деканат_2007 в области объектов выбираем таблицу Группы студентов, и выполняем на ней двойной щелчок. В окне редактирования появится структура табл. "Группы студентов" в режиме таблицы. Новая table состоит из одной пустой строки.

Заполнение производится по записям (по строкам). Поле счетчика (поле КодСтудента) заполняется автоматически. Переход к следующему полю осуществляется нажатием клавиши ТаЬ. После ввода первой записи курсор смещается на следующую запись. После заполнения table Группы студентов имеет следующий вид (рисунок 1).

Рис. 2.

Аналогичным образом заполняется table Студенты (рис.2). Необходимо отметить, что в табл. Студенты поле КодГруппы заполняется из раскрывающегося списка.

Рис. 2.

Если раскрывающийся список не появляется, то необходимо закрыть таблицу Студенты и открыть окно Схема данных. В этом окне для таблицы Студенты разорвать связи, т.е. удалить отношения. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши на одну из связей и из контекстного меню выбираем команду Удалить. Затем удаляем другую связь. Закрываем окно Схема данных. Открываем табл. "Студенты" в режиме Конструктор.

Из списка выбираем тип данных для поля КодГруппы "Мастер подстановок". В процессе назначения типа данных "Мастер подстановок" для поля КодГруппы табл. "Студенты" выбираем следующие данные: на первом шаге Группы студентов, а затем Название и далее щелкаем Готово. Закрываем таблицу Студенты. После этого восстанавливаем связи (отношения) в окне Схема данных. Продолжаем заполнение таблицы Студенты с использованием раскрывающегося списка для поля КодГруппы.

Рис. 3.

Затем заполняется table Успеваемость (рис. 4).

Рис. 4.

В таблице Успеваемость поля КодДисциплины и КодСтудента заполняются из раскрывающихся списков.

Необходимо отметить, что в базах данных Access 2007 применяются различные методы перемещения по таблице. Переходить от записи к записи можно с помощью: клавиш управления курсором; кнопок из области Запись, расположенных внизу таблицы в режиме таблицы; команды Перейти в группе Найти, расположенной на ленте. Для перемещения от поля к полю (слева направо) применяются клавиши Tab и Enter, а в обратном направлении Shift+Tab.

Поиск данных в таблице большого объема, можно осуществлять командой поиск расположенный внизу таблицы в режиме таблицы или командой Найти в группе Найти, расположенной на ленте. Для замены данных в полях необходимо использовать команду Заменить в группе Найти, расположенной на ленте.

После создания структуры таблиц, их заполнения и установления отношений (логических связей) между таблицами можно приступать к построению запросов.

В старину таблицей называлась специальная доска для записи сведений или чисел. Она была расчерчена линиями, называвшимися графьями или графами. Позднее графами стало называться пространство между двух черт.

Сейчас таблицы активно используются для наглядного и систематизированного представления информации в документах.

По характеру оформления линейками / границами таблицы бывают закрытыми, полузакрытыми и открытыми. Кроме того, разделительные линейки в таблице могут быть заменены пробелами, такие таблицы называются выводами. Вывод может быть включен в текст как продолжение фразы или ее окончание (Пример 1). В этом случае для размещения текста по столбцам в MS Word можно пользоваться табулятором.

Пример 1

Свернуть Показать

Наименование элементов таблицы показано в Примере 2. Она состоит из заголовков, головки, боковика и прографки . Все, что ниже головки, называется хвостом таблицы. Хвост в свою очередь делится на боковик и прографку. Боковик, как и головка, - скорее заголовочная часть (см. серую заливку в Примерах 2 и 12). А вот в прографке размещают те сведения, ради которых и составлялась таблица. Перед ее набором нужно хорошенько продумать структуру головки и боковика, чтобы оптимально систематизировать представляемые таблицей сведения.

И еще два определения, которые помогут нам в будущем:

• графа таблицы - ряд данных, расположенный вертикально;
• строка таблицы - горизонтально.

Все эти определения приведены в ГОСТ Р 7.32-2001 «СИБИД. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления».

