На фоне широкого внедрения информационных и телекоммуникационных технологий в российских организациях, как государственных, так и коммерческих, ощущается серьезный интерес к автоматизации подготовки и работы с документами и внедрения компьютерных технологий ДОУ. Свидетельством этого является бурный рост российского рынка таких технологий и систем управления документами (СУД). Это подтверждается составом работ по федеральной программе «Электронная Россия» и по аналогичным региональным программам. Однако внедрение электронного документооборота требует решения не столько технологических, сколько организационных и правовых проблем, причем в основном эволюционным путем.
Очевидно, что бумажные и электронные документы будут сосуществовать на равных еще значительное время, поэтому используемые в организациях СУД должны обеспечивать поддержку как электронного, так и традиционного (бумажного, фото, кино и прочего) документооборота и процесс рационального перехода от одного к другому.
Организация государственного управления в России всегда была проблемой - огромная страна, высокая цена управленческих решений и громоздкий аппарат управления, требовали создания некой системы, сводившей к минимуму последствия неэффективных и нерациональных решений. Строилась она на разделении функций содержательного исполнения документов и контроля исполнения. Контроль над движением и исполнением документов был возложен на специальных людей - делопроизводителей, фиксировавших сведения о входящих, исходящих и внутренних документах, резолюциях (поручениях) по документам и их выполнении, а также движение (передачу) и архивирование документов внутри организации. Основой технологии такой системы являются:

• инструкция по делопроизводству;
• номенклатура дел;

• регистрационная карточка (РК) документа;
• картотеки, объединяющие наборы РК;
• журналы передачи документов;
• контрольные карточки.

• поддержку работы не только персонала службы ДОУ, но и должностных лиц;
• возможность прикрепления к РГ файлов документов;
• возможность расширения состава атрибутов в РК для специальных типов документов;
• поддержку коллективной работы над документами и их предварительного рассмотрения при визировании;
• возможность поиска по текстам документов;
• возможность использования шаблонов документов, конструирования текстов из устоявшихся оборотов, получения доступа к регламентирующим документам (нормативным правовым актам и техническим нормативным правовым актам).

• документы можно получать в виде файлов непосредственно от исполнителей и авторов;
• документы можно сканировать на входе, а дальше работать с их электронными образами;
• документы можно получать из соответствующих информационных фондов (информационных систем, баз данных, сайтов, порталов).

• ускорить движение документов по организации;
• гарантировать своевременное рассмотрение документов;
• обеспечить эффективный контроль исполнения документов;
• повысить эффективность работы, как отдельных чиновников, так и организации в целом;
• снизить издержки на размножение, передачу и хранение копий бумажных документов;
• предоставить исполнителям документов возможность использования максимально полной документационной базы.

• хранение в системе и пересылку файлов документов, подписанных ЭЦП;
• наличие у должностных лиц ЭЦП;
• подготовку электронных документов, включающую необходимые процедуры «электронного» визирования и подписания;
• придание электронным документам статуса официальных документов.

Сущность и функции информационно-документационного обеспечения управления

Информационно - документационное обеспечение управления - это одно из направлений информационного менеджмента, связанное с работой информационных ресурсов, организаций, учреждений, а так же предприятий. От него зависит быстрота, принятие верного решения, доведение его до исполнителя, контроль и достижение максимального эффекта в деятельности организации. Также, информационно-документационное обеспечение является важнейшей обслуживающая функция управления.

Деятельность служб ДОУ, направлена на обеспечение процессов, таких как организационное и информационно-документационное. Функции документационного обеспечения управления закреплены соответствующими, действительными на данный момент, государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами.

Информационная технология - совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств объединены в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, передачу, обработку, накопление, ранение, актуализацию, поиск информации и принятие решений по управлению объектом.

Преобразование информации поступающих документов, направленные на достижение результата, служат специальные технологии Информационная технология ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности.

Современные информационные технологии, позволяющие создавать, ранить, обрабатывать информацию и обеспечивать эффективные способы ее представления потребителю, являются важным фактором жизни общества и средством повышения эффективности управления всеми сферами общества.

Современные технологии документационного обеспечения управления:

Технологии обработки поступающих и отправляемых документов;

Технологии передачи документной информации пользователю;

Технологии введения документов в информационную базу данных организации;

Технологии обработки документной информации;

Технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

1) Технологии обработки поступающих и отправляемых документов.

Обработка документов - самый начальный этап работы с документами, поступающими в организацию, и один из завершающих этапов работы с исходящими документами - подготовка их для отправки корреспонденту. Правильное и качественное выполнение обработки документов позволяет вести точный учет поступающей и отправляемой документации, эффективно использовать средства организационной техники и компьютерной техники. Работа с документами на этапах поступления или отправки предполагает выполнение определенных операций, задачей которых является:

Проверка правильности доставки документов;

Целостности и комплектности документов;

Фиксация факта получения или отправки документов;

Подготовка документов для дальнейшей обработки, например регистрации.

2) Технологии передачи документной информации пользователю.

Бумага - является основным носителем документной информации. Вместе с ней используются и новые носители, такие как магнитные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании таких условий, которые будут обеспечивать хранение необходимой документной информации, поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения. При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест, непременно должен быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

3) Технологии введения документов в информационную базу данных организации.

Входящие файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов. Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению. К такому числу базовых файлов, хранящиеся в информационной базе можно отнести файлы:

Основные;

Рабочие;

Промежуточные;

Служебные;

Архивные.

Оперативные файлы создаются на базе одного или нескольких входных файлов и отражают информацию одного или нескольких первичных документов. Файлы с условно-постоянной информацией могут содержать как справочную, расценочную, табличную так и другие виды информации.

4) Технологии обработки документной информации.

Технических средства направлены на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, правильности и достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества. Средства организационной техники должны максимально механизировать или автоматизировать практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной и децентрализованной.

5) Технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, в связи с этим заводятся специальные папки. На каждой папке указывают фамилию, а так же и телефон исполнителя. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования. Организация хранения документов должна обеспечивать сохранность этих документов и дел их использования. Хранение конфиденциальных дел должно осуществляться в условиях, исключающих их утрату, порчу и несанкционированный доступ к ним посторонних лиц. Хранить их вместе с делами открытого доступа не разрешено. Конфиденциальные дела, документы, базы данных, носители информации с записными конфиденциальными сведениями хранятся только у референта. В архив фирмы и другие архивы они не передаются .

Хранение документов в электронной форме - это технология, которая обеспечивает весь цикл хранения документации, включая экспертизу ценности, учет, описание, хранение и использование. Хранение документов в электронной форме осуществляется в двух вариантах, хранение на удаленном сервере в Интернете или сервере компании.

Информационная технология ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности.

Книга: Конспект лекций Документалистика

РАЗДЕЛ 1. ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ РАЗДЕЛ 1. ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ 1.1. Значение документационного обеспечения управления

Документ выполняет много функций. Государственный стандарт 16.487-83 определяет документ как материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве, определяет общую функцию документа как носителя информации. Эта функция документа особенно важна в оперативном управлении. После использования документа в текущей работе он выполняет еще одну важную функцию - выступает как исторический источник. Эти особенности привлекали внимание работников управления и архивистов. Органы управления, институты власти должны взаимодействовать в своей работе.

В период перестройки системы управления документ выполняет ряд теоретических функций, которые применяются в рамках научных дисциплин документоведения и архівоведення.

Технология управления, сведена к простой схемы, может быть представлена в виде принятия решения, организации его выполнения и контроля за выполнением. Такую схему можно использовать как в случае проведения наиболее простого одноразового мероприятия, так и при организации сложных общегосударственных отраслевых систем. Эти системы будут отличаться степенью подготовки принятия решения, организацией его воплощение в жизнь (кадры, финансы, снабжение, реализация и др.) и организацией контроля за выполнением. Во всех случаях должны быть установлены указанные части.

Любое решение не возникает из ничего, оно может быть принято только на базе информации по данному вопросу. При этом следует отметить два важных условия: во-первых, информация должна быть своевременной, во-вторых, она должна быть достаточной для принятия необходимого решения. Если информация поступила с опозданием, вы теряете возможность принять участие в каких-либо действиях, мероприятиях. То есть возможность или шанс потеряны. С другой стороны, если информация недостаточна или вы знаете что-либо наполовину,

ваше решение может быть не только не самым лучшим, а даже ошибочным, поскольку вы не учли всех факторов.

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Это связано с развитием общества. Любой субъект или каждый человек в отдельности может существовать только в случае, когда идет обмен информацией. В условиях рыночных отношений стремительно меняется экономическая ситуация, коммерческие предприятия "выживают" только в том случае, если они своевременно знают что, когда, как и сколько стоит. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, и наоборот.

Это свидетельствует о существенных изменениях в организации информационных ресурсов в обществе, показывает, что информация и документ как ее носитель осуществляют влияние на все аспекты управления, а также на функционирование различных структур, которые влияют на конечный результат в экономической сфере.

