Впр найти все значения. Функция ВПР в Excel – примеры использования и советы

Во второй части нашего учебника по функции ВПР (VLOOKUP) в Excel мы разберём несколько примеров, которые помогут Вам направить всю мощь ВПР на решение наиболее амбициозных задач Excel. Примеры подразумевают, что Вы уже имеете базовые знания о том, как работает эта функция. Если нет, возможно, Вам будет интересно начать с первой части этого учебника , в которой объясняются синтаксис и основное применение ВПР . Что ж, давайте приступим.

Поиск в Excel по нескольким критериям

Функция ВПР в Excel – это действительно мощный инструмент для выполнения поиска определённого значения в базе данных. Однако, есть существенное ограничение – её синтаксис позволяет искать только одно значение. Как же быть, если требуется выполнить поиск по нескольким условиям? Решение Вы найдёте далее.

Пример 1: Поиск по 2-м разным критериям

Предположим, у нас есть список заказов и мы хотим найти Количество товара (Qty.), основываясь на двух критериях – Имя клиента (Customer) и Название продукта (Product). Дело усложняется тем, что каждый из покупателей заказывал несколько видов товаров, как это видно из таблицы ниже:

Обычная функция ВПР не будет работать по такому сценарию, поскольку она возвратит первое найденное значение, соответствующее заданному искомому значению. Например, если Вы хотите узнать количество товара Sweets , заказанное покупателем Jeremy Hill , запишите вот такую формулу:

VLOOKUP(B1,$A$5:$C$14,3,FALSE)
=ВПР(B1;$A$5:$C$14;3;ЛОЖЬ)

– эта формула вернет результат 15 , соответствующий товару Apples , так как это первое совпадающее значение.

Есть простой обходной путь – создать дополнительный столбец, в котором объединить все нужные критерии. В нашем примере это столбцы Имя клиента (Customer) и Название продукта (Product). Не забывайте, что объединенный столбец должен быть всегда крайним левым в диапазоне поиска, поскольку именно левый столбец функция ВПР просматривает при поиске значения.

Итак, Вы добавляете вспомогательный столбец в таблицу и копируете по всем его ячейкам формулу вида: =B2&C2 . Если хочется, чтобы строка была более читаемой, можно разделить объединенные значения пробелом: =B2&” “&C2 . После этого можно использовать следующую формулу:

VLOOKUP("Jeremy Hill Sweets",$A$7:$D$18,4,FALSE)
=ВПР("Jeremy Hill Sweets";$A$7:$D$18;4;ЛОЖЬ)

VLOOKUP(B1,$A$7:$D$18,4,FALSE)
=ВПР(B1;$A$7:$D$18;4;ЛОЖЬ)

Где ячейка B1 содержит объединенное значение аргумента lookup_value (искомое_значение), а 4 – аргумент col_index_num (номер_столбца), т.е. номер столбца, содержащего данные, которые необходимо извлечь.

Пример 2: ВПР по двум критериям с просматриваемой таблицей на другом листе

Если Вам необходимо обновить основную таблицу (Main table), добавив данные из второй таблицы (Lookup table), которая находится на другом листе или в другой рабочей книге Excel, то Вы можете собрать искомое значение непосредственно в формуле, которую вставляете в основную таблицу.

Как и в предыдущем примере, Вам понадобится в таблице поиска (Lookup table) вспомогательный столбец с объединенными значениями. Этот столбец должен быть крайним левым в заданном для поиска диапазоне.

Итак, формула с ВПР может быть такой:

VLOOKUP(B2&" "&C2,Orders!$A&$2:$D$2,4,FALSE)
=ВПР(B2&" "&C2;Orders!$A&$2:$D$2;4;ЛОЖЬ)

Здесь в столбцах B и C содержатся имена клиентов и названия продуктов соответственно, а ссылка Orders!$A&$2:$D$2 определяет таблицу для поиска на другом листе.

Чтобы сделать формулу более читаемой, Вы можете задать имя для просматриваемого диапазона, и тогда формула станет выглядеть гораздо проще:

VLOOKUP(B2&" "&C2,Orders,4,FALSE)
=ВПР(B2&" "&C2;Orders;4;ЛОЖЬ)

Чтобы формула работала, значения в крайнем левом столбце просматриваемой таблицы должны быть объединены точно так же, как и в критерии поиска. На рисунке выше мы объединили значения и поставили между ними пробел, точно так же необходимо сделать в первом аргументе функции (B2&” “&C2).

Запомните! Функция ВПР ограничена 255 символами, она не может искать значение, состоящее из более чем 255 символов. Имейте это ввиду и следите, чтобы длина искомого значения не превышала этот лимит.

Соглашусь, добавление вспомогательного столбца – не самое изящное и не всегда приемлемое решение. Вы можете сделать то же самое без вспомогательного столбца, но в таком случае потребуется гораздо более сложная формула с комбинацией функций INDEX (ИНДЕКС) и MATCH (ПОИСКПОЗ).

Извлекаем 2-е, 3-е и т.д. значения, используя ВПР

Вы уже знаете, что ВПР может возвратить только одно совпадающее значение, точнее – первое найденное. Но как быть, если в просматриваемом массиве это значение повторяется несколько раз, и Вы хотите извлечь 2-е или 3-е из них? А что если все значения? Задачка кажется замысловатой, но решение существует!

Предположим, в одном столбце таблицы записаны имена клиентов (Customer Name), а в другом – товары (Product), которые они купили. Попробуем найти 2-й, 3-й и 4-й товары, купленные заданным клиентом.

Простейший способ – добавить вспомогательный столбец перед столбцом Customer Name и заполнить его именами клиентов с номером повторения каждого имени, например, John Doe1 , John Doe2 и т.д. Фокус с нумерацией сделаем при помощи функции COUNTIF (СЧЁТЕСЛИ), учитывая, что имена клиентов находятся в столбце B:

B2&COUNTIF($B$2:B2,B2)
=B2&СЧЁТЕСЛИ($B$2:B2;B2)

После этого Вы можете использовать обычную функцию ВПР , чтобы найти нужный заказ. Например:

Находим 2-й Dan Brown :
VLOOKUP("Dan Brown2",$A$2:$C$16,3,FALSE)
=ВПР("Dan Brown2";$A$2:$C$16;3;ЛОЖЬ)
Находим 3-й товар, заказанный покупателем Dan Brown :
VLOOKUP("Dan Brown3",$A$2:$C$16,3,FALSE)
=ВПР("Dan Brown3";$A$2:$C$16;3;ЛОЖЬ)

Если Вы ищите только 2-е повторение, то можете сделать это без вспомогательного столбца, создав более сложную формулу:

IFERROR(VLOOKUP($F$2,INDIRECT("$B$"&(MATCH($F$2,Table4,0)+2)&":$C16"),2,FALSE),"")
=ЕСЛИОШИБКА(ВПР($F$2;ДВССЫЛ("$B$"&(ПОИСКПОЗ($F$2;Table4;0)+2)&":$C16");2;ИСТИНА);"")

В этой формуле:

$F$2 – ячейка, содержащая имя покупателя (она неизменна, обратите внимание – ссылка абсолютная);
$B$ – столбец Customer Name ;
Table4 – Ваша таблица (на этом месте также может быть обычный диапазон);
$C16 – конечная ячейка Вашей таблицы или диапазона.

Эта формула находит только второе совпадающее значение. Если же Вам необходимо извлечь остальные повторения, воспользуйтесь предыдущим решением.

Если Вам нужен список всех совпадений – функция ВПР тут не помощник, поскольку она возвращает только одно значение за раз – и точка. Но в Excel есть функция INDEX (ИНДЕКС), которая с легкостью справится с этой задачей. Как будет выглядеть такая формула, Вы узнаете в следующем примере.

Извлекаем все повторения искомого значения

Как упоминалось выше, ВПР не может извлечь все повторяющиеся значения из просматриваемого диапазона. Чтобы сделать это, Вам потребуется чуть более сложная формула, составленная из нескольких функций Excel, таких как INDEX (ИНДЕКС), SMALL (НАИМЕНЬШИЙ) и ROW (СТРОКА)

Например, формула, представленная ниже, находит все повторения значения из ячейки F2 в диапазоне B2:B16 и возвращает результат из тех же строк в столбце C.

{=IFERROR(INDEX($C$2:$C$16,SMALL(IF($F$2=B2:B16,ROW(C2:C16)-1,""),ROW()-3)),"")}
{=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($C$2:$C$16;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($F$2=B2:B16;СТРОКА(C2:C16)-1;"");СТРОКА()-3));"")}

Введите эту формулу массива в несколько смежных ячеек, например, в ячейки F4:F8 , как показано на рисунке ниже. Количество ячеек должно быть равным или большим, чем максимально возможное число повторений искомого значения. Не забудьте нажать Ctrl+Shift+Enter , чтобы правильно ввести формулу массива.

Если Вам интересно понять, как она работает, давайте немного погрузимся в детали формулы:

Часть 1:

IF($F$2=B2:B16,ROW(C2:C16)-1,"")
ЕСЛИ($F$2=B2:B16;СТРОКА(C2:C16)-1;"")

$F$2=B2:B16 – сравниваем значение в ячейке F2 с каждым из значений диапазона B2:B16. Если найдено совпадение, то выражение СТРОКА(C2:C16)-1 возвращает номер соответствующей строки (значение -1 позволяет не включать строку заголовков). Если совпадений нет, функция IF (ЕСЛИ) возвращает пустую строку.