Пример 2

Структура таблицы с наименованием ее элементов (серой заливкой выделена головка таблицы, которую в просторечье называют «шапкой»)

Свернуть Показать

Начинается таблица с нумерационного заголовка . Он состоит из слова «Таблица» и порядкового номера, при этом знак № не ставится. Обычно нумерационный заголовок набирается курсивом и размещается у правого края.

Даже если в документе фигурирует одна таблица, ее все равно стоит нумеровать: «Таблица 1».

Тематический заголовок таблицы, который определяет ее содержание, располагается по центру, можно выделить его полужирным шрифтом. Реже используют написание только заглавными буквами, т.к. такой текст менее «читабелен», это допустимо только для очень коротких заголовков.

Точка не ставится в конце ни нумерационного, ни тематического заголовков. Оба заголовка стоят над таблицей. Но вполне возможна и таблица без заголовков (например, если название документа или его части полностью определяет содержание единственной таблицы). Кроме того, если нужно сделать документ как можно более компактным, то можно совместить нумерационный и тематический заголовки в одной строке, тогда между ними ставится точка и пробел. Сравните Примеры 3 и 4.

Пример 3

Свернуть Показать

Пример 4

Свернуть Показать

Если таблица большая (по высоте) и не поместилась на одной странице , то на следующей принято это указывать, что позволит читателю документа быстрее ориентироваться в нем. Слово таблица при этом можно писать в заголовке (и при ссылке в тексте) как полностью, так и сокращенно: «табл. 5» , главное соблюсти единообразие во всем документе.

На последующих страницах можно повторить головку таблицы полностью со всеми заголовками граф, а можно привести только номера граф (что менее удобно читателю, зато экономит место при большой «шапке») - сравните Примеры 5 и 6.

Пример 5

Свернуть Показать

Пример 6

Свернуть Показать

Если таблица не помещается по ширине , то сначала попробуйте уменьшить размер шрифта и отступы слева и справа от текста до границ ячеек. Если это не поможет (ведь текст в ней должен остаться читабельным), то придется переносить часть таблицы, т.е. ее левая часть будет идти отдельно от правой. Можно поделить таблицу не только на две части, но и более (как это сделать, показано в Примере 12). Ориентироваться помогут заголовки к таблице, нумерация граф, выделяющие внешнюю границу линии, можно еще повторить боковик в каждой части таблицы.

Нумеровать можно не только графы, но и строки. Это поможет потом делать из текста адресные ссылки на конкретные ячейки таблицы , например: «(см. показания в строке 5 графы 4 )». Для этого номер обычно включается в содержимое боковика (Пример 7). Если оно представляет собой не простой список равноправных элементов (например, 1, 2, 3 и т.д.), а сложный многоярусный (например, пункт 1 включает подпункты «а» и «б» и только потом следует пункт 2), то к нумерации боковика применяются стандартные правила нумерации многоуровневых списков.

Если при этом у пункта есть итоговые сведения в прографке, суммирующие данные всех его подпунктов, то для такого пункта стоит выделять в таблице отдельную строку. В противном случае в боковике в единой ячейке можно объединить данный пункт с его первым подпунктом.

Но не у любой таблицы есть боковик с заголовками строк.

В заголовках граф сначала идет словесное определение, потом после запятой - обозначение используемой единицы измерения (например, «кв. м.», «%», «°С», «руб.» или «тыс. руб.» и т.д.), что позволяет избежать повторения указания единицы измерения в каждой ячейке содержимого таблицы (Пример 7). В заголовок графы еще можно включить имеющиеся ограничения (например, «от... до...», «не более...», «не менее...» и т.д., см. последнюю графу таблицы в Примере 7).

Заголовки граф и боковика ставят в именительном падеже, начинаются они с прописной буквы, в конце точка не ставится (как в Примере 7). Но если головка таблицы многоярусная и заголовки нижележащих ярусов подчинены верхним, то (Пример 8):

• со 2-го яруса и ниже допустима строчная буква в начале заголовка графы,
• а формулировка нижележащих ярусов в «шапке» таблицы может согласовываться с вышестоящими.

Пример 8

Свернуть Показать

Для визуального выделения «шапки» таблицы можно применить заливку (см. два варианта в Примерах 2 и 12), жирный шрифт для этого редко используют. Красиво выглядит центрирование по высоте и ширине.