Информационно-документационное обслуживание выступает главной (основной) обеспечительной (обслуживающей) функцией управления, выполнение которой требует специальных - профессиональных знаний. От того, как поставлена эта работа, зависит оперативность, четкость в деятельности любого субъекта.

Информационно-документационное обеспечение осуществляют специальные структурные подразделения: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат (или секретарь-помощник). Эти подразделения должны быть укомплектованы специалистами. Секретарь-помощник также должен иметь специальное образование в зависимости от уровня руководителя и уровня его подготовки.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа в наше время, должна выполняться при условии соблюдения требований научной организации труда. То есть это означает, что нет такой работы, которую бы не нужно было правильно организовывать, и человек, выполняющий эту работу, должна быть знакома с особенностями ее выполнения. Для этого работа должна быть разделена на определенные составные части - от самых сложных до простейших операций. Каждую часть надо отработать, то есть организовать наилучшим образом, поскольку в любой работе нет мелочей, все должно быть продуманным. Из таких продуманных, правильно организованных операций и состоит научная организация труда. Как правильно выполнять ту или иную работу определяют нормативно-методические документы.

В сфере управления главным образом работают с информацией и документами, которые выступают ее носителями. Документ-объект и результат труда в сфере управления.

Работа с информационно-документационного обеспечения состоит из одинаковых операций. Только одними субъектами она выполняется традиционными методами (вручную), другими - с помощью средств механизации и автоматизации. Но все этапы работы с документами остаются. Поэтому любой элементарно грамотный работник управленческого аппарата должен не только правильно составлять и оформлять документы, но и знать, какие виды работ выполняются с ними.

Любая работа сегодня совершенствуется путем внедрения новых машин и процессов. В сфере управления механизировать можно только работу с документами и автоматизировать обработку информации, которая содержится в документах.

Но машинная обработка документов ставит свои требования. Относительно документов требования к их формату, порядку оформления, изложения текста.

Документ также можно разделить на простейшие составные части (реквизиты) и в каждой части есть правила наиболее правильного ее написания и оформления. Эти правила закреплены ДСТУ 4163-2003. Требования к оформлению документов также достаточно подробно описаны в системе документационного обеспечения управления, поскольку во всех документах можно выделить одинаковые составные части (реквизиты), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов (написание адреса, дат, грифов согласования, утверждения, порядок заключения и др.). Данные требования устанавливает ДСТУ 4163-2003.

Одним документом оформляется только одноразовое действие. Документы выступают в тесном взаимодействии друг с другом и образуют систему документации. Государственный стандарт дает определение системы документации как совокупности взаимосвязанных документов в определенной сфере деятельности.

Существуют системы финансовой, первичной и учетной бухгалтерской документации бюджетных объектов и субъектов, учетно-денежной документации, организационно-распорядительной и др. Таким образом, каждый управленец должен уметь изымать и знать ту систему документации, с которой он работает. Например, работник отдела кадров должен знать и уметь составлять и оформлять все кадровые документы,

а также контракты и трудовые соглашения. Но наиболее общими являются организационно-распорядительные документы, с которыми приходится иметь дело любому управленцу. Сюда относятся такие организационные документы, как устав, положения, инструкции, распорядительные документы-приказы, распоряжения, указания, постановления, решения; информационно-справочные-акты, справки, докладные и объяснительные записки, а также наиболее массовые виды служебных документов - письма, телеграммы, телефонограммы. Каждый вид названных документов имеет свои особенности в оформлении и изложении текста, которые нетрудно изучить.

Порядок работы с документами тоже делится на определенные этапы. Каждый этап имеет свои приемы наилучшего его выполнения. Начинается эта работа с поступления и первичной обработки документов. Этот этап является независимо от способа передачи информации: по почте, лично, телеграфом, факсом. Как правило, эта работа ведется централизованно и состоит из чисто технических операций, подробно описанных в правилах и инструкциях.

Регистрация документов - важный этап. В процессе регистрации ведется учет полученных документов, но самым главным является запись показателей о документе, которые позволяют организовать контроль за его выполнением и информационно-справочную работу с документами, т.е. в процессе регистрации закладывается банк данных о документах, которые циркулируют в объекте или субъекте.

С регистрацией документов тесно связан следующий этап-контроль за выполнением. Правильно организованный срочный контроль позволяет знать в любой момент, что должно быть выполнено, и помогает субъекту эффективно спланировать свой рабочий день.

От постановки регистрации документов зависит и организация информационно-справочной работы. Служба информационно-документационного обслуживания или секретарь обязаны за несколько минут выдать справку: где, у кого, на какой стадии работы находится любой документ, а также ответить на вопрос: в каких документах содержится информация по той или иной проблеме, что вас интересует. Регистрация может производиться в ручном режиме - на карточках или в автоматизированном - на компьютере. Технология регистрации документов хорошо изложена в нормативно-методических пособиях.

После первичной обработки и регистрации документ поступает на исполнение. Этот этап связан с проблемой прямоточности движения документа. Движение документа до исполнителя отражающей систему организации управления. При четком распределении обязанностей и делегировании полномочий документ сразу попадает на исполнение. При зацентралізованій системе управления, когда руководитель берет на себя решение всех, даже мелких вопросов, каждый документ поступает к нему на резолюцию и после этого поступает на выполнение. Подготовленный документ будет идти, таким образом, снизу-вверх - от исполнителя, с многочисленными согласованиями, к руководителю на подпись. Движение документа наглядно отражает оперограмма и позволяет увидеть все повторные и лишние операции.

Следующий этап - текущее хранение документов. Любой документ после того, как в процессе управления использована зафиксированная в нем информация, выполняет функцию сохранения и накопления информации с тем, чтобы к этой информации снова можно было вернуться, когда в этом возникнет потребность. Для этого документы должны быть размещены так, чтобы нужный документ можно было найти за считанные минуты. Поскольку документов, которые откладываются в процессе работы субъекта, много, их организация в текущем сохранении требует предварительной классификации, то есть распределение на группы (дела) для оперативного их поиска. Для распределения документов по делам разрабатывается простейший классификатор - номенклатура дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, которые ведутся в субъектах.

Номенклатура - важнейший документ. Хорошо составленная номенклатура дел позволяет иметь четко налажено текущее хранение документов. Однако составление номенклатуры требует специальных знаний. Многолетний опыт работы по составлению номенклатур позволяет утверждать, что составить номенклатуру может только специалист в области делопроизводства или архивист. Если субъект не может сам квалифицированно составить номенклатуру, нужно обратиться. в архивную службу. Обложки дел заводятся согласно номенклатуры. Оформление обложек и распределение документов внутри дел также должны проводиться с учетом специальных правил.

Составление номенклатуры дел, формирование дел и их сохранность связанные с экспертизой ценности документов. Под экспертизой понимают определение практического и научного значения документов, определение сроков их хранения. В зависимости от ценности документов они могут иметь разные сроки хранения: краткосрочные (до 10 лет), долговременного хранения (в основном, это документы по личному составу, которые хранятся 25-75 лет) и постоянные. Сроки хранения документов можно определить в специальных справочниках, которые называются "Перечни документов по срокам хранения". Они бывают типовые и ведомственные. Типовой перечень существует для управленческих документов, научно-технической документации, кино - и фотодокументов; ведомственные перечни почти для всех сфер деятельности (культуры, здравоохранения, кинематографии, сельского хозяйства и др.). Ведомственный перечень более подробно охватывает документы, которые создаются в процессе деятельности определенной сферы. Сроки хранения документов определяются при формировании дел, поскольку в одно дело не разрешается формировать документы постоянного и временного сроков хранения. В противном случае документы придется перегруппировать. Порядок проведения экспертизы и оформления ее результатов хорошо изложены в нормативно-методических документах.

1, наконец, завершающим этапом работы с документами является подготовка дел для длительного хранения или для сдачи их в архив. В оперативной работе, как правило, дела используются два года - текущий год и прошлый. Дела за предыдущие годы надо обработать и передать в архив субъекта (если он есть) или переложить для хранения в другую шкаф. Обработка дел проводится согласно установленных правил. Если эту работу проводить регулярно, каждый год, дела субъекта будут в полном порядке и поиск нужных дел и документов не будет составлять трудностей.

Порядок составления и оформления документов и организация всех этапов работы с ними достаточно подробно описаны в нормативно-методических документах. Пакет документов должен быть у каждого субъекта или объекта, а если они большие - в каждом структурном подразделении.

Архивисты, которые ведут контроль за деятельностью объектов или субъектов, должны, прежде всего, предоставить консультации, определить, какие должны быть у субъекта или объекта нормативно-методические документы, с помощью которых можно найти ответ на многие вопросы относительно составления, обработки, организации документов.