Результатом функции IF (ЕСЛИ) окажется вот такой горизонтальный массив: {1,"",3,"",5,"","","","","","",12,"","",""}

Часть 2:

ROW()-3
СТРОКА()-3

Здесь функция ROW (СТРОКА) действует как дополнительный счётчик. Так как формула скопирована в ячейки F4:F9, мы вычитаем число 3 из результата функции, чтобы получить значение 1 в ячейке F4 (строка 4, вычитаем 3), чтобы получить 2 в ячейке F5 (строка 5, вычитаем 3) и так далее.

Часть 3:

SMALL(IF($F$2=B2:B16,ROW(C2:C16)-1,""),ROW()-3))
НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($F$2=B2:B16;СТРОКА(C2:C16)-1;"");СТРОКА()-3))

Функция SMALL (НАИМЕНЬШИЙ) возвращает n-ое наименьшее значение в массиве данных. В нашем случае, какую по счёту позицию (от наименьшего) возвращать – определено функцией ROW (СТРОКА) (смотри Часть 2). Так, для ячейки F4 функция НАИМЕНЬШИЙ({массив};1) возвращает 1-й (наименьший) элемент массива, то есть 1 . Для ячейки F5 возвращает 2-й наименьший элемент массива, то есть 3 , и так далее.

Часть 4:

INDEX($C$2:$C$16,SMALL(IF($F$2=B2:B16,ROW(C2:C16)-1,""),ROW()-3))
ИНДЕКС($C$2:$C$16;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($F$2=B2:B16;СТРОКА(C2:C16)-1;"");СТРОКА()-3))

Функция INDEX (ИНДЕКС) просто возвращает значение определённой ячейки в массиве C2:C16 . Для ячейки F4 функция ИНДЕКС($C$2:$C$16;1) возвратит Apples , для F5 функция ИНДЕКС($C$2:$C$16;3) возвратит Sweets и так далее.

Часть 5:

IFERROR()
ЕСЛИОШИБКА()

В завершение, мы помещаем формулу внутрь функции IFERROR (ЕСЛИОШИБКА), поскольку вряд ли Вас обрадует сообщение об ошибке #N/A (#Н/Д) в случае, если количество ячеек, в которые скопирована формула, будет меньше, чем количество повторяющихся значений в просматриваемом диапазоне.

Двумерный поиск по известным строке и столбцу

Выполнение двумерного поиска в Excel подразумевает поиск значения по известному номеру строки и столбца. Другими словами, Вы извлекаете значение ячейки на пересечении конкретной строки и столбца.

Итак, давайте обратимся к нашей таблице и запишем формулу с функцией ВПР , которая найдет информацию о стоимости проданных в марте лимонов.

Существует несколько способов выполнить двумерный поиск. Познакомьтесь с возможными вариантами и выберите наиболее подходящий.

Функции ВПР и ПОИСКПОЗ

Вы можете использовать связку из функций ВПР (VLOOKUP) и ПОИСКПОЗ (MATCH), чтобы найти значение на пересечении полей Название продукта (строка) и Месяц (столбец) рассматриваемого массива:

VLOOKUP("Lemons",$A$2:$I$9,MATCH("Mar",$A$1:$I$1,0),FALSE)
=ВПР("Lemons";$A$2:$I$9;ПОИСКПОЗ("Mar";$A$1:$I$1;0);ЛОЖЬ)

Формула выше – это обычная функция ВПР , которая ищет точное совпадение значения “Lemons” в ячейках от A2 до A9. Но так как Вы не знаете, в каком именно столбце находятся продажи за март, то не сможете задать номер столбца для третьего аргумента функции ВПР . Вместо этого используется функция ПОИСКПОЗ , чтобы определить этот столбец.

MATCH("Mar",$A$1:$I$1,0)
ПОИСКПОЗ("Mar";$A$1:$I$1;0)

В переводе на человеческий язык, данная формула означает:

Ищем символы “Mar” – аргумент lookup_value (искомое_значение);
Ищем в ячейках от A1 до I1 – аргумент lookup_array (просматриваемый_массив);
Возвращаем точное совпадение – аргумент match_type (тип_сопоставления).

Использовав 0 в третьем аргументе, Вы говорите функции ПОИСКПОЗ искать первое значение, в точности совпадающее с искомым значением. Это равносильно значению FALSE (ЛОЖЬ) для четвёртого аргумента ВПР .

Вот так Вы можете создать формулу для поиска по двум критериям в Excel, что также известно, как двумерный поиск или поиск в двух направлениях.

Функция СУММПРОИЗВ

Функция СУММПРОИЗВ (SUMPRODUCT) возвращает сумму произведений выбранных массивов:

SUMPRODUCT(($A$2:$A$9="Lemons")*($A$1:$I$1="Mar"),$A$2:$I$9)
=СУММПРОИЗВ(($A$2:$A$9="Lemons")*($A$1:$I$1="Mar");$A$2:$I$9)

Функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ

В следующей статье я буду объяснять эти функции во всех деталях, так что сейчас можете просто скопировать эту формулу:

INDEX($A$2:$I$9,MATCH("Lemons",$A$2:$A$9,0),MATCH("Mar",$A$1:$I$1,0))
=ИНДЕКС($A$2:$I$9;ПОИСКПОЗ("Lemons";$A$2:$A$9;0);ПОИСКПОЗ("Mar";$A$1:$I$1;0))

Именованные диапазоны и оператор пересечения

Если Вы не в восторге от всех этих сложных формул Excel, Вам может понравиться вот такой наглядный и запоминающийся способ:

При вводе имени, Microsoft Excel будет показывать подсказку со списком подходящих имен, так же, как при вводе формулы.

Нажмите Enter и проверьте результат

В целом, какой бы из представленных выше методов Вы ни выбрали, результат двумерного поиска будет одним и тем же:

Используем несколько ВПР в одной формуле

Бывает так, что основная таблица и таблица поиска не имеют ни одного общего столбца, и это мешает использовать обычную функцию ВПР . Однако, существует ещё одна таблица, которая не содержит интересующую нас информацию, но имеет общий столбец с основной таблицей и таблицей поиска.

Давайте разберем следующий пример. У нас есть основная таблица (Main table) со столбцом SKU (new) , куда необходимо добавить столбец с соответствующими ценами из другой таблицы. Кроме этого, у нас есть 2 таблицы поиска. Первая (Lookup table 1) содержит обновленные номера SKU (new) и названия товаров, а вторая (Lookup table 2) – названия товаров и старые номера SKU (old) .

Чтобы добавить цены из второй таблицы поиска в основную таблицу, необходимо выполнить действие, известное как двойной ВПР или вложенный ВПР .

Запишите функцию ВПР , которая находит имя товара в таблице Lookup table 1 , используя SKU , как искомое значение:
VLOOKUP(A2,New_SKU,2,FALSE)
=ВПР(A2;New_SKU;2;ЛОЖЬ)
Здесь New_SKU – именованный диапазон $A:$B в таблице Lookup table 1 , а 2 – это столбец B, который содержит названия товаров (смотрите на рисунке выше)
Запишите формулу для вставки цен из таблицы Lookup table 2 на основе известных названий товаров. Для этого вставьте созданную ранее формулу в качестве искомого значения для новой функции ВПР :
VLOOKUP(VLOOKUP(A2,New_SKU,2,FALSE),Price,3,FALSE)
=ВПР(ВПР(A2;New_SKU;2;ЛОЖЬ);Price;3;ЛОЖЬ)

Здесь Price – именованный диапазон $A:$C в таблице Lookup table 2 , а 3 – это столбец C, содержащий цены.

На рисунке ниже виден результат, возвращаемый созданной нами формулой:

Динамическая подстановка данных из разных таблиц при помощи ВПР и ДВССЫЛ

В начале разъясним, что мы подразумеваем под выражением “Динамическая подстановка данных из разных таблиц”, чтобы убедиться правильно ли мы понимает друг друга.

Бывают ситуации, когда есть несколько листов с данными одного формата, и необходимо извлечь нужную информацию с определенного листа в зависимости от значения, которое введено в заданную ячейку. Думаю, проще это объяснить на примере.

Представьте, что имеются отчеты по продажам для нескольких регионов с одинаковыми товарами и в одинаковом формате. Требуется найти показатели продаж для определенного региона:

Если у Вас всего два таких отчета, то можно использовать до безобразия простую формулу с функциями ВПР и ЕСЛИ (IF), чтобы выбрать нужный отчет для поиска:

VLOOKUP($D$2,IF($D3="FL",FL_Sales,CA_Sales),2,FALSE)
=ВПР($D$2;ЕСЛИ($D3="FL";FL_Sales;CA_Sales);2;ЛОЖЬ)

$D$2 – это ячейка, содержащая название товара. Обратите внимание, здесь мы используем абсолютные ссылки, чтобы избежать изменения искомого значения при копировании формулы в другие ячейки.
$D3 – это ячейка с названием региона. Используем абсолютную ссылку для столбца и относительную ссылку для строки, поскольку планируем копировать формулу в другие ячейки того же столбца.
FL_Sal es и CA_Sales – названия таблиц (или именованных диапазонов), в которых содержаться соответствующие отчеты о продажах. Вы, конечно же, можете использовать обычные названия листов и ссылки на диапазоны ячеек, например ‘FL Sheet’!$A$3:$B$10 , но именованные диапазоны гораздо удобнее.