Теперь приступим к правилам заполнения прографки - так называемого «содержимого» таблицы . Так же, как и в других ячейках таблицы, точки в конце здесь не ставятся . А вот внутри текста ячейки знаки препинания расставляются согласно современным правилам пунктуации.

Текст ячейки можно начать с маленькой буквы, если он представляет собой обрывочную фразу. Если это полноценное предложение или несколько предложений, то начинать стоит с заглавной буквы. Если же какие-то ячейки заполняются короткими фразами, а какие-то - предложениями, то лучше все ячейки прографки начинать с заглавной буквы.

Некоторую сложность представляют собой правила расположения чисел . Числовые значения одной величины лучше располагать так, чтобы единицы находились под единицами, десятки под десятками, сотни под сотнями и т.п. (Пример 9). Для этого содержимое ячеек удобно выравнивать по правому краю, дополнительно можно установить отступ справа.

Если в одной графе собраны показатели неодинаковых величин, то они просто центрируются (Пример 10).

К огда есть понимание, что представляет собой табличный процессор, можно приступать к созданию простейшей таблицы в Excel.

Но для начала научимся переименовывать и сохранять файл, в котором будем строить таблицы.

Что такое книга и лист

Рабочая область Excel представляет собой книгу, которая состоит из трех листов по умолчанию. Их количество можно легко изменить, но об этом пойдет речь в другой статье. Сейчас наша задача разобраться, как сохранить лист Excel и переименовать его. Изначально все листы называются: Лист1, Лист2, Лист3. Подводим курсор мыши в левый нижний угол, к названию листа, который сейчас является нашей рабочей областью, и вызываем контекстное меню посредством правой кнопки.

В появившемся меню выбираем «Переименовать».

Теперь вместо Лист1 можно написать любое название.

Чтобы сохранить переименованный файл, нажимаем на вкладку «Файл», сохранить как, выбираем диск и папку, в которой будем хранить наш лист.

Таким способом сохраняется вся книга Excel с любыми изменениями в ней. Как сохранить лист Excel отдельно от книги – совсем другая история.

Как создать простейшую таблицу в Excel

Создание таблицы в Excel 2010 можно начать двумя способами:

• нарисовать границы, после этого заполнять ячейки информацией;
• ввести все данные в таблицу, после этого выделить все границы ее.

Как создать таблицу в Excel с помощью рисования необходимых границ? Сделать это просто. Зажимаем левую клавишу мыши в нужном месте и тянем рамку в нужном направлении, захватывая столько ячеек, сколько потребуется.

Нанести линии можно несколькими способами:

Заполнение и оформление таблицы

Осталось заполнить нашу таблицу данными и придать ей законченный вид. Чтобы внести в ячейку текст или цифры, кликаем левой клавишей мыши в нужном месте и набираем данные, жмем Enter, курсор передвинется в следующую ячейку. Изменять или дополнять данные можно и в поле выбора функции.

Шапку можно выделить, сделать цветным ее фон, увеличить или изменить шрифт. Все действия быстрее производить с помощью тех же ctrl+1. В результате получаем такую аккуратную и выразительную таблицу.

Видео создания Excel таблицы:

Как составить таблицу в Excel, инструкция.

Хотите узнать как стабильно зарабатывать в Интернете от 500 рублей в день?
Скачайте мою бесплатную книгу
=>>

Такая программа как Excel предназначена для создания таблиц и проведения с её помощью различных . На первый взгляд, данная программа, возможно, выглядит сложной и непонятной.

Но, на самом деле, если уделить ей немного времени, то вы увидите, насколько она удобна в использовании. Но для начала стоит поближе познакомиться с основными инструментами, которые потребуются для создания простейшей таблицы в Excel.

Вообще, данная программа представляет собой книгу, в которой, по умолчанию, сразу установлено три листа, и они, уже, казалось бы, имеют ячейки, как того требует табличный вариант. Но не всё так просто. К этому вернёмся чуть позже.

Итак, в верхней части листа располагаются рабочие инструменты, которые, по мнению разработчиков, используются чаще всего. В целом это действительно так.

Но, если вам нужно что-то иное, тогда вы можете просмотреть в категориях то, что вам нужно. Здесь по умолчанию в самой первой верхней строке стоит «Главная» со всеми необходимыми инструментами.