Пакет нормативно-методических документов состоит из двух частей. В первой части должны быть общегосударственные нормативно-методические документы, набор которых в полном объеме должен продаваться в архивных учреждениях не только в центре, но и на местах. К этим документам относятся:

Государственная система документационного обеспечения

управления. Основные положения. Общие требования к документам и

служб документационного обеспечения.

Типовая инструкция по справознавства в объектах и субъектах.

Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Основные правила работы ведомственных архивов.

Перечень типовых документов, которые создаются в процессе

деятельности госкомитетов, объектов, субъектов с определением сроков

их хранения.

Субъектам, которые имеют дело с любыми обращениями граждан, полезно иметь "Типовое положение о ведении делопроизводства по вопросам обращений, заявлений и жалоб граждан в государственные органы управления и предприятия", в котором определен порядок и методика работы с этой категорией документов.

Вторая часть пакета формируется из организационных и нормативно-методических документов самого субъекта. К нему относятся:

Устав или положение об объект или субъект.

Положение о структурном подразделении (если субъект имеет разветвленную структуру).

Должностные инструкции работников структурных подразделений.

Инструкция по ведению дел данного субъекта.

Номенклатура дел.

Табель форм документов структурных подразделений или

субъекта в целом.

Относительно последних трех документов инструкция по делопроизводству должна быть конкретизирована для данного субъекта его примерами, номенклатурой дел и табелем форм документов с образцами документов, которые могут быть разработаны на хозрасчетной основе или состоять работниками местной архивной службы.

Управление любой организации – это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются. Документированию подлежит управленческая деятельность организации, связанная с выполнением ее задач и функций в соответствии с уставными документами и иными нормативными правовыми актами.

Документирование управленческой деятельности организаций осуществляется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов и государственных стандартов по документационному обеспечению управленческой деятельности.

Нормативно-методическая база управления документацией в России, представленная, в частности, таким важным документом, как «Государственная система документационного обеспечения управления», введенным в действие еще Главархивом СССР в 1988 г., в значительной степени устарела и требует обновления.

В целях регулирования отношений в области организации документационного обеспечения управленческой деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления, а также всех организаций (независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы) был разработан проект Федерального закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности», в котором, наряду с прочим, введено понятие электронного документа – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и электронного носителя документов – это материальный носитель, предназначенный для записи и сохранения информации с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами.

В числе основных направлений регулирования документационного обеспечения управленческой деятельности в организации выделяются участие в разработке и внедрение автоматизированных систем документационного обеспечения управленческой деятельности.

Теоретические исследования вопросов автоматизации обработки неструктурированной информацией (начавшиеся еще в 50-х гг.) пока не привели к созданию стандартных информационно-поисковых языков (подобных SQL), которые можно было бы использовать для формализованного описания и содержания документов и построения запросов * .

Основной задачей документальных информационных систем является хранение и предоставление пользователю документов, содержание которых соответствует его информационным потребностям. Таким образом, документальная информационная система представляет собой единое хранилище документов с инструментарием поиска и выдачи необходимых пользователю данных. Поисковый характер документальных информационных систем определил еще одно их название – информационно-поис-ковые системы. На российском рынке представлены программные продукты в основном для обеспечения потребностей в правовой информации: «КонсультантПлюс», «Гарант» и «Кодекс».

В то же время информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности должны функционально обеспечивать управляемость и прозрачность деятельности предприятия, а также накапливать и управлять знаниями. В современном мире эти две задачи становятся все более критическими. Например, в себестоимости автомобиля «Мерседес» лишь 30 % – непосредственные издержки производства, а остальное – компенсация стоимости разработки автомобиля, т.е. стоимости деятельности инженеров и управленцев, поэтому в оптимизации их деятельности и лежит основной ресурс снижения себестоимости.

Приведем следующий пример: в организации идет работа по совместной подготовке некоторого контракта, состоящая: из обсуждений основных пунктов контракта с контрагентом, внесений изменений в текст контракта, хранения нескольких файлов с различными вариантами контракта. И, когда все готово, спустя время может оказаться так, что на самом деле был подписан не последний вариант контракта (была взята не та «рыба», и юрист контракт не читал, а партнер с некоторыми его пунктами не согласен). Выход из подобных ситуаций – в применении в документационном обеспечении управленческой деятельности организаций электронных документов и электронных технологий – системы электронного документооборота (СЭД).

На первый взгляд, СЭД представляются достаточно автономными программами, отражающими движение документов предприятия и обеспечивающими работу с ними. Между тем, создание и внедрение СЭД есть неотъемлемая часть изменения бизнес-технологий и корпоративной информационной системы.

Система документооборота сама по себе (как, впрочем, и любая система автоматизации предприятия) не принесет ожидаемого эффекта, если ее внедрение не будет предварено исследованием, описанием, оптимизацией бизнес-процессов. Всякий бизнес-процесс состоит из этапов – элементарных действий, которые выполняют те или иные сотрудники. Документ же (бумажный или электронный) выступает как механизм, прежде всего регулирующий взаимоотношения между людьми, организациями.

Например, рассмотрим упрощенный бизнес-процесс «Возврат товара покупателю» (рис. 2.21). Для того чтобы вернуть товар покупателю, менеджер создает накладную на возврат (этап 1), затем работник склада, получив накладную, возвращает товар (этап 2), а после отработки накладной (отгрузки товара) документ отправляется в архив. При этом документ «Накладная на возврат товара» курсирует от сотрудника к сотруднику, с этапа на этап. В свою очередь, перед менеджером и работником склада встают соответствующие задачи, также кочующие от сотрудника к сотруднику, с этапа на этап.

Аналогичным образом можно описать и любые другие бизнес-процессы предприятия: «Сборка», «Выдача денег» «Закупка товара» и т.д. Следовательно, при автоматизации бизнес-процессов можно реализовать функционал, позволяющий визуализировать документооборот.

Рис. 2.21. Бизнес-процесс «Возврат товара покупателю»

Автоматизируя планирование, прогнозирование, оперативное управление, учет, анализ данных функции, ERP-системы опираются опять же на документы, «проходящие» по бизнес-процессам (рис. 2.22).

Рис. 2.22. Взаимодействие некоторых составляющих работы предприятия

Таким образом, над схемой из рис. 2.21 формируется надстройка поддержки изменений информации в документе в результате его движения от этапа к этапу. Это дает основания утверждать, что механизмы управления предприятием, планирования и анализа опираются на технологию документооборота.

Рассмотрим представленные на рынке системы электронного документооборота, которые условно можно разделить на три группы.

Самостоятельные СЭД. Поставляются в виде отдельной программы, обеспечивающей коллективную работу с документами и позволяющей взаимодействовать с приложениями типа MS Excel, Outlook. Такие СЭД предоставляют средства регистрации, хранения, просмотра и поиска документов. Самостоятельные СЭД позволяют осуществить простейший контроль путем просмотра информации о состоянии документа: исполнитель, сроки, резолюции, документы предприятия, с которыми он связан, адресаты, которым его следует послать по электронной почте и т.д. С одной стороны, зачастую небольшим предприятиям от системы электронного документооборота больше ничего и не требуется. С другой стороны, СЭД работает параллельно с бухгалтерскими, управленческими и другими системами предприятия; данные переносятся в СЭД с задержкой, что может стать причиной разного рода ошибок и несоответствий, увеличит риск потери данных, ограничит возможности использования самостоятельных СЭД.

СЭД в виде дополнительных модулей к системам ERP или САПР. Интеграция позволит снизить риск потери данных, обеспечит более жесткий контроль доступа и внесения изменений в документы, предоставив возможность доступа к документации без использования специализированных интерфейсов от ERP или САПР. Однако стоит учесть, что интеграция систем – процесс сложный и не всегда реализуемый.

СЭД как часть архитектуры системы комплексной автоматизации предприятия. Здесь функции СЭД «зашиты» в саму систему управления. Совместное использование технологий комплексной автоматизации управления и документооборота сочетает в себе их достоинства и недостатки.

Рассмотрим концепцию устройства СЭД в общей информационной инфраструктуре организации.

Основная единица информации и все существование системы документооборота посвящено хранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности.

Способ хранения документа зависит от того, как с ним удобнее работать. Документ может состоять из текста, чертежей, рисунков и таблиц. В большинстве СЭД отдельный документ может физически состоять из набора файлов – так проще и практичнее, поскольку каждый из них редактируется своей программой.

Жизненный цикл документа в СЭД проходит последовательный ряд этапов, показанный на рисунке 2.23.