Однако, когда таких таблиц много, функция ЕСЛИ – это не лучшее решение. Вместо нее можно использовать функцию ДВССЫЛ (INDIRECT), чтобы возвратить нужный диапазон поиска.

Как Вы, вероятно, знаете, функция ДВССЫЛ используется для того, чтобы вернуть ссылку, заданную текстовой строкой, а это как раз то, что нам сейчас нужно. Итак, смело заменяем в представленной выше формуле выражение с функцией ЕСЛИ на ссылку с функцией ДВССЫЛ . Вот такая комбинация ВПР и ДВССЫЛ отлично работает в паре:

VLOOKUP($D$2,INDIRECT($D3&"_Sales"),2,FALSE)
=ВПР($D$2;ДВССЫЛ($D3&"_Sales");2;ЛОЖЬ)

$D$2 – это ячейка с названием товара, она неизменна благодаря абсолютной ссылке.
$D3 – это ячейка, содержащая первую часть названия региона. В нашем примере это FL .
_Sales – общая часть названия всех именованных диапазонов или таблиц. Соединенная со значением в ячейке D3, она образует полное имя требуемого диапазона. Ниже приведены некоторые подробности для тех, кто не имеет опыта работы с функцией ДВССЫЛ .

Как работают ДВССЫЛ и ВПР

Во-первых, позвольте напомнить синтаксис функции ДВССЫЛ (INDIRECT):

A1 , если аргумент равен TRUE (ИСТИНА) или не указан;
R1C1 , если F ALSE (ЛОЖЬ).

Итак, давайте вернемся к нашим отчетам по продажам. Если Вы помните, то каждый отчёт – это отдельная таблица, расположенная на отдельном листе. Чтобы формула работала верно, Вы должны дать названия своим таблицам (или диапазонам), причем все названия должны иметь общую часть. Например, так: CA_Sales , FL_Sales , TX_Sales и так далее. Как видите, во всех именах присутствует “_Sales”.

Функция ДВССЫЛ соединяет значение в столбце D и текстовую строку “_Sales”, тем самым сообщая ВПР в какой таблице искать. Если в ячейке D3 находится значение “FL”, формула выполнит поиск в таблице FL_Sales , если “CA” – в таблице CA_Sales и так далее.

Результат работы функций ВПР и ДВССЫЛ будет следующий:

Если данные расположены в разных книгах Excel, то необходимо добавить имя книги перед именованным диапазоном, например:

VLOOKUP($D$2,INDIRECT($D3&"Workbook1!_Sales"),2,FALSE)
=ВПР($D$2;ДВССЫЛ($D3&"Workbook1!_Sales");2;ЛОЖЬ)

Если функция ДВССЫЛ ссылается на другую книгу, то эта книга должна быть открытой. Если же она закрыта, функция сообщит об ошибке #REF! (#ССЫЛ!).

Это шестая глава книги Билла Джелена. .

Многоуровневый комиссионный план: функция ЕСЛИ или ВПР. Проблема: я рассчитываю комиссию на основе скользящей шкалы. Процент зависит от объема продаж (рис. 6.1).

Скачать заметку в формате или , примеры в формате

Стратегия: вы можете решить задачу с помощью нескольких операторов ЕСЛИ или с использовав необычную формой функции ВПР. При использовании функции ЕСЛИ начните проверку с самого большого значения. Например, в ячейке F2 (рис. 6.2.) содержится значение $22810. Проверка F2 > 20000 возвратит значение ИСТИНА, но и проверка F2 > 1000 также вернет ИСТИНА. В формуле ниже выбрана правильная последовательность проверок. Результат ЕСЛИ умножается на выручку в F2. Это избавит вас от необходимости вводить F2 пять раз.

Использована формула:

ЕСЛИ(F2>20000;0,02;
ЕСЛИ(F2>15000;0,0125;
ЕСЛИ(F2>10000;0,01;
ЕСЛИ(F2>7500;0,0025;
ЕСЛИ(F2>1000;0,001;0)))))*F2

Как бонусный план становится еще более сложным, вы должны увеличить количество вложений. Excel2013 позволяет вложить 32 оператора ЕСЛИ. Еще совсем недавно (в Excel 2003) можно было вложить только 7 операторов ЕСЛИ. Довольно быстро этот метод становится громоздким.

Это первый пример, когда полезна ВПР с третьим аргументом ИСТИНА (эквивалентно отсутствию аргумента). Использовать ВПР, вам придется в обратном порядке так, что наибольшее значение появляется в конце таблицы подстановки (рис. 6.3). Кроме того, нужно добавить первую строку для обработки продаж в диапазоне 0–$1000. (На самом деле, в зависимости от того, как вы хотите представить отрицательные значения, может потребоваться еще одна строка.)

В таблице подстановки (L2:M8) продажи $22 810 отсутствуют. Используя типичную ВПР с третьим аргументом ЛОЖЬ, мы получили бы ошибку #Н/Д. Когда вы опускаете третий аргумент (или используете значение ИСТИНА), ВПР будет искать ближайшее значение, меньшее, чем $22 810. В нашем случае ВПР вернет значение 2% для значения $20 000 чуть меньшего, чем $22 810.

Дополнительные сведения: возможно, вы сталкивались с обратной ситуацией, когда вам требовалось найти значение в таблице подстановки чуть большее искомого. Вы не можете сделать это с помощью ВПР, но можете использовать функцию ПОИСКПОЗ (см. ).

Поиск в двух направлениях с использованием ИНДЕКС и двух ПОИСКПОЗ. Проблема: мне нужно выполнить поиск кода продукта по столбцу и месяца по строке, а затем вернуть значение на пересечении этой строки и столбца.

Стратегия: вы можете использовать функцию ПОИСКПОЗ, чтобы найти строку, затем вторую ПОИСКПОЗ, чтобы найти столбец, а затем ИНДЕКС, чтобы выбрать правильное значение.

В этом примере, пользователь с помощью выпадающих меню в ячейках J2 и J3 выбирает артикул и месяц (рис. 6.4). Найдите объем продаж (в штуках) по артикулу А397 за апрель (рис. 6.5).

Ваша первая формула будет использовать ПОИСКПОЗ, чтобы найти строку в левом столбце таблицы. Формула в J5 =ПОИСКПОЗ(J2;$A$2:$A$20;0). Ответ 2 указывает, что A397 находится во второй строке таблицы подстановки. Вторая формула в J6 (рис. 6.6) =ПОИСКПОЗ(J3;B1:G1;0) ищет столбец в первой строке. Результат 4 указывает на то, что Апрель найден в четвертом столбце таблицы подстановки. Наконец, ИНДЕКС возвращает значение из таблицы B2:G20, беря столбец из J5 (второй) и строку из J6 (четвертую). В J7 формула =ИНДЕКС(B2:G20;J5;J6).

Избавьтесь от промежуточных вычислений, и создайте мега-формулу. Возьмите за основу формулу в J7 и замените ссылки на промежуточные вычисления, т.е. подставьте вместо J5 –> ПОИСКПОЗ(J2;$A$2:$A$20;0), а вместо J6 –> ПОИСКПОЗ(J3;B1:G1;0). Используйте для этого копирование из строки формул, не беря в буфер знак равенства. Вот что у вас получится: =ИНДЕКС(B2:G20;ПОИСКПОЗ(J2;$A$2:$A$20;0);ПОИСКПОЗ(J3;B1:G1;0)).

Поиск в двух направлениях с использованием ВПР и ПОИСКПОЗ. Воспользуемся предыдущим примером, но пойдем другим путем. Возьмем ВПР, чтобы найти нужную строку, а внутри нее используем ПОИСКПОЗ (в качестве третьего аргумента ВПР) для нахождения правильного столбца.

Поиск по двум столбцам. Проблема: мне нужно найти объем продаж (в штуках) по коду компании и номеру Центра (рис. 6.9).

Рис. 6.9. Поиск по Компании и Центру

Стратегия: есть три варианта решения этой проблемы: а) сцепленный ключ, (б) СУМЕСЛИМН, (с) СМЕЩ. Сцепленный ключ будет работать только если вы можете добавить новый столбец слева от столбца С. СУММЕСЛИМН будет работать только если возвращаемое значение является числовым. СМЕЩ будет работать только если столбцы Компания и Центр отсортированы, как показано выше.

Сцепленный ключ. Вставьте новый столбец между В и C. Вы хотите объединить содержимое столбца А, разделитель, и содержимое столбца В. Например, =А2& " - " &В2 подготовит ключ 100-1010 (рис. 6.10).

Разделитель текста использовать необязательно. Однако, если вы не используете разделитель, у вас может получиться один и тот же ключ для двух разных связок Компания/Центр (рис. 6.11). Использование дефиса предотвратит эту двусмысленность. Если ваши данные уже содержат дефис, в качестве разделителя можно использовать что-то вроде вертикальной черты |.

После создания столбца со сцепленным ключом в таблице подстановки, вы можете использовать ВПР (рис. 6.12). Формула в G5: =ВПР(G2& " - " &G3;$C$2:$D$22;2;ЛОЖЬ).