После неё уже идут менее часто используемые категории «Вставка», «Разметка страницы» и другие. В каждой из них находятся дополнительные функции, которые могут пригодиться пользователю во время создания таблиц или произведения расчётов.

Давайте теперь поближе познакомимся с тем, как же создать таблицу при помощи инструментов Excel.

Варианты создания таблицы

Чтобы составить таблицу можно использовать два варианта:

• Первый заключается в том, чтобы записать все исходные данные и после этого отметить границы;
• Второй заключается в том, что вначале отмечаются границы и таблица приводиться в нужный вид, а уже потом производиться её заполнение.

Честно сказать, думаю, что второй вариант, наиболее уместен в работе с данной программой. Но кому как удобно. Теперь пойдём по порядку.

Как отмечаются границы

Столкнувшись с вопросом, как составить таблицу в Excel, вначале стоит определиться с тем, что в ней будет указано. То есть продумать её шапку и содержание.

Два данных критерия, позволят определиться вам с количеством необходимых столбцов для заполнения всех требуемых параметров. После этого приступаем к работе с границами.

В этом случае нам на помощь придут инструменты из раздела «Шрифт», что находятся на вкладке «Главная», или можно перейти на вкладку «Вставка», и выбрать таблицу. Появится окошко, в котором следует указать размер таблицы, то есть с какой ячейки до какой ячейки.

Также, как вариант, можно использовать контекстное меню, которое раскрывается при нажатии на правую кнопку мышки. В этом случае кому как удобно.

Разметка границ

Теперь перейдём к разметке границ. Если обратить внимание, то при наведении мышки на лист, в том месте, где имеются ячейки, то она приобретает не совсем привычный для нас вид, то есть становиться крупным белым плюсом. Именно благодаря этому можно выделить основной диапазон таблицы.

Для выделения необходимого для таблицы диапазона отсчитываете нужно количество ячеек в верхней и боковой части. Затем, нажимаете на верхний правый угол вашей будущей таблицы, например, на ячейку A1, она должна загореться чёрным контуром и растягиваете до нужной буквы по верней строке и нужного числа с боку.

Таким образом, буквы и числа будут гореть другим цветом, а ячейки по границам выделяться чёрным. После этого, щелкаете по правой клавише мышки и из контекстного меню выбираете строчку «Формат ячеек» и переходите на вкладку «Граница».

Здесь нажимаете на рисунки, где имеется подпись «Внутренние» и «Внешние». Нажимаете «ОК».

И ещё пока перед вами будет открыто окошко «Списки» перейдите на вкладку «Выравнивание» и установите галочку напротив «Переносить по словам», а затем на «ОК», чтобы в дальнейшем у вас не возникло никаких сложностей. Так перед вами появиться ваша таблица.

Следующий способ создания границ в таблице

Есть ещё один, лёгкий вариант — нажимаете в верхней строчке с инструментами, расположенными на вкладке «Главная» в разделе «Шрифт», по расчерченному квадрату.

Так обозначен инструмент по работе с границами. С правой стороны возле него есть перевёрнутый треугольник. Щёлкните по нему и выберите из меню строку «Все границы».

И, думаю, самый простой вариант заключается в использовании горячих клавиш «Ctrl+1». Вначале выделяете нужный диапазон, затем одновременно зажимаете «Ctrl+1». Затем сразу в окошке «Формат ячеек» отмечаете границы «Внутренние» и «Внешние».

Потом переходите на вкладку «Выравнивание» и выставляете «Переносить по словам».

Работа со столбцами

После определения границ и создания таблицы переходим к основной части – работе со столбцами. Пожалуй, начну с того, что, прежде всего, стоит определиться с несколькими инструментами, в которые по мере перемещения мышки по ячейке, она может превращаться.

Если навести курсор на верхний угол ячейки, перед вами мышка из белого плюса превратиться в черный крестик, у которого справа и слева имеются стрелки.

При помощи данного инструмента можно увеличивать или уменьшать ширину столбца. Если столбец нужно расширить не по длине, а по ширине, тогда проделываете то же самое.

Только в этом случае наводите мышку на нужный номер строки и нажимаете на ячейку из первого столбца. После того как ячейка загорится, наводите мышку на левый нижний угол и увеличиваете ширину строки.