Рис. 2.23. Жизненный цикл документа в СЭД

Практически все современные системы электронного документооборота поддерживают все этапы жизненного цикла документа. Вопрос только в том, насколько полна эта поддержка. Часть систем не поддерживает механизм блокировки редактируемых документов, что делает коллективную работу с документами невозможной. Есть системы, ориентированные на делопроизводство, и в них не реализовано эффективное хранение документов, а актуально выполнение всех процедур работы с документами, регламентированных существующими нормами. А сами документы могут лежать в папках в шкафу. Некоторые системы ориентированы на эффективную поддержку движения электронных документов внутри структуры, но при этом не имеют собственного электронного архива – хранилище, реализованное в этих системах, предназначено только для оперативного хранения документов в процессе их жизненного цикла. После опубликования документы выходят из системы и возвращаются в типовую для них среду хранения, например, в файловую систему. К такой системе можно «пристыковать» электронный архив, где сохраняется документ вместе с его историей и сопроводительной карточкой. Например, компания «Электронные Офисные Системы» предлагает состыковать свой продукт «Дело» с электронным архивом, созданным компанией на основе сервера «Кодекс-Intranet/Internet». Тот же самый сервер компании «Кодекс» применяет и компания «Гранит-Центр» в качестве электронного архива к своей системе «ГранДок». Прежние версии обеих систем поставлялись без электронного архива.

Хранилище атрибутов документов предназначено для хранения «карточки» – набора полей, характеризующих документ. Обычно в СЭД имеется понятие типа документов (например, договор, спецификация, письмо и т.д.) и для каждого типа заводится своя собственная карточка. Карточки разных типов имеют обязательные поля, общие для всех документов, и специальные поля, относящиеся к документам данного типа. Например, общими полями может быть уникальный номер документа, его название, автор, дата создания. При этом документы типа «договор» могут содержать такие поля, как дата подписания, срок действия, сумма договора. Типы документов, в свою очередь, могут иметь подтипы, имеющие общий набор полей, который они наследуют от основного типа, и при этом дополнительные поля, уникальные для подтипа. Наиболее развитая система управления документами может поддерживать большую вложенность таких подтипов. Типизация документов, выстраивание их иерархии, и проектирование карточек для них является одним из наиболее важных этапов в процессе внедрения СЭД.

Кроме понятия типа документов, возможно присваивание документам категорий, причем один документ может принадлежать одновременно к нескольким категориям. Категории могут быть выстроены в дерево категорий. Например, можно иметь категорию «Юридические документы» с подкатегориями «Законы», «Договоры», «Приказы» и т.д. При этом можно иметь параллельную структуру по отделам, например, категорию «Документы отдела продаж», а в ней – подкатегории «Договоры на продажу», «Счета» и т.д. Договор на продажу может быть одновременно отнесен к подкатегориям «Договоры» и «Договоры на продажу», относящимся к разным ветвям в иерархии категорий. Таким образом, появляется возможность поиска документа в таком дереве на основе его классификации, причем один и тот же физический документ может встречаться любое число раз в разных узлах этой иерархии.

Для организации хранилища карточек возможны три варианта решения: использование собственного хранилища, стандартной СУБД или средств среды, на основе которой построена СУБД.

Собственное хранилище атрибутов документов позволяет оптимизировать его под задачу хранения карточек, гибко реализовать функции создания сложных карточек (имеющих, например, большую вложенность типов), а также использовать эффективные алгоритмы поиска информации в карточках. К системам, имеющим собственное хранилище, относятся, например, Documentum, «Евфрат» компании Cognitive Technologies и «Гарант-Офис» компании «Гарант Интернейшнл». Очевидным недостатком такого подхода является невозможность использования стандартных ресурсов имеющейся информационной среды, а также зависимость критически важной информации от поставщика СЭД.

Использование стандартных СУБД для хранения документов решает проблему зависимости критически важной информации от поставщика СЭД. К такого рода системам относятся, например, системы «Дело» от ЭОС, «1С:Архив» и DocsFusion компании Hummingbird. Слабые стороны такого подхода – в том, что реляционная модель, реализованная в большинстве СУБД, не удобна для модели данных, используемой в СЭД. Достаточно сложно обеспечить необходимую гибкость при создании карточек документов, особенно если нужна сложная структура. Вторая проблема состоит в том, что при использовании внешней СУБД возникают некоторые трудности как при миграции с одной версии СЭД на другую, так и при переходе с одной версии СУБД на другую.

Если СЭД построена на основе какой-либо информационной среды, например, на основе Lotus Notes/Domino, то это позволяет использовать все механизмы, заложенные в эту среду, в том числе средства резервного копирования, репликации, поиска и т.д., – грех не воспользоваться ее ресурсами. Проблемы такого подхода лежат в самой необходимости наличия определенной среды для работы системы управления документами, а также в тех ограничениях, которые накладывает конкретная среда на структуру ее баз данных.

Для реализации хранилища документов существует два подхода: хранение в файловой системе или в специализированном хранилище СЭД.

Хранение в файловой системе понижает степень безопасности при разграничении доступа, так как файловая система может не поддерживать ту модель безопасности, которая реализована в самой СЭД. Поэтому приходится наделять СЭД своими правами доступа, так что файлы, сохраненные ею, будут недоступны ни одному из пользователей напрямую. А СЭД поддерживает свою систему списка пользователей с правами доступа, организуя доступ к файлам через эти права. Система доступа при этом становится сложной в сопровождении и не вполне безукоризненной с точки зрения информационной безопасности. Для обеспечения дополнительной надежности часто используется шифрование файлов при хранении. Кроме того, практически все СЭД используют случайное именование файлов, что сильно усложняет поиск нужного файла при попытке доступа в обход системы. При этом, большинство СЭД осуществляют хранение файлов в файловой системе.

При работе с файловой системой большинство СЭД требует перемещения файлов в специально организованные каталоги. Но есть и исключения. Например, системы «Евфрат» и Microsoft SharePoint позволяют регистрировать в системе файлы, не требуя их физического перемещения в хранилище. Понятно, что такой подход опасен с точки зрения целостности данных, но зато очень удобен в «переходный период» внедрения СЭД.

Системы, имеющие свое собственное хранилище файлов или использующие хранилище среды, на основе которой построены (например, Lotus Notes/Domino или Microsoft Exchange), могут гарантировать более эффективное управление доступом к документам и более надежное решение проблемы разграничения доступа. Так устроены, например, Documentum и системы на основе Lotus Notes («БОСС-Референт», CompanyMedia). Но при этом возникают вопросы, связанные с целостностью данных, наличием эффективных средств резервного копирования и интеграцией со средствами архивного хранения на медленных носителях.

На уровне бизнес-логики обнаруживаются существенные различия между разными СЭД. Собственно, все описанные компоненты, хотя и могут быть устроены по-разному, отличаться степенью сложности, но при этом функционально аналогичны. Бизнес-логика же различных систем может отличаться кардинально, и это как раз то, что должно интересовать более всего при ознакомлении с системой электронного документооборота.

Фундаментальные компоненты, из которых складывается функциональность любой СЭД:

Управление документами в хранилище. Включает процедуры добавления и изъятия документов, сохранения версий, передачи на хранение в архив, поддержания архива и т.д.

Поиск документов. Состоит из поиска по атрибутам, визуального поиска по различным деревьям, в которые уложены документы, поиска по полному тексту, смыслового поиска и т.д.

Маршрутизация и контроль исполнения. Обеспечивает доставку документов в рамках бизнес-процедур в организации. Собственно, от этой функциональности и пошел термин «электронный документооборот». Маршруты документов могут быть гибкими и жесткими. В случае гибкой маршрутизации следующий получатель документа определяется сотрудником, в ведении которого документ находится в данный момент. В случае жесткой маршрутизации путь прохождения документов определяется заранее на основе некоторой логики. Функция маршрутизации присутствует не во всех СЭД. Системы без средств маршрутизации называют электронными архивами. Контроль исполнения является неотъемлемой частью маршрутизации. Для документа важен контроль того, куда он идет и где сейчас находится. Фактически, маршрут определяется в терминах пути прохождения и временных интервалах на исполнение документа каждым из участников процесса прохождения. Под исполнением документа подразумевается выполнение действия, связанного с документом, каждым из участников в рамках его должностных полномочий.

Отчеты. Служат аналогом конторских журналов учета документов. Используя различные отчеты, можно посмотреть, например, общее время, потраченное сотрудниками на работу над конкретным документом, скорость прохождения документов по подразделениям и т.д. Отчеты – отличный материал для принятия управленческих решений.

Администрирование. Поддержка работы самой системы, настройки ее параметров и т.д.

С точки зрения технологий системы электронного документооборота мало отличаются от любых других распределенных информационных систем. По принципу построения архитектуры они пытаются по возможности следовать современным тенденциям и требованиям рынка. Сейчас наиболее популярна концепция открытой среды, максимально подверженной адаптации под конкретные нужды, но при этом несложной в установке и сопровождении, с «тонким» клиентом и выделенным сервером приложений, по возможности многоплатформным. Все существующие системы в той или иной мере приближаются к этому идеалу. Однако еще достаточно распространены системы, основанные на полнофункциональном клиенте, привязанном к конкретной платформе. Иногда в этих случаях для удаленного доступа предлагается отдельный Web-клиент с ограниченной функциональностью. Например, в системе «ГранДок» компании «Гранит-центр» полная функциональность доступна только при использовании клиентского приложения, но при этом пользователь может осуществлять поиск и просмотр документов, находящихся в архиве, с помощью обычного браузера.