Рис. 6.12. Два ключевых поля, объединенные вместе «на лету» (т.е. в самой формуле), могут использоваться в качестве первого аргумента функция ВПР

СУМЕСЛИМН. Если значение, которое вы пытаетесь вернуть, численное, вы можете использовать СУММЕСЛИМН, БДСУММ, СУММПРОИЗВ. Из этих трех, СУММЕСЛИМН самая простая, но она будет работать, лишь начиная с версии Excel 2007 (рис. 6.13).

Рис. 6.13. Решение с помощью СУММЕСЛИМН (здесь и далее, если рисунок кажется мелким, кликните на нем правой кнопкой мыши, и выберите Открыть картинку в новой вкладке )

Первый аргумент СУММЕСЛИМН – диапазон суммирования, в нашем случае С2:С22. Именно данные из этого диапазона войду в итоговую сумму при выполнении условий. Вот почему требуется, чтобы эти данные были числовыми. В противном случае, функция не будет работать. Далее у вас есть пары аргументов, которые определяют диапазон соответствия критерию и сам критерий (можно ввести до 127 пар). Первый диапазон критериев – Компании (А2:А22). Вы хотите найти записи, в которых значение в столбце Компания равно 200 (значение из F2). Следующий диапазон критериев – Центры (В2:В22). Вы хотите найти записи, в которых Центр совпадает со значением в F3. В нашем случае обоим критериям (компания = 200 и центр = 1030) отвечает единственная строка – 11. Только она даст вклад в сумму и СУММЕСЛИМН вернет единственное значение – 15 097 из ячейки D11. Формула в F5: =СУММЕСЛИМН($C$2:$C$22;$A$2:$A$22;F2;$B$2:$B$22;F3).

Если вы можете вместо вертикального диапазона критериев (F2:F3) использовать горизонтальный (например, F2:G2), вам подойдет и слегка устаревшая функция БДСУММ (рис. 6.15). Синтаксис функции: БДСУММ(база_данных;поле;условия). Укажите А1:С22 в качестве базы данных, в поле – 3 (результат извлечь из третьего столбца таблицы), условия – диапазон F1:G2.

Рис. 6.15. БДСУММ также справится с проблемой, но диапазон критериев должен иметь заголовок и располагаться горизонтально

СМЕЩ используется для указания на диапазон. Расположение и размер диапазона вычисляется на лету в момент расчета формулы. СМЕЩ использует пять аргументов, по крайней мере один из которых (кроме первого) сам по себе основан на расчете (формуле). Поскольку СМЕЩ возвращает не значение, а ссылку на диапазон ячеек, функция обычно используется внутри другой функции, например, СУММ, или в данном случае внутри ВПР (рис. 6.16).

Синтаксис: СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]). Например, вы могли бы начать со ссылки на В1 (начало отсчета), спуститься вниз на N строк, сместиться вправо на 0 столбцов (выбрать новую точку отсчета – левую верхнюю ячейку диапазона, который будет возвращен функцией СМЕЩ), и выбрать сам диапазон в 7 строк в высоту и 2 столбца в ширину (желтая область на рисунке).

Функции ПОИСКПОЗ ищет первую строку в диапазоне А2:А22, в которой встречается искомая компания = 200, и возвращает значение 8. Это значение будет указывать функции СМЕЩ насколько сместиться по столбцу В, определяя левый верхний угол диапазона – В9. В ячейке F6 СЧЕТЕСЛИ выясняет, как много ячеек в столбце А, содержащих значение 200 (из ячейки F2). Функция СЧЕТЕСЛИ возвращает значение 7, которое будет использовано в четвертом аргументе функции СМЕЩ и определит высоту диапазона – (с 9-й по 15-ю строку). Можете составить единую формулу, избавившись от промежуточных вычислений:

ВПР(F3;СМЕЩ($B$1;ПОИСКПОЗ(F2;A2:A22;0);0;СЧЁТЕСЛИ(A:A;F2);2);2;ЛОЖЬ)

Сумма всех поисков. Проблема: есть ли какие-то интересные трюки со старой функцией поиска – ПРОСМОТР, которые можно было бы использовать в этой главе, рассказывающей о расширенном поиска?

Допустим, вы хотите оценить общие премиальные выплаты за месяц (рис. 6.17). Вы пока не рассчитываете бонусы по каждому сотруднику, а лишь хотите знать общую сумму бонусов. Формула СУММ(ВПР) не будет работать, даже если вы используете Ctrl+Shift+Enter, чтобы ввести формулу массива. А вот СУММ(ПРОСМОТР) введенная с помощью Ctrl+Shift+Enter будет работать. Правда, функция ПРОСМОТР выполняет лишь приблизительный поиск (т.е., подобна ВПР с аргументом ИСТИНА). В ячейку G8 введите формулу =СУММ(ПРОСМОТР(C2:C26;G2:G6;H2:H6)), но не нажимайте Enter, а нажмите Ctrl+Shift+Enter, завершая ввод формулы массива (если вы не знакомы с формулами массива, см. ).

ВПР, ссылающаяся на другой лист. Проблема: таблица подстановки хранится на другом листе книги. Как сделать ВПР, указывающую на другой лист (рис. 6.18)?

Стратегия: вы могли бы изучить синтаксис для ссылки на другие листы и ввести в формулу правильную последовательность символов. Однако, есть гораздо более простые способы ввести формулу без изучения синтаксиса. Рассмотрим три альтернативные стратегии.

Ссылки типа А2:С29 предполагает, что диапазон расположен на том же листе, что и формула. Чтобы сослаться на другой рабочий лист, официальный синтаксис требует набрать ‘имя листа’!А2:С29. Вы заключаете имя листа в апострофы, затем ставите восклицательный знак, и, наконец, даете ссылку на диапазон ячеек. Если вы введите формулу ВПР с указанным синтаксисом, то получите (рис. 6.19):

ВПР(A2;
‘Таблица просмотра’!$A$1:$C$29;
3;ЛОЖЬ)

Синтаксис слегка изменится если лист, на который ссылаются, не имеет пробелов в имени. В таком случае, можно опустить в апострофы. Формула становится: =ВПР(A38;ТаблицаПросмотра!$A$1:$C$29;3;ЛОЖЬ). Обратите внимание, что при переименовании листа в формуле ВПР изменения происходят автоматически. Excel сам удаляет или добавляет апострофы, во всех формулах, указывающих на переименованный лист.

Альтернативная стратегия: если изучение синтаксиса вам кажется сложным (и неинтересным), используйте имя для таблицы подстановки. Это имя в дальнейшем можно вставить в ВПР (или любую другую функцию). Чтобы присвоить имя, выполните следующие действия:

Перейдите на лист с таблицей подстановки.
Выделите весь диапазон, включающий таблицу подстановки. В данном примере A2:С29.
Щелкните в поле имя слева от строки формул.
Введите имя и нажмите Enter. Не используйте пробелы в имени.

Когда вы доберетесь до второго аргумента функции ВПР, начните вводить «Та…». Появится подсказка (рис. 6.21). Для выбора из списка используйте стрелку вниз для перемещения к строке выбора. Затем нажмите клавишу Tab, чтобы вставить этот фрагмент в формулу. Не пытайтесь использовать Enter. Так как формула еще не завершена, вы получите ошибку. Вместо этого можете дважды щелкнуть мышью на строке «ТабПодст».

В результате вы получите формулу: =ВПР(A2;ТабПодст;3;ЛОЖЬ). Она легче для восприятия, и не требует знания специальных синтаксических правил.

Помните, что одно и тоже имя можно использовать лишь один раз в книге. В принципе, вы можете создать именованный диапазон ТабПодст еще и на Лист1 (рис. 6.22), но он будет определен не во всей книге, а только на Лист1. В этом случае вы можете использовать оба имени диапазона, но опять, как и выше предварить имя нужно будет названием листа и восклицательным знаком: Лист1!ТабПодст. Чтобы не усложнять себе жизнь используйте только разные имена в одной книге.

Альтернативная стратегия: используйте сочетания клавиш, чтобы перейти на другой лист. Начните набирать формулу =ВПР(А2; (рис. 6.23). В этот момент нажмите одновременно Ctrl+PgDn, и вы перейдете на следующий лист. Вы можете повторно нажать Ctrl+PgDn, чтобы перейти к следующему листу. Когда вы окажетесь на нудном листе выберите мышкой диапазон таблицы подстановки, и продолжите набор формулы.

Альтернативная стратегия: разместите рабочие листы бок о бок и используйте мышь, переходя из окна в окно, чтобы построить формулу. Для этого:

Пройдите по меню Вид –> Новое окно ; появится вторая такая же по содержанию книга Excel; к имени первого файла прибавится двоеточие и цифра 1, второго – цифра 2.
Пройдите по меню Вид –> Упорядочить все .
В открывшемся диалоговом окне Расположение окон выберите Рядом и Только окна текущей книги (последняя опция пригодится, если у вас было первоначально открыто несколько книг, а работать вы хотите только с одной книгой и ее дублем; рис. 6.24).
Во втором окне перейдите на лист с таблицей подстановки; создайте формулу ВПР с помощью набора с клавиатуры и мыши.
Активизируйте окно с:2 в названии; закройте окно кликнув на крестик в правом верхнем углу.