Кстати, если навести курсор на правый нижний угол, прямо в стык между ячейками, белый плюс меняется на маленький чёрный крестик. Данный инструмент позволяет выделять информацию из одной ячейки и копировать с её применением для всего столбца.

Его очень удобно применять при использовании одной и той же для всего столбца. Например, у вас имеется в шапке такой критерий как «Стоимость» и её нужно посчитать для каждой единицы товара.

Для этого нам нужно цену за единицу товара умножить на его количество. Данную формулу записываем в «Стоимости» и нажимаем на «Enter». Затем копируем формулу для всего столбца с помощью чёрного крестика и всё.

Ещё один маленький совет, при , чтобы не тратить лишнее время на перещёлкивание мышкой на новую ячейку для её заполнения каждый раз, используйте клавишу «Tab».

Только имейте в виду, в этом случае заполнение информации будет происходить, начиная с первой ячейки по горизонтали. Как только все табличные данные в одной строке будут закончены, щёлкаете по первой ячейке следующей строки и дальше продолжаете заполнять.

Заключение

Таким образом, при возникновении вопроса, как составить таблицу в Excel, то, как можно увидеть, сделать это достаточно просто. Да и работать с данной программой не так сложно, как может показаться на первый взгляд.

Самое главное — иметь желание и терпение, для того, чтобы разобраться с её основными функциями, а там уже будет гораздо легче.

P.S. Прикладываю скриншот моих заработков в партнёрских программах. И напоминаю, что так зарабатывать может каждый, даже новичок! Главное — правильно это делать, а значит, научиться у тех, кто уже зарабатывает, то есть, у профессионалов Интернет бизнеса.

Заберите список проверенных Партнёрских Программ 2018 года, которые платят деньги!


Скачайте чек-лист и ценные бонусы бесплатно
=>>

Можно двумя способами. Первый способ это сначала нарисовать таблицу в экселе, а потом её заполнить. Второй способ это сначала заполнить строки и столбцы, а потом построить таблицу в экселе.

Как создать таблицу в экселе первым способом

В Excel переходим на вкладку «Вставка» и нажимаем на «Таблица».

Создание таблиц в Excel

Откроется окошко под названием «Создание таблицы». Нужно навести курсор в место создания таблицы и нажав левую кнопку мыши (не отпуская её) выделить участок под создание таблицы в эксель. Выделив участок нужно отпустить кнопку мыши и нажать в окошке под названием «Создание таблицы» кнопку «ОК». Выделенный участок сразу будет выглядеть как не обведённая линией таблица. В верхней части её все столбцы будут иметь название Столбец. Эти названия можно изменить на любые другие.

Выделение границ делается следующим образом, нужно перейти на вкладку под названием «Главная». Перейдя на эту вкладку нужно снова выделить таблицу и нажать на треугольник около квадрата. Откроется выпадающий список в котором нужно выбрать пункт «Все границы».

После этого таблица Excel будет готова.

Как сделать таблицу в экселе вторым способом

В Excel отступив от верхнего края несколько строк и от левой стороны отступив 1 столбец начинаем заполнять текстом будущую таблицу.

Закончив вводить текст нужно навести курсор в левую верхнюю ячейку будущей таблицы. Нажать левую кнопку мыши (не отпуская её) и выделить весь заполненный текстом участок. Отпустив кнопку мыши нужно нажать на треугольник около квадрата.

Откроется выпадающий список в котором нужно выбрать пункт «Все границы».

После этого таблица будет готова, так можно составить таблицу в эксель любого размера.
Чтобы в таблице выделить некоторые ячейки жирными линиями нужно нажать левой кнопкой мыши на нужную ячейку и если рядом есть ещё ячейки которые надо выделить жирным то выделяем и их. Затем отпустив кнопку мыши нужно нажать на треугольник около квадрата.

Откроется выпадающий список в котором нужно выбрать пункт «Толстая внешняя граница». Таким образом можно выделять несколько областей, а чтобы обвести всю таблицу жирной линией нужно будет мышкой выделить всю таблицу. После этого можно распечатать таблицу в Excel нажав на Файл и выбрав из списка Печать.

Видео

В этом видео показано как делать таблицы в экселе начинающим.