Степень эффективности использования СЭД определяется тем, насколько документы (неструктурированная информация) определяют информационное наполнение деятельности предприятия. Очевидно, например, что для чисто торговой организации основное информационное наполнение – это структурированные данные, заключающиеся в базах данных. Возможно, такой организации и нужно хранить договоры, но вряд ли дело дойдет до внедрения СЭД. Однако если торговая организация дорастет до торгового монстра с сетью магазинов в десятках городов и сложной логистикой, собственным производством полуфабрикатов, то рано или поздно придется подумать о внедрении системы ERP. На следующем этапе количество оптовых покупателей и крупных заказчиков может вырасти до таких масштабов, что придется подумать о внедрении CRM. И только если при этом аппарат управления разрастется до сотни человек, появятся параллельные непрофильные проекты, возникнут задачи диверсификации, встанет задача внедрения СЭД. При этом какие-то системы, возможно, придется интегрировать, чтобы система CRM имела ссылки на письма, договоры и на копии входящих заказов, которые хранятся в СЭД.

В некоторых случаях интеграция этих систем еще более тесная – СЭД может служить интегрирующим транспортом для передачи документов между системами, которые их порождают, и системами, которые их потребляют, в случае, когда прямая связь на уровне структурированных данных между этими системами не нужна. Предположим, предприятие имеет системы CRM и ERP, причем требуется, чтобы в CRM фиксировались ежеквартальные отчеты из ERP о поставках товара конкретному клиенту, дополненные, возможно, комментариями экспертов. Понятно, что такие отчеты удобнее всего хранить в СЭД. Благодаря интеграции ERP и СЭД документ будет автоматически создан и сохранен. Благодаря интеграции СЭД и CRM возможно автоматическое прикрепление документа к карточке конкретного клиента. И все эти операции могут происходить автоматически.

Очевидно, что функциональность систем управления документами в части решения вопросов управления практически полностью удовлетворяет сегодняшние запросы, и здесь особого развития в ближайшие годы не будет. Основное направление развития систем документооборота – повышение эффективности поиска информации, интеграция со средствами публикации информации в сетях, автоматическая сортировка и рубрикация документов.

Развитие систем управления документами получит второе дыхание с появлением средств, позволяющих осуществлять смысловой поиск информации и интеллектуальное автоматическое реферирование текстов на основе смысла.

Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности.

Лекция Системы управления документооборотом

1. Модель документооборота предприятия.

2. Системы электронного документооборота.

3. Автоматизация документооборота.

1. Модель документооборота предприятия

Передача информации на всех уровнях иерархии осуществляется путем отправления и доставки документов на бумажном носителе или на гибких дисках, в этом случае для этого задействуется дополнительный персонал. Количественный аспект информации также различен, и, как показывает анализ, наибольший объем данных стекается в производственно-технологический сектор и к руководству.

Оценка качества информационного обмена может быть выполнена с помощью следующей модели документооборота.

Основными направлениями автоматизации документооборотасчитаются: поддержка фактографической информации, возможность работы с полнотекстовыми документами, поддержка регламента хождения документов, - которые определяют трехмерное пространство свойств (рис. 1), где по некоторой траектории движется любой программный продукт данного класса, проходя различные стадии в своем развитии.

Рис. 1.

Первая ось (F) характеризует уровень организации хранения фактографической информации, которая привязана к специфике конкретного рода деятельности компании или организации. Например: при закупке материальных ценностей происходит оформление товарно-сопроводительных документов (накладных, приемопередаточных актов, приходных складских ордеров и т.д.), регистрируемых в качестве операционных документов, атрибутика которых очень важна для принятия управленческих решений. Информация из операционных документов используется при сложной аналитической и синтетической обработке, и, в частном случае, может быть получена пользователем через систему отчетов.

F * = F общ / F авт .

Вторая ось (D) - полнотекстовые документы, отражает необходимость организации взаимодействия: формирование и передача товаров, услуг или информации как внутри предприятия так и вне его. В этих документах наряду с фактографической информацией содержится слабоструктурированная информация, не подлежащая автоматизированной аналитической обработке, такая, например, как форс-мажорные факторы и порядок предъявления претензий при нарушении условий договора.

D * = D общ / D авт .

Третья ось (R) вносит в пространство документооборота третье измерение – регламент процессов прохождения документов, а именно: описание того какие процедуры, когда и как должны выполняться. Основа для позиционирования относительно данной оси - набор формальных признаков (атрибутов) и перечень выполнения операций.

R * = R общ / R авт .

Точка в пространстве (F, D, R) определяет состояние системы документооборота. Положение этой точки зависит от уровня развития и стадии внедрения системы документооборота на предприятии, а также от его специфики и самих масштабов бизнеса.

Представив модель документооборота именно таким образом, можно, например, зная текущее положение дел с организацией делопроизводства на каждом конкретном предприятии, четко представить, в каких направлениях нужно двигаться дальше, чего недостает в текущий момент и каким образом органично использовать уже существующие системы автоматизации. Например, в одном из московских банков был накоплен большой массив фактографических данных, для обработки которых использовалась современная СУБД, развернутая на мощных, отказоустойчивых серверах - все, казалось бы, должно быть отлично. Однако при работе с внутренними документами наблюдалось дублирование информации: возникали ситуации, когда "никто вроде бы и не виноват", а банк время от времени лишается выгодных клиентов. Причина в том, что точка, отражающая положение системы документооборота для этой организации, имела достаточно большие координаты по оси "F" и, возможно, по оси "D", однако значение координаты по оси "R" было близко к нулю. Конкретным решением в этом случае может быть рассмотрение вопроса о внедрении системы управления регламентом. При этом не надо пока заботится о СУБД (ось "F") или электронных архивах (ось "D") - речь идет только об изменении значения координат по оси "R".

В общем случае, как уже отмечалось, процесс автоматизации делопроизводства на предприятии можно представить в виде кривой в трехмерном пространстве координат F,D,R. Причем, чем круче эта кривая, тем быстрее идет процесс модернизации, а чем больше значения всех трех координат - тем выше уровень автоматизации на корпорации и, как следствие, тем меньше у нее проблем с организацией своей собственной деятельности.

Оси "F" и "D" определяют специфику деятельности организации, регламентируемую положением третьей координаты (R) пространства модели документооборота. При этом модель не зависит от технологии обработки документов, принятой на предприятии – все решает только цель деятельности, будь то государственная организация, торговая компания и промышленная фирма.

В общем случае можно выделить три типа организаций:

торговая компания : приобретение, наценка, продажа, получение прибыли – главный объект деятельности;

бюджетная организация: основная деятельность – формирование документов;

промышленное предприятие : закупка сырья, переработка, создание нового продукта, реализация, получение прибыли. Цель деятельности – операция.

Если задачей организации является формирование документов, например мэрия, суд или министерство, то ее позиция в модели будет занимать достаточно высокое положение относительно осей "F" и "D". Кстати, сегодня наибольшей популярностью пользуются именно приложения, ориентированные на автоматизацию деятельности государственных и правительственных административных структур - основная цель которых и состоит в подготовке документов.

Однако если рассматривать деятельность коммерческой фирмы, задача которой – производство материальных ценностей (принять сырье, преобразовать, создать новый продукт, реализовать его, получить выручку), то здесь уже все три координаты должны иметь сбалансированные значения.

2. Системы электронного документооборота

СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации.

Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.

Документ – основная единица информации, и все существование системы документооборота посвящено хранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности.

Главное назначение СЭД – это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации – от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

Вопрос классификации СЭД достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. Тем более что, начиная с 2001 г. всё большую популярность стала набирать концепция "управление корпоративным содержимым (Enterprise Content Management - ECM)" , а не управление электронным документооборотом. Концепция ЕСМ предлагает много бизнес-преимуществ. ECM-система, интегрирующая все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает общую инфраструктуру для управления его документооборотом, минимизирующую необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-функций. Суть данного подхода (его еще называют инфраструктурным) состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе. Оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Важным свойством ECM-инфраструктуры (включающей соответствующие приложения большинства вендоров отрасли) является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого . В ECM-инфраструктуре интегрируется множество специализированных (или унаследованных) репозитариев данных (даже от конкурирующих вендоров), включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и даже СУБД. Таким образом, ECM-инфраструктура обеспечивает общий слой интеграции (или виртуализации) для каждого репозитария данных (позволяя делать запросы к ним откуда угодно по всему предприятию), тем самым минимизируя необходимость интеграции систем управления электронными документами и систем управления содержимым от множества вендоров. Кроме того, с помощью ЕСМ-инфраструктуры реализуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др. (что упрощает администрирование и сопровождение ЕСМ-системы).