Рис. 6.24. Два окна одной книги рядом; в разных окнах активны разные листы книги

ВПР, ссылающаяся на другую книгу. Проблема: как создать ВПР, ссылающуюся на другую книгу?

В этом разделе для иллюстрации использованы два файла: , .

Подводный камень: этот прием хорошо работает, когда вторая книга открыта. Когда книга закрыта, вы ограничены чтением 10 000 ячеек из закрытой книги. Это не так много, как кажется: если столбцов три, то это 3333 записей, а если столбцов 20, то лишь 499 записей. Проверьте, что ваша таблица подстановки не превышает лимит в 10К ячеек, прежде чем ссылаться на закрытую книгу.

Если вы только что создали книгу, содержащую таблицу подстановки, вы должны сохранить файл прежде, чем перейти к созданию ВПР. Ссылки на несохраненные книги не будут работать, если вы закроете книгу, из которой ссылаетесь, перед сохранением рабочей книги, на которую ссылаются.

Предположим, что у вас есть две открытые книги. Книга, в которой создается ВПР, является активной. Выполните следующие шаги:

Начните создавать формулу =ВПР(А2;
В этот момент нажмите Ctrl+Tab, чтобы переключиться на другую книгу. Обратите внимание, что вы все еще находитесь в режиме редактирования формулы; при этом активной стала книга, содержащая таблицу подстановки.
Используйте мышь или клавиши со стрелками для выбора таблицы подстановки. Обратите внимание, что, как только вы выберите таблицу, Excel автоматически добавит знак доллара в этой части формулы (рис. 6.25). Майкрософт считает, что в 90% случаев ссылки на связанные книги должны быть абсолютными, поэтому он автоматически делает их такими. Не нажмите по привычке F
Введите оставшуюся часть формулы: ;3;ЛОЖЬ) .
Нажмите Enter. Вы вернетесь в исходную книгу

Давайте рассмотрим синтаксис формулы: =ВПР(A2;"Product Table’!$A$2:$C$29;3;ЛОЖЬ).

Открывающий апостроф
Имя файла в квадратных скобках
Имя листа
Закрывающий апостроф
Восклицательный знак
Ссылка на диапазон

Есть два иных варианта синтаксиса формулы. Если, ни имя файла, ни имя листа не содержать пробелов, цифр, или специальных символов, формула не содержит апострофов: =ВПР(А2;ProductTable!$А$2:$С$29;3;ЛОЖЬ).

Если книга с таблицей подстановки закрыта, то Excel вставит в формулу ВПР путь к книге: =ВПР(A2;’D:\Dropbox\ДжеленВПР\Глава 6\Product Table’!$A$2:$C$29;3;ЛОЖЬ)

Рис. 6.28. При открытии файла выберите Обновить

Если вас напрягает постоянные вопросы об обновлении, включите автоматическое обновление. Пройдите по меню ДАННЫЕ –> Подключения –> Изменить связи . В открывшемся окне Изменение связей , в верхней области выберите связь и нажмите внизу кнопку Запрос на обновление связей . В открывшемся окне переключитесь на опцию Не задавать вопрос и обновлять связи . Нажмите Оk. Сохраните файл.

Подводный камень: не переименовывайте и перемещайте книгу, после того как вы создали ссылку на нее. Если вы это сделаете, то должны будете отредактировать ссылки в окне Изменение связей (см. рис. 6.29).

Вернуть последнюю запись. Проблема: некто регистрируется данные по группам. Одна группа – один столбец. Для каждой группы данные начинаются в 5-й строке. Существует различное количество данных в каждом столбце. Мне нужно получить последнюю запись в каждой группе.

Стратегии: существует несколько способов решения задачи. Например, вы могли бы совместить СМЕЩ с СЧЁТЗ, но сейчас проблема будет решить с использованием ВПР с параметром ИСТИНА.

Вернемся к рис. 6.2 и 6.3, где ВПР ищет ставку комиссионного вознаграждения. В таблице подстановки были записи 1000, 7500, 10 000, 15 000 и 20 000. Когда у кого-то была продажа $12 345, то ВПР искала комиссию для ближайшего меньшего значения – $10 000.

Вы можете воспользоваться лазейкой в Excel. Сказать, что вы ищете число, которое больше, чем любое значение в таблице подстановки. Excel вернет последнюю не пустую запись в таблице. Например, в таблице ниже я задал поиск 9 999 999.

Обратите внимание, что в столбце G формула не сбилась из-за наличия пробела. В то же время, формула проигнорировала ZZZ в Н9 и #Н/Д в F10.

Если вы ищите последнюю текстовую запись в столбце, то используйте в качестве поисковой строки текст, который будет превосходить всё разумное в алфавитном порядке, например, ЯЯЯЯЯ (рис. 6.32). Столбцы F и H иллюстрируют проблему этого метода. Если среди значений есть, и текст, и числа, и значения ошибок, ВПР не будет работать. Точнее, вернет последнее текстовое значение.

Что делать, если данные повернуто боком, и вам нужно получить последнее значение из каждой строки? Использовать ГПР вместо ВПР (рис. 6.33).

Дополнительные сведения: вы не обязаны указывать ИСТИНА в качестве четвертого аргумента ВПР. Если опустить четвертый аргумент, Excel по умолчанию использует ИСТИНА.

Возвращение последнего из найденных значений. Проблема: функция ВПР возвращает первое найденное значение. Например, на рис. 6.34 для буквы А ВПР вернет значение 15. Мне нужно получить значение для последнего вхождения. На рис. 6.34 – значение 12 для А .

Стратегия: используйте формулу =ПРОСМОТР(2;1/($A$1:$A$7=D2);$B$1:$B$7).

Во-первых, ПРОСМОТР – устаревшая функция, которая оставлена в Excel для обратной совместимости с Quattro Pro. Это необычная функция, имеющая три аргумента:

искомое значение – значение, которое функция ПРОСМОТР ищет в первом векторе;
просматриваемый вектор – диапазон, состоящий из одной строки или одного столбца; значения должны быть расположены в порядке возрастания: …, -2, -1, 0, 1, 2, …, A-Z, ЛОЖЬ, ИСТИНА; в противном случае функция ПРОСМОТР может возвратить неправильный результат (текст в нижнем и верхнем регистрах считается эквивалентным);
вектор результатов – диапазон, состоящий из одной строки или столбца; вектор результатов должен иметь тот же размер, что и просматриваемый вектор.

Функция ПРОСМОТР в отличие от ВПР не имеет четвертого аргумента – тип сравнения. Она всегда использует приблизительное совпадение (аналог ИСТИНА в ВПР). Как и любой иной приблизительный поиск, функция ПРОСМОТР дает корректные результаты если просматриваемый вектор (аналог таблицы подстановки в ВПР) отсортирован по возрастанию. Однако, так как в нашем примере вы пытаетесь обмануть Excel, таблицу А1:В7 сортировать не следует. (Пользователи применяют ПРОСМОТР вместо ВПР, как правило в случае, если поиск ведется внутри формулы массива, так как ВПР в этом случае не работает. Об этом см. ниже.)

За работой формулы =ПРОСМОТР(2;1/($A$1:$A$7=D2);$B$1:$B$7) можно проследить в окне Вычисление формулы (рис. 6.36). Чтобы открыть его выделите ячейку Е2 и пройдите по меню ГЛАВНАЯ –> Зависимости формул –> Вычислить формулу . Нажимайте кнопку Вычислить , и изучайте, как меняется содержимое окна Вычисление .

Рис. 6.36. Окно Вычисление формулы

Сравнение $A$1:$A$7=D2 сгенерит массив значений ЛОЖЬ/ИСТИНА (рис. 6.37). В нашем случае {ИСТИНА;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ИСТИНА;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ). Далее формула делит единицу на этот массив. Excel считает, что ИСТИНА = 1, а ЛОЖЬ = 0. Так что 1/1 =1, а 1/0 возвращает ошибку #ДЕЛ/0! После выполнения деления у вас образовался массив, состоящий из единиц и ошибок #ДЕЛ/0! Приблизительный ВПР игнорирует текстовые записи и значения ошибок. Аналогично и ПРОСМОТР. Теперь самое интересное. Почему я ищу 2 (первый аргумент функции ПРОСМОТР)? Потому, что массив возвращает только единицы и ошибки #ДЕЛ/0! Так что двойка будет заведомо больше любого значения массива (вспомните трюк с 9999999 выше). В итоге ПРОСМОТР вернет последнее значение, соответствующее единице (ошибки игнорируются). Что нам и было нужно))

Рис. 6.37. Пошаговое вычисление формулы =ПРОСМОТР(2;1/($A$1:$A$7=D2);$B$1:$B$7)

Дополнительные сведения: эту формулу я подсмотрел на форуме MrExcel.com . Кроме того, я нашел там немало диких формул, которые я когда-либо видел. Я взял коллекцию этих формул и издал их в своей книге Excel Gurus Gone Wild .

Встраивание небольшой таблицы подстановки в формулу. Проблема: у меня небольшая таблица подстановки на 5 строк, скрытая в столбцах АА:АВ. Торговые представители, которые используют файл, могут случайно удалить строку в своих данных, не учитывая, что при этом удалиться часть таблицы подстановки. Как мне надежно спрятать таблицу подстановки?