По мнению аналитиков IDC, в настоящее время существуют следующие основные типы СЭД (при этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями):

СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основе концепции ECM. Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) с возможностью их группировки в папки. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark), Hummingbird (система PC DOCS) и др. Вендоры, больше других компаний преуспевшие в управлении содержимым (например, компании Documentum и FileNet), сфокусировали свою деятельность на реализации в СЭД таких функций, как управление шаблонами, управление динамическими презентациями и публикация Web-содержимого. Следует отметить, что при том, что почти все EDMS-системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержимым (например, образами и офисными документами), каждая из них наиболее сильна в своей области. Например, в системах от компаний Open Text и iManage наиболее хорошо проработано управление офисными документами. В свою очередь, системы от компаний Tower Technology, FileNet, IBM и Identitech особенно сильны в управлении изображениями изделий большого объема.

Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др.

Системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику). Кроме того, управление Web-содержимым требует наличия возможности создания презентационных шаблонов, с помощью которых осуществляются презентация динамического содержимого и его персонализация (основанная на предпочтениях пользователей, их профилях и др.). На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette и др.

Системы управления информацией (information management systems) – порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы). Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.

Системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Компоненты СЭД

Все СЭД содержат обязательные типовые компоненты: хранилище карточек (атрибутов) документов; хранилище документов; компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.

Хранилище атрибутов документов

Хранилище атрибутов документов предназначено для хранения «карточки» – набора полей, характеризующих документ. Обычно в СЭД имеется понятие типа документов (например, договор, спецификация, письмо и т.д.) и для каждого типа заводится своя собственная карточка. Карточки разных типов имеют обязательные поля, общие для всех документов, и специальные поля, относящиеся к документам данного типа.

Кроме понятия типа документов, возможно присваивание документам категорий, причем один документ может принадлежать одновременно к нескольким категориям. Категории могут быть выстроены в дерево категорий.

Для организации хранилища карточек возможны три варианта решения: использование собственного хранилища, стандартной СУБД или средств среды, на основе которой построена СУБД.

Хранилище документов

Для реализации хранилища документов, опять же, существует два подхода: хранение в файловой системе или в специализированном хранилище СЭД. С точки зрения прагматичного пользователя между этими подходами, если оценивать их в целом, большой разницы нет. Но некоторые особенности все же имеются.

Хранение в файловой системе понижает степень безопасности при разграничении доступа, так как файловая система может не поддерживать ту модель безопасности, которая реализована в самой СЭД. Поэтому приходится наделять СЭД своими правами доступа, так что файлы, сохраненные ею, будут недоступны ни одному из пользователей напрямую. А СЭД поддерживает свою систему списка пользователей с правами доступа, организуя доступ к файлам через эти права. Система доступа при этом становится сложной в сопровождении и не вполне безукоризненной с точки зрения информационной безопасности. Для обеспечения дополнительной надежности часто используется шифрование файлов при хранении. Кроме того, практически все СЭД используют случайное именование файлов, что сильно усложняет поиск нужного файла при попытке доступа в обход системы. Надо сказать, что большинство СЭД осуществляют хранение файлов в файловой системе.

Бизнес-уровень

На уровне бизнес-логики обнаруживаются существенные различия между разными СЭД. Собственно, все описанные компоненты, хотя и могут быть устроены по-разному, отличаться степенью сложности, но при этом функционально аналогичны. Бизнес-логика же различных систем может отличаться кардинально, и это как раз то, что должно интересовать более всего при ознакомлении с системой электронного документооборота. Можно выделить ряд фундаментальных компонентов, из которых, как из кубиков, складывается функциональность любой СЭД:

управление документами в хранилище. Включает процедуры добавления и изъятия документов, сохранения версий, передачи на хранение в архив, поддержания архива и т.д.;

поиск документов. Состоит из поиска по атрибутам, визуального поиска по различным деревьям, в которые уложены документы, поиска по полному тексту, смыслового поиска и т.д.;

маршрутизация и контроль исполнения. Обеспечивает доставку документов в рамках бизнес-процедур в организации. Маршруты документов могут быть гибкими и жесткими. В случае гибкой маршрутизации следующий получатель документа определяется сотрудником, в ведении которого документ находится в данный момент. В случае жесткой маршрутизации путь прохождения документов определяется заранее на основе некоторой логики. Функция маршрутизации присутствует не во всех СЭД. Обычно, чтобы не путаться, системы без средств маршрутизации называют электронными архивами. Контроль исполнения является неотъемлемой частью маршрутизации. Фактически, маршрут определяется в терминах пути прохождения и временных интервалов на исполнение документа каждым из участников процесса прохождения. Под исполнением документа подразумевается выполнение действия, связанного с документом, каждым из участников в рамках его должностных полномочий;

отчеты. Служат аналогом конторских журналов учета документов. Используя различные отчеты, можно посмотреть, например, общее время, потраченное сотрудниками на работу над конкретным документом, скорость прохождения документов по подразделениям и т.д.;

администрирование. Поддержка работы самой системы, настройки ее параметров и т. д.

Место СЭД в информационной системе предприятия

Основные функции СЭД: обеспечение управляемости и прозрачности деятельности предприятия, а также накопление знаний и управление знаниями. В современном мире эти две задачи становятся все более критическими. Например, в себестоимости автомобиля «Мерседес» лишь 30% – непосредственные издержки производства, а остальное – компенсация стоимости разработки автомобиля, т. е. стоимости деятельности инженеров и управленцев, поэтому в оптимизации их деятельности и лежит основной ресурс снижения себестоимости.

Степень эффективности использования СЭД определяется тем, насколько документы (неструктурированная информация) определяют информационное наполнение деятельности предприятия. Очевидно, например, что для чисто торговой организации основное информационное наполнение - это структурированные данные, заключающиеся в базах данных. Возможно, такой организации и нужно хранить договоры, но вряд ли дело дойдет до внедрения СЭД. Однако если торговая организация дорастет до торгового монстра с сетью магазинов в десятках городов и сложной логистикой, собственным производством полуфабрикатов, то рано или поздно придется подумать о внедрении системы ERP. На следующем этапе количество оптовых покупателей и крупных заказчиков может вырасти до таких масштабов, что придется подумать о внедрении CRM. И только если при этом аппарат управления разрастется до сотни человек, появятся параллельные непрофильные проекты, возникнут задачи диверсификации, встанет задача внедрения СЭД. При этом какие-то системы, возможно, придется интегрировать, чтобы система CRM имела ссылки на письма, договоры и на копии входящих заказов, которые хранятся в СЭД.

В некоторых случаях интеграция этих систем еще более тесная - СЭД может служить интегрирующим транспортом для передачи документов между системами, которые их порождают, и системами, которые их потребляют, в случае, когда прямая связь на уровне структурированных данных между этими системами не нужна. Предположим, предприятие имеет системы CRM и ERP, причем требуется, чтобы в CRM фиксировались ежеквартальные отчеты из ERP о поставках товара конкретному клиенту, дополненные, возможно, комментариями экспертов. Понятно, что такие отчеты удобнее всего хранить в СЭД. Благодаря интеграции ERP и СЭД документ будет автоматически создан и сохранен. Благодаря интеграции СЭД и CRM возможно автоматическое прикрепление документа к карточке конкретного клиента. И все эти операции могут происходить автоматически. (Подчеркнем, что приведенный пример является чисто умозрительным и на самом деле может не иметь практического смысла; интеграция любых информационных систем имеет смысл только тогда, когда четко понятна ее цель.)

Типовые требования к СЭД

Если следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе электронного документооборота, можно описать следующим образом.

Система электронного документооборота должна:

§ обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;

§ обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);

§ допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;

§ поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;

§ осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;

§ обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;

§ поддерживать технологию HSM;

§ протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы;

§ необходимо наличие развитых средств администрирования;

§ поддерживать удаленный доступ к информации.

Продвинутые системы должны поддерживать:

§ кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы;

§ территориально распределенные организации;

§ алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;

§ цифровую подпись.

Требования к архитектуре:

§ наличие выделенного сервера приложений;

§ наличие тонкого клиента;

§ поддержка доступа к документам с использованием браузера.

§ многоплатформность для обеспечения масштабируемости;

Требования к открытости и интеграции с другими системами:

§ интеграция со средствами потокового ввода документов;

§ интеграция с офисными приложениями;

§ интеграция с электронной почтой;

§ наличие развитого программного интерфейса (API);

§ интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;

§ возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;

§ возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;

§ в случае использования внешней базы данных для хранения атрибутов документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД.

3. Автоматизация документооборота

Система документооборота RS Doc на базе Oracle Collaboration Suite

Решаемые задачи:

объединение документов в логические блоки,

обеспечение архивного хранения и поиска документов.

Потребители:

● малый и средний бизнес;

● государственные учреждения;

● службы поддержки;

● ИТ-компании.

Аппаратная платформа х86, Itanium, AMD.

Программная платформа Windows, Solaris, Linux.

Функциональные возможности системы электронного документооборота RS-Doc:

● эффективная работа с большими объемами данных и возможность неограниченного расширения объемов хранимой и обрабатываемой информации;

● высокая степень защиты хранимой и передаваемой информации;

● масштабируемость и переносимость на любую платформу;

● простоту настройки и администрирования программного обеспечения;

● организация произвольных маршрутов прохождения документов.

Система электронного документооборота RS-Doc реализована на базе Oracle Collaboration Suite 10g с применением технологии BPEL (Business Process Execution Language), что позволяет провести масштабную интеграцию с бизнес-приложениями.

Oracle Content Services предоставляют каждому сотруднику организации всестороннее, интегрированное решение для управления жизненным циклом документов. Oracle Content Services основан на надежной инфраструктуре сервера Oracle, усиливая Content Management SDK, проверенный инструментарий с более чем 2000 пользователей. Oracle Collaboration Suite 10g обеспечит очень удобные в использовании функциональные возможности, в знакомых Windows веб-интерфейсах, а также в Portal, приложениях E-Business Suite и других средах.

Ввод документов

Система RS-Doc позволяет организовать потоковый ввод документов при помощи скоростных сканеров и системы распознавания. При этом документ автоматически помещается в СУБД Oracle 10g.

Поиск документов

Проблема сквозного поиска информации чрезвычайно актуальна в условиях использования разнородных форматов и увеличения объемов неструктурированных данных. Необходимая для принятия решений информация может находиться где угодно: в корпоративных базах данных (в структурированном виде), на веб-сайтах, в документах разбросанных по множеству файловых серверов, в почтовых сообщениях. Поиск документов в системе RS-Doc – это единый механизм поиска и извлечения данных из всех информационных ресурсов компании и всех компонентов документооборота. Система поиска, организованная в системе электронного документооборота RS-Doc позволяет организовать поиск не только по ключевым параметрам, но и осуществлять поиск внутри документа. При этом поддерживается более 250 форматов данных.

Хранение документов

Интернет-технологии, и встроенные портальные технологии позволяют просто интегрировать систему документооборота с корпоративным порталом. Трехзвенная архитектура системы позволяет эффективно использовать единое хранилище документов в территориально распределенной организации.

Все загруженные в систему электронного документооборота RS-Doc документы и файлы хранятся в базе данных Oracle 10g. Это позволяет производить ежедневное резервное копирование всего объема документов, а также восстанавливать потерянные данные за определенный временной интервал. Администраторы могут конфигурировать Oracle Collaboration Suite 10g таким образом, чтобы он соответствовал корпоративной политике хранения документов, автоматически сохраняя или избавляясь от документов. Например, ответственное лицо компании может прописать политику ведения контента компании в электронной форме. Документы с определенными признаками могут храниться неопределенно долго, в то время как от документов с другими признаками можно периодически избавляться.

Хранение регистрационных записей предприятия :

● файл-план: контроль операционных ограничений на записи и их иерархическое создание и управление

● веб-сервисы, которые поддерживаются для интеграции с финансовыми приложениями или приложениями Oracle E-Business Suite

● поддерживающие объекты регистрационных записей, включающие простое и версионное управление документами

● возможности поиска регистрационных записей

● интуитивно понятный веб-интерфейс для пользователей, управляющих регистрационными записями

● интеграция с продуктами управления файловыми хранилищами, которые предлагают WORM-возможности для регистрационных записей

Масштабирование

Система электронного документооборота RS-Doc позволяет организовать отказоустойчивое и масштабируемое решение, базирующееся на технологиях Oracle RAC, Oracle GRID.

Интеграция с корпоративным порталом

Система электронного документооборота RS-Doc базируется на технологии корпоративного портала, а так же содержит в себе функционал средств коллективной работы пользователей, таких как:

● электронная почта

● корпоративный и личный календарь

● корпоративный портал

● система постановки задач и контроля за их исполнением

Возможность создания множества сайтов

Oracle Collaboration Suite 10g предусматривает создание многочисленных защищенных сайтов в рамках одного экземпляра продукта. Каждый из этих сайтов будет иметь свой собственный набор "средств" (т.е. бизнес - процессов, категорий и т.д.) и будет по существу изолирован от других сайтов. Например, директор по ИТ может теперь создавать различные системы управления файлами для различных региональных офисов, все на едином наборе аппаратных средств и программного обеспечения, таким образом кардинально уменьшая затраты на инфраструктуру.

Электронно-цифровая подпись

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки. ЭЦП формируется в результате преобразования информации с использованием средств криптографической защиты информации (СКЗИ) и позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Наличие электронно-цифровой подписи в системе RS-Doc позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа после его подписания. Механизм электронно-цифровой подписи позволяет подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись. Список пользователей, которым разрешено подписывать документы данного вида, задается отдельно для каждого вида электронных документов.

Обеспечение защищенного доступа к документам

Расширение безопасности в Oracle Collaboration Suite 10g включают:

● безопасность уровня папок и документов: Oracle Collaboration Suite 10g развивает механизм Shared Folder-level security в Oracle files, добавляя защиту доступа на уровне папки и документа, так менеджер может теперь точно определить пользователей, которым разрешен доступ к определенным папкам и документам и их уровень доступа

● управление доступом на базе Групп и Ролей: управление доступом может быть применено ко всем объектам контента и уровням безопасности, дополнительные атрибуты разрешения доступа также доступны для дальнейших пользовательских настроек, например, руководитель проекта может теперь создать группу пользователей, вовлеченных в специфические работы проекта, и назначает доступ к целевым папкам и документам для этой группы

● поиск и проверка вирусов: Oracle Collaboration Suite 10g может быть объединен с внешними антивирусными сканерами для автоматического и ручного просмотра вирусов - функция проверки вирусов может быть сконфигурирована таким образом, чтобы стартовать автоматически после успешного входа в архив документов (через загрузку, регистрацию, сохранение или передачу протокола); проверка вирусов может вызываться вручную, чтобы просмотреть объекты, уже находящиеся в архиве, так компания может теперь лицензировать и объединять механизм просмотра Symantec с Oracle Content Services так, чтобы документы, которые переданы в Oracle Content Services, были автоматически просмотрены.

Oracle BPEL Process Manager

Oracle Business Process Execution Language Process Manager (BPEL PM) - стандарт построения бизнес-процессов из набора разнородных сервисов, радикально снижающих сложность и стоимость интеграционных проектов. Oracle BPEL Process Manager предлагает простую в использовании, но функционально насыщенную среду визуального проектирования, внедрения и контроля бизнес-процессов. Функциональность уже существующих систем становится своего рода конструктором, набором фрагментов, которые, будучи соединены в правильном порядке, образуют единую среду, состояние которой может быть полностью проконтролировано и визуализировано.

Эффект от внедрения

● усиливается ответственность каждого сотрудника за выполнение и доведение до конца любого выданного ему задания, поскольку он знает, что задание не будет забыто, обязательно будет его приемка и проверка

● руководство может оценивать загрузку и эффективностьработы персонала, так как информация обо всех заданиях фиксируется в системе и в любой момент времени можно видеть, кто постоянно задерживает задания, кто выполняет больше всего заданий и т.д.

● ускоряется документооборот, что отражается на скорости и качестве обслуживания клиентов, а это прямой путь повышения конкурентоспособности предприятия

● обеспечивается взаимозаменяемость сотрудников, поскольку все нерешенные задачи и документы регистрируются в системе

● повышение уровня корпоративной культуры, которая нацеливает каждого сотрудника на достижение общих целей предприятия

● повышение эффективности совместной работы с информацией

● повышение уровня обслуживания клиентов

● снижение стоимости владения программно-аппаратными комплексом

Особенности

Внедрение электронного документооборота будет эффективно для тех предприятий, у которых:

● аппарат управления и документооборот достаточно большой и сложный (для малого предприятия электронный документооборот может даже замедлить процессы, не говоря уже об эффективности вложений)

● руководство предприятия готово к перестройке бизнес-процессов, направленной на их оптимизацию и четкую регламентацию, поскольку без этой работы внедрение электронного документооборота невозможно

● руководство ставит целью внедрения электронного документооборота повышение эффективности управления предприятием, а не облегчение работы отдельных подразделений (например, канцелярии).