Стратегия: переместите таблицу подстановки на новый лист и скройте его. Однако, если таблица подстановки небольшая и неизменная, вы можете встроить ее прямо в формулу ВПР. Выполните следующие действия:

Выделите ячейку, содержащую формулу с ВПР (в примере ниже – С4).
Нажмите F2, чтобы перейти в режим редактирования формулы.
Выделите часть формулы, относящейся к таблице подстановки (рис. 6.38).
Нажмите F Это приведет к замене ссылок на значения (рис. 6.39).
Нажмите Enter, завершая редактирование формулы. Скопируйте формулу в другие ячейки.

Пару слов о синтаксисе массивов. Фигурные скобки указывают на то, что это массив. Каждая точка с запятой означает переход в новый столбец. Каждое двоеточие означает переход на новую строку.

Впоследствии изменить массив (встроенную таблицу) довольно трудно. Вы можете попытаться разгадать эту загадку, глядя на точки с запятыми и двоеточия, а можете скопировать массив и поместить его обратно на лист Excel. В последнем случае выполните следующее:

Выделите массив из формулы, включая фигурные скобки.
Скопируйте символы из буфера обмена.
Выберите в свободной части листа пустой диапазон из двух столбцов и пяти строк.
В строке формул введите знак равенства. Нажмите Ctrl+V. Нажмите одновременно Ctrl+Shift+Ввод. Excel поместит массив обратно на лист как формулу массива. Он выглядит как обычная таблица, но нельзя изменять отдельные ячейки (рис. 6.40).
Выделите таблицу целиком скопируйте ее в буфер, вставьте, как значения. Теперь вы можете редактировать отдельные ячейки в таблице.

Функция ВЫБОР вместо ВПР. Проблема: мне надо выбрать из пяти вариантов. Я не люблю использовать кучу вложенных ЕСЛИ, но и таблицу подстановки размещать на листе не хотелось бы. Есть ли функция, которая позволит мне указать возможные значения внутри самой функции?

Стратегии: в этой ситуации, вы можете использовать функцию ВЫБОР (рис. 6.41).

Первый аргумент функции – число от 1 до 254 (или ссылка на число). Затем необходимо указать значения для каждого возможного числа, введенные в виде отдельных аргументов. Например, =ВЫБОР(B6; " RO – без питания " ; " BB – только завтрак " ; " HB – завтрак и ужин " ; " FB – завтрак, обед и ужин " ; " AI – все включено " ; " UAI – ультра все включено ").

Немного неудобно, что вы должны указать каждый вариант как отдельный аргумент. Я всегда хочу указать все аргументы одним диапазоном, например, В8:В13, но это не будет работать. Однако, если у вас где-то на листе уже есть список аргументов, вы не нуждаетесь в использовании функции ВЫБОР; примените ВПР или ИНДЕКС.

В нашем примере функция ВЫБОР возвращает описание типа питания на основе кода, взятого в ячейке В6. Обратите внимание, что ВЫБОР работает только если у вас цифровые коды (1, 2, 3…). Если у вас буквенные коды (а, б, в…), вам, вероятно, не обойтись без таблицы подстановки. Или вы можете преобразовать буквы в цифры, используя функцию КОДСИМВ(). Например, для строчных русских букв: =КОДСИМВ([ссылка на ячейку с буквой])-223, а для прописных английских: =КОДСИМВ()-64.

Если всё же у вас есть где-то на листе список названий, у вас может появиться искушение ввести формулу =ВЫБОР(В8;В9;В10;В11;В12;В13). Вместо этого, проще использовать =ИНДЕКС(B8:B13;B6). Функция возвратит 3-й пункт из списка в В8:В13 (рис. 6.42).

Я не хочу использовать ВПР. Проблема: я дочитал книгу до этой страницы, и не полюбил ВПР. Есть ли что-нибудь, что будет делать ВПР для меня?

Стратегия: возможны два варианта: PowerPivot и Easy-XL.

Easy-XL – это сторонняя утилита, которая, в частности, включает механизмы подобные ВПР. Скачайте бесплатную 30-дневную пробную версию Easy-XL с сайта

Все мы знаем насколько полезной является . Наверное, половина всех действий в Excel выполняется с помощью нее. Однако данная функция обладает рядом ограничений. Например, ВПР просматривает только крайний левый столбец в таблице или ищет только одно условие. Но что, если нам необходимо вернуть значение, соответствующее двум условиям. В таком случае нам придется прибегнуть к некоторым хитростям. Об этих хитростях мы и поговорим в сегодняшней статье.

Итак, мы с вами рассмотрим четыре варианта создания подстановочной функции с двумя условиями:

Использование функции СУММПРОИЗВ

Ну а начнем мы с вами с самого простого.

Использование дополнительной колонки

В большинстве случаев сложные проблемы становятся проще и более управляемыми, если их разбить на маленькие кусочки. Тоже самое касается при построении формул в Excel.

Рассмотрим классический пример. У нас имеется таблица с продажами по месяцам и городам. И нам необходимо определить значение продаж, соответствующее двум условиям: месяц – Февраль и город – Самара.

Использование функции ВПР в классическом виде нам не поможет, так как она сможет вернуть значение, соответствующее только одному условию. Из положения нам поможет выйти дополнительный столбец, в котором мы объединим значения столбцов Месяц и Город. Для этого в ячейке А2 прописываем формулу =B2&C2 и протягиваем данную формулу до ячейки А13. Теперь мы сможем использовать значения столбца А, чтобы вернуть необходимое значение. Прописываем в ячейке G3 формулу:

ВПР(G1&G2;A2:D13;4;0)

Данная формула объединяет два условия ячеек G1 и G2 в одну строку и просматривает его в столбце А. После того, как нужное условие было обнаружено, формула возвращает значение с четвертого столбца таблицы A1:D13, т.е. столбца Продажи.

Использование функции ВЫБОР для создания новой таблицы просмотра

В случае если по каким-либо причинам использование дополнительного столбца для нас является не вариантом, мы можем использовать .

Использование функции ВЫБОР подразумевает создание новой таблицы для просмотра, в котором значения столбцов Месяц и Город уже объединены. Наша формула будет выглядеть следующим образом:

ВПР(G1&G2;ВЫБОР({1;2};B2:B13&C2:C13;D2:D13);2;0)

Основной момент данной формулы заключается в части ВЫБОР({1;2};B2:B13&C2:C13;D2:D13), который делает две вещи:

Объединяет значения столбцов Месяц и Город в один массив: ЯнвМосква, ФевМосква …
Объединяет два массива в таблицу, состоящую из двух столбцов.

Результатом работы данной функции будет таблица, которая выглядит следующим образом:

Теперь формула стала более понятной.

ВАЖНО: Так как мы использовали формулу массива, по окончании ввода формулы нажмите Ctrl+Shift+Enter, чтобы дать знать программе о наших намерениях. После нажатия данной комбинации клавиш, программа автоматически установит фигурные скобки в начале и в конце формулы.

Использование функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ

Третий способ, который мы с вами рассмотрим, также предполагает использование формулы массива и задействует функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.

Формула будет выглядеть следующим образом.

ИНДЕКС(D2:D13;ПОИСКПОЗ(1;(B2:B13=G1)*(C2:C13=G2);0))

Давайте разберем, что делает каждая часть данной формулы.

Сначала рассмотрим функцию ПОИСКПОЗ(1;(B2:B13=G1)*(C2:C13=G2);0). В данном случае последовательно сравнивается значение ячейки G1 с каждым значением ячеек диапазона B2:B13 и возвращается ИСТИНА, если значения совпадают и ЛОЖЬ, если нет. Такое же сравнение производится со значением ячейки G2 и диапазоном C2:C13. Далее мы сравниваем оба эти массива, состоящих из ИСТИНА и ЛОЖЬ. Комбинация ИСТИНА * ИСТИНА дает нам результат 1 (ИСТИНА). Давайте посмотрим на картинку ниже, которая поможет объяснить принцип работы более наглядно.

Теперь мы можем сказать, где находится строка, удовлетворяющая обоим условиям. Функция ПОИСКПОЗ отыскивает положение 1 в результирующем массиве и возвращает 6, так как единица встречается в шестой строке. Далее функция ИНДЕКС возвращает значение шестой строки диапазона D2:D13.

Использование СУММПРОИЗВ

Одна из самых мощных формул Excel. У меня даже есть отдельная статья, посвященная данной формуле. Наш четвертый способ использовании нескольких условий заключается в написании формулы с функцией СУММПРОИЗВ. И выглядеть она будет следующим образом:

СУММПРОИЗВ((B2:B13=G1)*(C2:C13=G2);D2:D13)

Принцип работы данной формулы схож с принципом работы предыдущего подхода. Создается виртуальная таблица, в которой сравниваются значения ячеек G1 и G2 с диапазонами B2:B13 и С2:С13 соответственно. Далее оба этих массива сопоставляются и получается массив из единиц и нулей, где единица присваивается той строке, в которой оба условия совпали. Далее данный виртуальный массив перемножается на диапазон D2:D13. Так как в нашем виртуальном массиве будет только одна единица в шестой строке, формула вернёт результат 189.

Данная функция не будет работать, если в диапазоне D2:D13 имеются текстовые значения.

Чтобы понять, как работает данная формула, рекомендую прочитать статью о функции СУММПРОИЗ.

ИТОГ

Итак, какой же способ использовать? Хотя все они работают стабильно, я предпочитаю первый способ. В своей ежедневной работе, я предпочитаю работать с файлами, которые просты для понимания и поддаются изменениям. Оба эти требования отвечают условиям первого подхода.

Для более лучшего понимания формул, вы можете , разобранными в сегодняшней статье.

Функция ВПР (VLOOKUP) в Excel используется для поиска данных из одной таблицы и сопоставления их с данными из другой таблицы.

Кликните по кнопке ниже для загрузки Excel файла с примерами работы функции ВПР :

Видео-урок: Как использовать функцию ВПР в Excel

Функция ВПР в Excel для чайников

На примере ниже, в таблице справа, мы хотим подставить данные результатов экзамена по математике для студента Сидорова. Нам известны данные по всем студентам из таблицы слева. Используя формулу, мы можем подставить необходимые для нас данные.

Синтаксис

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, ) – английская версия

=ВПР(искомое_значение, таблица, номер_столбца, [интервальный_просмотр]) – русская версия

Аргументы функции

lookup_value (искомое_значение) – это величина для поиска, из крайнего левого столбца таблицы. Это может быть значение, ссылка на ячейку или текстовая строка. В примере со студентами это их фамилии;
table_array (таблица) – это диапазон данных, в котором будет осуществлен поиск. Это может быть ссылка на диапазон ячеек или именованный диапазон. В примере с таблицей со студентами, это будет вся таблица, которая содержит оценку и фамилии студентов;
col_index (номер_столбца) – это порядковый номер столбца в диапазоне с данными, из которого будет получена искомая величина;
([интервальный_просмотр]) – этот аргумент указывает на точность совпадения данных при поиске. Укажите “0” – если точное, “1” – если приблизительное совпадение.

Дополнительная информация

совпадение искомых данных может быть точным и приблизительным;
при сопоставлении по приблизительной точности данных убедитесь, что данные в таблицах отсортированы в убывающем порядке (от большого к малому). Иначе, результат сопоставления будет некорректным;
при сопоставлении данных по приблизительной точности:
– если функция не найдет искомое значение, она выдаст наибольшую величину, которая будет меньше чем значения поиска;
– если функция при сопоставлении выдает ошибку #N/A, то искомое значение меньше чем самая маленькая величина в искомом диапазоне;
– вы можете использовать подстановочные знаки для искомых значений.

Примеры использования ВПР в Excel

Пример 1. Ищем результат экзамена для студента

На примере ниже, в левой колонке таблицы указан список студентов. В правой части таблицы указаны итоговые баллы по экзаменам этих студентов.

Перед нами стоит задача узнать, какой балл получил студент Петров по Физике.

Узнать это мы можем с помощью формулы ниже:

=VLOOKUP(“Петров”,$A$3:$E$10,3,0) – английская версия

=ВПР(“Петров”;$A$3:$E$10;3;0) – русская версия

Формула выше состоит из четырех аргументов:

“Петров” – фамилия, данные по которой, ищем;
$A$3:$E$10 – диапазон данных с результатами экзаменов;
“3” – порядковый номер столбца диапазона данных со значением оценки по Физике;
“0” – точное совпадение искомого значения.

Ниже, наглядно изображено как работает по примеру наша функция.

Сначала, она ищет в крайней левой колонке диапазона данных фамилию “Петров”. Поиск происходит сверху вниз.

Как только Excel нашел точное совпадение “Петров” в диапазоне данных, система “шагает” в право, на третью колонку для отображения искомых данных.

Используя этот подход вы можете получить любые данные по каждому студенту и учебному предмету.

Например, чтобы найти результаты экзамена для студента Пескова по Химии, нам нужна формула:

=VLOOKUP(“Песков”,$A$20:$E$28,4,0) – английская версия

=ВПР(“Песков”;$A$20:$E$28;4;0) – русская версия

В приведенном выше примере фамилия студента указана в двойных кавычках. Также, можно использовать ссылку на ячейку с искомым значением. Ссылка на ячейку делает формулу динамической.

Например, если у вас есть ячейка с фамилией, и вы ищете оценку по математике, результат будет автоматически обновляться при изменении имени учащегося (как показано ниже):

Если в качестве аргумента поиска будет введена фамилия студента, которой нет в диапазоне данных, функция выдаст ошибку.

Пример 2. Двухфакторный поиск данных

На примере выше мы указывали вручную в качестве атрибута “номер_столбца” порядковый номер колонки с данными.

Но что, если мы хотим сделать поиск динамическим? Что если, мы хотим вводить имя студента и название предмета и функция автоматически выведет нужные данные? Для этого нам потребуется использовать двух факторный поиск.

Ниже пример двух факторного поиска:

Чтобы сделать двух факторную формулу поиска, важно сделать выбор данных из колонок динамическим. Так, когда пользователь меняет название предмета: Физика, Математика и т.д., в формуле изменяется соответствующий атрибут столбца с данными.

Чтобы сделать это, нам потребуется функция в качестве аргумента отвечающего за порядковый номер колонки.

Так будет выглядеть формула для двухфакторного поиска:

– английская версия

– русская версия

В формуле выше используется функция , которая отвечает за порядковый номер колонки с данными. принимает название учебного предмета как значение поиска (в ячейке “H4”) и возвращает его позицию в диапазоне ячеек “A2:E2”.

Если указать “Математика”, Excel вернет “2”, поскольку “Математика” находится в ячейке “B2” (вторая по счету в этом массиве).

Пример 3. Используем выпадающий список при двух факторном поиске

Используя способ из примера №2, нам требуется делать много ручной работы. Высок риск допустить ошибку и потратить много времени, особенно, если вы работаете с большим объемом данных.

Здесь лучше использовать выпадающие списки как значения для поиска (в нашем примере это фамилии студентов и учебные предметы).

Основываясь на тех данных, что вы выберете из выпадающего списка, функция автоматически выведет необходимые данные, как это указано на примере ниже:

Такой подход позволяет создать дашборд, с помощью которого вы легко сможете обрабатывать большие списки с данными.

Ниже мы рассмотрим, как сделать такую таблицу.

Для этого нам потребуется формула из Примера №2:

=VLOOKUP($G$5,$A$4:$E$12,MATCH($H$4,$A$3:$E$3,0),0) – английская версия

=ВПР($G$5;$A$4:$E$12;ПОИСКПОЗ($H$4;$A$3:$E$3;0);0) – русская версия

Данные поиска были преобразованы в выпадающие списки.

Чтобы сделать выпадающий список, нужно:

Выбрать ячейку, в которой вы хотите создать выпадающий список. В нашем примере в ячейке “G4” мы указали фамилии студентов.
Перейти к вкладке Данные -> Проверка данных.
В диалоговом окне «Проверка данных» на вкладке «Настройки» выбрать «Список» и в раскрывающемся списке выберите «Разрешить».
В источнике выбрать $A$3:$A$10
Нажать «ОК».

Теперь у вас появится раскрывающийся список в ячейке “G4”. Аналогично, вы можете создать его в “H3” для предметов.

Пример 4. Трех факторный поиск данных ВПР

Что такое трех факторный поиск?

В Примере 2 мы использовали одну таблицу с оценками для студентов по разным предметам. Это пример двухфакторного поиска, поскольку мы используем две переменные для получения оценки (фамилия студента и предмет).

Теперь предположим, что к концу года студент прошел три уровня экзаменов: «Вступительный», «Полугодовой» и «Финальный экзамен».

Трехсторонний поиск – это возможность получить отметки студента по предмету с определенным уровнем экзамена.

Вот пример трехстороннего поиска:

В приведенном выше примере, функция ищет данные в трех разных таблицах с данными («Вступительный», «Полугодовой» и «Финальный экзамен») и возвращает значения оценок студента по определенному предмету по конкретному уровню экзамена.

Для таких расчетов нам поможет формула:

=VLOOKUP(G5,CHOOSE(IF(H3=”Вступительный”,1,IF(H3=”Полугодовой”,2,3)),$A$4:$E$12,$A$16:$E$24,$A$28:$E$36),MATCH(H4,$A$3:$E$3,0),0) – английская версия

=ВПР(G5;ВЫБОР(ЕСЛИ(H3=”Вступительный”;1;ЕСЛИ(H3=”Полугодовой”;2;3));$A$4:$E$12;$A$16:$E$24;$A$28:$E$36);ПОИСКПОЗ(H4;$A$3:$E$3;0);0) – русская версия

Эта формула использует функцию CHOOSE (ВЫБОР), чтобы убедиться, что данные выбраны из правильной таблицы. Давайте проанализируем часть формулы CHOOSE (ВЫБОР):

CHOOSE(IF(H3=”Вступительный”,1,IF(H3=”Полугодовой”,2,3)),$A$4:$E$12,$A$16:$E$24,$A$28:$E$36),MATCH(H4,$A$3:$E$3,0),0) – английская версия

ВЫБОР(ЕСЛИ(H3=”Вступительный”;1;ЕСЛИ(H3=”Полугодовой”;2;3));$A$4:$E$12;$A$16:$E$24;$A$28:$E$36);ПОИСКПОЗ(H4;$A$3:$E$3;0);0) – русская версия

Первый аргумент формулы (IF(H3=”Вступительный”,1,IF(H3=”Полугодовой”,2,3) или (ЕСЛИ(H3=”Вступительный”;1;ЕСЛИ(H3=”Полугодовой”;2;3) проверяет ячейку “H3” и определяет, на какой уровень экзамена ссылаются. Если это “Вступительный”, функция возвращает данные из диапазона $A$4:$E$12, который содержит оценки для вступительного экзамена.