Проектирование, разработка и внедрение системы документооборота и управления ресурсами предприятия на платформе Lotus Domino

Решаемые задачи

Системы документооборота и управления ресурсами предприятия, обеспечивающие коллективную работу сотрудников всего предприятия в едином информационном пространстве, решают следующие основные задачи:

● повышение скорости и качества принятия решений

● повышение управляемости организации

● повышение скорости распространения знаний внутри организации

● повышение безопасности хранения и передачи информации

● снижение доли накладных расходов

● обеспечение внешнего документооборота

Системы документооборота и управления ресурсами предприятия:

● поддерживают совместную работу

● повышают эффективность и производительность работы персонала

● обеспечивают постоянную доступность информации сотрудникам компании, принимающим решения

● позволяют сократить расход средств на непроизводственные нужды

● делают простой и эффективной работу территориально распределенных компаний

● дают возможность сотрудникам выполнять функциональные обязанности и иметь доступ только к необходимым для работы документам в соответствии с ролями в системе

● обеспечивают безопасность хранимой информации

● повышают качество работы с партнерами и клиентами

● повышают скорость распространения знаний внутри компании

Потребители

Компании с большим штатом, нуждающиеся в автоматизации документооборота.

Аппаратная платформа

Платформы, поддерживаемые программными продуктами фирмы IBM.

Программная платформа

Lotus Domino 5.xx, 6.xx, 7.xx.

Функциональные возможности

Основные возможности системы документооборота и управления ресурсами предприятия можно сформулировать в виде списка:

● регистрация входящей, исходящей корреспонденции

● полный цикл согласования документов

● формирование и исполнение поручений

● внутренний документооборот организации

● хранение и обновление данных о структуре, работниках и контрагентах организации
● работа с договорами и внешними контактами организации

● управление проектами, ведущимися в организации

● простое и быстрое осуществление различных заказов и заявок

● подготовка различных мероприятий

● обслуживание материальной базы организации

● единое хранилище документов компании

● кадровая подсистема

При внедрении систем документооборота и управления ресурсами предприятия Компания R-Style работает по следующей схеме:

● обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов

● составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций

● адаптация или доработка системы на основе информации, полученной на этапе обследования

● установка и настройка программного обеспечения, опытная эксплуатация

● окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации

● обучение персонала организации

Эффект от внедрения

Оптимизация документооборота компании и сокращение непрофильных издержек.

Особенности

Данное решение представляет собой как разработку системы документооборота и управления ресурсами предприятия "с нуля", так и доработку существующих систем под нужды конкретного заказчика.

Интеграционные проекты на Lotus Notes/Domino

Подход компании КСК к построению корпоративных информационных проектов на базе технологии Lotus Notes /Domino

Функции Lotus Notes/Domino в корпорации

Lotus Notes/Domino выполняет 4 основные функции в корпорации:

Корпоративная электронная почта.

2. Автоматизация задач документоориентированного типа.

3. Транспортная информационная система.

4. Web - решения.

Единая инфраструктура Lotus Notes/Domino в организации

1). Корпоративная электронная почта

Внедрение технологии Lotus Notes/Domino оправдано даже когда она используется в качестве корпоративной системы электронной почты.

Эта система может быть охарактеризована, как надежная, масштабируемая, защищенная и управляемая. Существуют организации, в которых более 100 и даже 200 тысяч сотрудников объединены системой передачи сообщений Lotus Domino. Это означает, что, при расширении вашей организации, инфраструктура Lotus Domino также может быть расширена и Вы не натолкнётесь на технические ограничения. Что касается защищенности, то Domino предлагает самую мощную на сегодняшний день систему защиты для почты в Internet.

Помимо электронной почты, Lotus Domino содержит тесно интегрированные с ней системы группового календаря и планирования.

Многие компании начинают построение инфраструктуры электронной почты с внедрения MS Exchange. Однако по мере увеличения масштабов внедрения и выявления потребностей в автоматизации задач групповой работы часть из таких компаний начинают переход к Lotus Domino. Для этого разработаны специальные процедуры миграции с MS Exchange на Lotus Domino. Компания КСК накопила большой опыт для выполнения миграций в больших корпорациях.

Схема миграции может быть представлена следующим образом

2). Автоматизация задач документоориентированного типа

Сердцем Lotus Notes /Domino является хранилище объектов, известное как NSF (Notes Storage Facility). Основной единицей хранения данных является отдельный документ, а его структура определяется формой, содержащей в себе набор полей различных типов. Например, документ, относящийся к обслуживанию клиентов, может содержать в себе дату, имя клиента, идентификационный номер клиента, имя оператора, текстовое поле для описания запроса клиента, а также поле статуса запроса. Notes использует индексированные представления для отображения списков документов, навигаторы и полнотекстовые индексы для поиска документов, а также агенты для автоматизации бизнес процессов.

Другим основополагающим механизмом Lotus Notes /Domino является механизм репликаций, решающий 2 основные задачи:

Поддержка территориально-распределенной работы (синхронизация данных и приложений);

Поддержка работы мобильных пользователей (синхронизация почты, данных и приложений).

Репликация в Lotus Notes /Domino уникальна по своей функциональности и степени гранулированности: она выполняется на уровне отдельных полей и гибко настраиваема. Она характеризуется следующими свойствами: двунаправленностью; выборочностью; репликацией между серверами и между серверами и клиентами; репликацией данных и дизайна приложения. Кроме того, репликация может осуществляться по различным коммуникационным каналам: от обычных городских телефонных линий до высокоскоростных локальных (глобальных) сетей.
Совместно механизм рекпликации и почта Notes образуют интегрированную систему передачи сообщений Lotus Notes /Domino, которая выступает основой для построения приложений автоматизации потоков работ и документооборота (workflow).
Используя интегрированную систему передачи сообщений, базы данных документов и встроенные средства разработки заказчики и разработчики приложений получают мощную платформу для разработки систем документоориентированного типа.

Компания КСК разработала и предлагает на рынке систему документооборота KCK DocLogic. DocLogic построена по модульному принципу. Более подробное описание DocLogic приведено ниже.

Несмотря на большое количество готовых приложений под Lotus Notes/Domino, большая часть приложений, работающих у заказчиков по всему миру, была разработана под заказ. Это объясняется спецификой бизнеса каждого из заказчиков, а также использованием различгых технологий и решений. Практически любой корпоративный проект на базе Lotus Notes/Domino предполагает использование как готовых решений, так и проведение заказных разработок.

Компания КСК является ведущей российской компанией в области корпоративных проектов на базе Lotus Notes/Domino и разработки заказных приложений. Компания выполнила большое количество проектов для зарубежных и российских заказчиков.

3). Транспортная информационная система

Lotus Notes/Domino обладает возможностями по обмену данными с другими информационными системами. С этой целью Lotus разработал целый спектр технологий интеграции, часть из которых встроена в Lotus Notes/Domino, а часть реализована в виде самостоятельных продуктов. В число продуктов и технологий интеграции входят:

Библиотека LotusScript Data Object - набор классов, методов, свойств и событий LotusScript, обеспечивающих доступ к реляционным и традиционным базам данных с использованием ODBC;

Встроенная технология Domino Enterprise Connector Services (DECS), которая позволяет без программирования создавать приложения, объединяющие в себе данные Domino и СУБД;

Lotus Enterprise Integrator (LEI)- отдельный сервер, позволяющий администраторам централизованно планировать и проводить массовый обмен данными в режиме периодической синхронизации или транзакций между Lotus Domino и СУБД, включая семейство IBM DB2, Oracle, Sybase, Microsoft SQL и другие совместимые с ODBC базы данных;

Коннекторы Domino Connectors, позволяющие обеспечить обмен информацией между Domino-приложениями и системами управления ресурсами предприятия (ERP), мониторами транзакций и службами каталогов.

Перечисленные выше возможности по интеграции совместно с мощным механизмом репликаций (особенно на низкоскоростных сетях) дают полное основание использовать Domino в качестве первоклассного программного обеспечения промежуточного слоя (middleware) или транспортной системы.

4). Web - решения

Lotus Domino – это Web-сервер, поддерживающий стандарты HTTP и HTTPS. Помимо выполнения функций стандартного Web-сервера Lotus Domino умеет "на лету" конвертировать документы Notes в формат HTML и предоставлять их интернет-пользователю. Таким образом, информация для вашего Web-узла будет храниться не в виде файлов HTML в файловой системе, а в виде документов базы данных Domino.

Это означает, что вы можете без дополнительных накладных затрат использовать все мощные средства разработки Lotus Notes/Domino и сделать ваши приложения и данные Domino доступными для пользователей Internet/Intranet. При этом все сервисы Domino, такие как индексирование документов, категоризация, полнотекстовый поиск, репликация, запускаемые по расписанию и по наступлению определенных событий агенты автоматически становятся доступными для создателя вашего Web-сервера.

За счет этого Вы можете сделать процесс информационного наполнения вашего Web-узла практически самодостаточным. Web-мастер не должен будет постоянно вручную заниматься обновлением содержимого узла и перестанет быть "узким местом" этого процесса. Поскольку источником данных для Web-узла является база данных Lotus Notes/Domino, то сами авторы документов имеют возможность опубликовать их на Web-узле. При этом, за счет средств согласования и автоматизации рабочих потоков (workflow) автоматически поддерживается процесс утверждения документов для публикования на Web, уведомления авторов и ответственных о необходимости внесения изменений, обновлений или удаления.