Если выбран уровень “Полугодовой”, то система возвращает данные из диапазона $A$16:$E$24, в другом случае она возвращает данные из диапазона $A$28:$E$36.

Такой подход делает массив таблиц динамическим и трех факторным.

Пример 5. Получаем последнее значение колонки с помощью функции VLOOKUP (ВПР)

С помощью ВПР вы можете вычислить последнее число из списка.

Наибольшее положительное число, которое вы можете использовать в Excel, равно 9.99999999999999E + 307 . Это также означает, что самый большой номер поиска в номере VLOOKUP также 9.99999999999999E + 307 .

Я не думаю, что вам когда-нибудь понадобится какой-то расчет, в котором участвует такое большое число. Но с его помощью мы можем получить последнее число в списке.

Предположим, у вас есть набор данных (в диапазоне ячеек A1:A14), как показано ниже, и вы хотите получить число из последней ячейки в списке.

Для этого нам подойдет следующая формула:

=VLOOKUP(9.99999999999999E+307,$A$1:$A$14,TRUE) – английская версия

=ВПР(9.99999999999999E+307;$A$1:$A$14;ИСТИНА)

Обратите внимание, что в формуле выше используется приблизительная точность совпадения данных (несмотря на это нет необходимости упорядочивать список).

Вот как работает функция с приблизительной точностью совпадения данных. Она просматривает левую колонку сверху вниз.

Если он находит точное совпадение, она возвращает это значение;
Если она находит число, превышающее значение поиска => возвращает число в ячейке над ним;
Если значение поиска больше всех чисел в списке, функция возвращает последнее число из списка.

В нашем примере работает третий сценарий.

Число 9.99999999999999E + 307 это самое большое число, которое можно использовать в Excel, когда оно используется как критерий поиска, тогда функция VLOOKUP (ВПР) возвращает последнее число из списка.

Таким же образом вы можете использовать этот принцип для возврата последнего текстового элемента из списка. Вот формула, которая может это сделать:

=VLOOKUP(“яяя”,$A$1:$A$14,1,TRUE) – английская версия

=ВПР(“яяя”;$A$1:$A$14;1;ИСТИНА) – русская версия

Здесь действует та же логика. Система просматривает все названия из списка. Так как “яяя” самое большое текстовое значение => результатом вычисления будет самое крайнее значение из списка данных.

Пример 6. Частичный поиск с использованием символов подстановочных знаков и ВПР

Символы подстановки в Excel могут быть полезными во многих ситуациях.

Частичный поиск необходим, когда вам нужно искать значение в списке, в котором нет точного соответствия искомым данным.

Например, у вас есть набор данных, как показано ниже, и вы хотите найти компанию “ABC” в списке, но в списке есть только “ABC Ltd” вместо “ABC”.

Вы не можете использовать “ABC” в качестве значения поиска, так как в столбце “A” нет точного соответствия. Приблизительное совпадение часто приводит к ошибочным результатам и требует сортировки списка в порядке возрастания.

Однако, вы можете использовать подстановочный знак в VLOOKUP (ВПР) для более точного соответствия данных.

Введите следующую формулу в ячейку “D2” и перетащите ее в другие ячейки:

=VLOOKUP(“*”&C2&”*”,$A$2:$A$8,1,FALSE) – английская версия

=ВПР(“*”&C2&”*”;$A$2:$A$8;1;ЛОЖЬ) – русская версия

Как это работает?

В формуле, указанной выше мы добавили к значению поиска “звездочки” с двух сторон. Указывая такие “звездочки” вы даете Excel понять, что готовы осуществить поиск, при котором в искомых данных как в начале так и в конце значения могут быть любые другие слова, буквы или цифры.

Таким образом, осуществляя поиск, Excel будет понимать, что необходимо искать значение, которое содержит слово из ячейки “С2” (в нашем примере).

Например, в ячейке “C2” указано название компании “ABC”, поэтому функция просматривает значения в диапазоне данных “A2:A8” и ищет “ABC”. Она находит соответствие в ячейке “A2”, так как та содержит слово “ABC” в “ABC Ltd”. Не имеет значения, есть ли какие-либо символы слева или справа от “ABC”.

Примечание: ВПР всегда возвращает первое совпадающее значение и перестает искать дальше. Поэтому, если у вас есть название компании “ABC Ltd”. и “ABC Corporation” в списке, она вернет первый по порядку и проигнорирует остальные.

Пример 7. Функция ВПР возвращает ошибку, несмотря на совпадение в значении поиска

Это может свести вас с ума, когда вы увидите, что имеется соответствующее значение поиска, а функция возвращает ошибку.

Например, у вас в таблице есть очевидное соответствие (Иван), но система по-прежнему возвращает ошибку.

Рассматривая значения в таблице глубже, вы можете заметить, что в диапазоне данных значение “Иван “ написано с пробелом. Если в диапазоне данных по которым вы осуществляете поиск есть пробелы до значений, после или между словами, то функция их не сопоставит.

Решение есть, и зовут его – функция TRIM. Она удаляет все лишние пробелы в значениях.

Ниже формула, которая поможет вам сопоставить данные несмотря на лишние пробелы в диапазоне данных.

=VLOOKUP(“Иван”,TRIM($A$2:$A$15),1,0) – английская версия

=ВПР(“Иван”,СЖПРОБЕЛЫ($A$2:$A$15);1;0) – русская версия

Для того, чтобы функция TRIM (СЖПРОБЕЛЫ) заработала при использовании VLOOKUP (ВПР) , следует вводить формулу после набора не с помощью клавиши Enter на клавиатуре, а с помощью сочетания клавиш Ctrl + Shift + Enter.

Пример 8. Функция ВПР в Excel с несколькими условиями

Функция в своей базовой форме может искать одно значение поиска и возвращать соответствующие данные из указанного диапазона данных.

Но часто нам необходимо использовать VLOOKUP с поиском по несколькими критериям.

Представим, что у вас есть таблица с результатами экзаменов студентов по трем уровням экзамена: «Вступительный», «Полугодовой» и «Финальный экзамен»:

Сопоставить данные по конкретному студенту, предмету и уровню экзамена с помощью функции ВПР – нелегкая задача, так как сопоставляя данные по студенту и предмету, она будет выдавать результат первого совпадения, но далеко не факт, что этот результат будет корректным и соответствовать необходимому уровню экзамена.

Осуществить поиск по студенту + названию предмета + уровню экзамена можно с помощью создания вспомогательного столбца, как показано на примере ниже:

Благодаря вспомогательному столбцу мы избежали того, что при сопоставлении данных, функция будет выдавать данные по не нужному уровню экзамена.

Теперь вы можете использовать значения вспомогательного столбца в качестве значений поиска.

Ниже формула, с помощью которой удобно сопоставлять данные из вашей таблицы в список студентов, распределенных по уровню экзамена.

=VLOOKUP($F3&”|”&G$2,$C$2:$D$19,2,0) – английская версия

=ВПР($F3&”|”&G$2;$C$2:$D$19;2;0) – русская версия

С помощью этой формулы мы объединили имя студента и уровень экзамена, чтобы получить значение поиска которое мы проверяем его во вспомогательном столбце и получить данные.

Пример 9. Обработка ошибок с помощью функции ВПР

Функция возвращает ошибку каждый раз, когда не может сопоставить значение поиска в заданном диапазоне данных.

В Excel есть возможность заменить сообщения об ошибке на заданное вами текстовое или числовое значение типа “Нет”, “Не доступно”, “Нет данных” и.т.д.

На примере ниже, мы пытаемся сопоставить результаты экзамена студента Ивана из таблицы. Но так как данных по Ивану в таблице нет, функция выдает ошибку.

Для того, чтобы заменить сообщение ошибки на какое-то более формальное значение нам поможет функция

Не всегда таблицы, созданные в Excel охарактеризованы тем, что названия категорий данных должны быть определены только в заголовках столбцов. Иногда при анализе данных таблицы мы имеем возможность пользоваться как заголовками столбцов, так и названиями строк, которые находятся в первом столбце.

Пример формулы с ВПР и ПОИСКПОЗ

Пример таблицы табель премии изображен ниже на рисунке:

Назначением данной таблицы является поиск соответственных значений премии в диапазоне B5:K11 на основе определенной сумы выручки и магазинов с пределами минимальных или максимальных размеров выплаты премии. Сложность возникает при автоматическом определении размера премии, на которую может рассчитывать сотрудник при преодолении определенной границы выручки. Так как нет четко определенной одной суммы выплаты премии для каждого вероятного размера выручки. Есть только пределы нижних и верхних границ сумм премий для каждого магазина.

Например, нам нужно чтобы программа автоматически определила какая возможная минимальная премия для продавца из 3-тего магазина, выручка которого преодолела уровень в 370 000.

Для этого:

В ячейку B14 введите размер выручки: 370 000.
В ячейке B15 укажите номер магазина: 3.
В ячейке B16 введите следующую формулу:

В результате определена нижняя граница премии для магазина №3 при выручке больше >370 000, но меньше <400 000.